Veľké maličkosti: Kôš

Vitajte späť v sérii blogov Big Little Things, kde upozorňujeme na niektoré menej známe a niekedy prehliadané funkcie a vylepšenia v CRM Vtiger, ktoré majú veľkú silu.

V tejto kapitole sa zameriam na kôš. Teraz viem, že sa to môže zdať na prvý pohľad zvláštne zamerať sa na takúto funkciu, ale existuje niekoľko úloh, ktoré môžete vykonať prostredníctvom koša, o ktorých si momentálne nemusíte byť vedomí.

Čo je kôš?

Zjednodušene povedané, Kôš je archív vymazaných CRM záznamov. Všetky záznamy, ktoré boli odstránené manuálne v rámci CRM alebo automaticky prostredníctvom obojsmernej synchronizácie alebo zlúčenia importu, skončia v koši. Záznamy sú triedené v koši podľa toho, v ktorom module boli vytvorené.

Záznamy, ktoré boli vymazané, sa potom uložia do koša na tridsať dní. Po uplynutí tridsiatich dní sa vymazané záznamy natrvalo odstránia z koša a už ich nebude možné obnoviť.

Kôš má dve hlavné funkcie: trvalé vymazanie a obnovenie vymazaných záznamov. Najlepšie je myslieť na Kôš ako na posledný krok k trvalému vymazaniu informácií z CRM.

Kde je kôš?

Kôš je dostupný v hlavnej ponuke v aplikácii Nástroje.

Odstránenie položiek z koša

Odstránenie položiek z koša je také jednoduché, ako prvé vymazanie samotných záznamov. Záznamy sa samozrejme automaticky odstránia o tridsať dní. Ak však máte bezpečnostné predpisy, ktoré je potrebné dodržiavať alebo potrebujete uvoľniť ďalší úložný priestor v rámci CRM, bude to proces, ktorý treba dodržiavať.

Kliknutím na červené tlačidlo „Vyprázdniť kôš“ môžete vymazať všetky záznamy v koši zo všetkých modulov.

Pre záznamy v konkrétnom module budete chcieť najskôr vybrať modul záznamov, ktoré chcete vymazať.

Odtiaľto môžete vybrať jeden alebo všetky záznamy začiarknutím políčok naľavo od každého záznamu a kliknutím na červenú ikonu koša, ktorá je teraz k dispozícii ako ikona akcie.

Obnovte záznamy z koša

Ak ste urobili chybu pri odstraňovaní záznamu, či už zo záznamov zlúčených pri importe alebo z manuálneho odstraňovania záznamov, potom je možné tento záznam obnoviť z koša.

Ak chcete obnoviť záznamy, musíte najskôr vybrať modul záznamov, ktoré chcete obnoviť, a potom vybrať jeden alebo všetky záznamy kliknutím na políčka naľavo od každého záznamu. Po výbere záznamov kliknite na ikonu obnovenia záznamu, aby ste záznamy vrátili späť do CRM.

Ako poznámku na okraj, ak bol záznam vymazaný z dôvodu zlučovanie duplicitných záznamov, predtým prepojené informácie sa neobnovia, pretože budú teraz spojené so záznamom, ktorý bol zachovaný počas zlučovania dvoch záznamov.

Kôš je často prehliadaná funkcia, ktorá vám a vášmu tímu môže pomôcť ďalej spravovať údaje vo vašom CRM a jednoducho obnoviť záznamy, ktoré boli neúmyselne odstránené.