Moja mama si neustále vytvárala kontrolné zoznamy – pre svoje potraviny, mesačné výdavky, nákupy atď. Jej cestovné kontrolné zoznamy boli legendárne. V závislosti od toho, kam sme cestovali, uviedla všetky položky, ktoré bolo potrebné zabaliť, vrátane magnetickej šachovej súpravy, pasteliek a komiksov pre nás deti. Jej kontrolné zoznamy však boli flexibilné a podliehali zmenám podľa jej rozmarov.
Na druhej strane, kontrolné zoznamy v nemocnici môjho otca boli starostlivo vypracované a pozorne dodržiavané. Ako chirurg zabezpečil vytvorenie kontrolných zoznamov pre rôzne postupy – pred, počas a po operácii.
Jedna americká štúdia zistila, že nemocnice, ktoré používali kontrolný zoznam chirurgickej bezpečnosti Svetovej zdravotníckej organizácie (WHO), znížili pooperačnú úmrtnosť o 22 %. 1
Môžete si vytvoriť kontrolné zoznamy pre svoje osobné aj profesionálne úlohy. Vedeli ste, že kontrolný zoznam je jednou z najstarších a najlacnejších (ak vám to slovo nevadí) a najjednoduchšou technikou riadenia? Hoci Benjamin Franklin je považovaný za otca moderného kontrolného zoznamu, som si istý, že kontrolné zoznamy sa používajú po stáročia.
V tomto blogu budem diskutovať o tom, ako vám kontrolné zoznamy môžu pomôcť zvýšiť vašu produktivitu v práci, ale najprv…
Čo je kontrolný zoznam?
Kontrolný zoznam je pracovná pomôcka, ktorá obsahuje zoznam úloh alebo činností, ktoré musia byť dokončené v určitom čase. Pokročilé kontrolné zoznamy zahŕňajú aj rôzne požiadavky – napríklad nástroje, závislosti a správanie, ktoré vyžadujú, aby ste dokončili svoje úlohy.
Ako pomáhajú kontrolné zoznamy?
Všetci sa v práci obávame „pohybujúcich sa brán“. Niekedy sa beh na sto metrov môže zmeniť na maratón.
Prekáža nám aj to, že ľudská pamäť je obmedzená. Navyše mnohí z nás majú tendenciu otáľať, zanedbávať alebo vynechávať svoje úlohy. Kontrolné zoznamy vám pomôžu pri riadení projektov – bez ohľadu na to, aký malý je projekt. Môže to byť také jednoduché ako písanie blogu alebo také zložité ako implementácia softvérového riešenia.
Kontrolné zoznamy vám pomôžu:
- Mať kontrolu nad svojimi úlohami.
- Identifikácia a stanovenie priorít krokov, ktoré musia byť súčasťou procesu.
- Rozdeľte svoje úlohy na najmenšie časti, priraďte ľudí a dátumy.
- Zabezpečenie dôležitých úloh nie je preskočené.
- Zameranie sa na úlohy, ktoré máme pred sebou.
- Zabezpečenie dokončenia úloh v uznanom poradí.
- Dôsledné vykonávanie úloh, aby ste dosiahli požadované výsledky.
Ako vytvoríte kontrolný zoznam?
Teraz, keď už viete, ako vám kontrolné zoznamy pomáhajú, čo by podľa vás malo byť súčasťou kontrolného zoznamu? Tu je niekoľko bodov, ktoré je potrebné vziať do úvahy pri vytváraní kontrolného zoznamu pre postup:
- Definujte, prečo je potrebné vytvoriť kontrolný zoznam.
- Identifikujte všetky úlohy a čiastkové úlohy, ktoré je potrebné splniť.
- Určite, ako, kedy a kto použije kontrolný zoznam.
- Identifikujte ľudí zodpovedných za každú úlohu.
- Zadajte závislosti pre úlohy.
Výhody používania kontrolného zoznamu
Kontrolné zoznamy poskytujú organizácii aj jednotlivcom viaceré výhody – najmä duševnú pohodu zamestnancov. Pozrime sa ako.
Výhody pre organizáciu
Lepšie rozdelenie času a úsilia
Presné kontrolné zoznamy vám pomôžu identifikovať všetky kroky potrebné pre proces. Budete schopní identifikovať dôležité úlohy a určiť im priority. Budete môcť odvrátiť svoju pozornosť, čas a úsilie pri ich dokončení pred ostatnými.
Zníženie chybovosti
Kontrolný zoznam vám pomôže uviesť všetky úlohy a aktivity pre proces alebo projekt na stanovený dátum alebo trvanie. Keďže sú uvedené všetky úlohy, pravdepodobnosť chýb je znížená a zamestnanci majú veľmi malý priestor na to, aby úlohu zmeškali.
Zvýšenie efektívnosti
Vďaka kontrolným zoznamom budú zamestnanci pohodlnejší pri práci na procese ako celku. Chyby sú znížené. Čas a úsilie potrebné na dokončenie úlohy sú tiež znížené. Tie vedú k zvýšeniu efektivity. Niekedy vám kontrolné zoznamy tiež pomôžu identifikovať nadbytočné alebo opakujúce sa kroky, ktoré vám pomôžu buď odstrániť nadbytočné kroky, alebo zlepšiť proces.
Identifikácia opakujúcich sa úloh
Kontrolné zoznamy vám uľahčia identifikáciu opakujúcich sa úloh alebo úloh, ktoré si vyžadujú čas. Pre tých z vás, ktorí majú digitalizované procesy alebo ak používate softvér, je to prvý krok k automatizácii týchto úloh. Predstavte si čas, ktorý ušetríte automatizáciou.
Zvýšenie produktivity
Prečítajte si ešte raz vyššie uvedené. Nemyslíte si, že všetky vedú k zvýšeniu produktivity? Koniec koncov, stihnete viac za kratší čas.
Výhody pre zamestnanca
V porovnaní s inými manažérskymi technikami alebo nástrojmi môže byť kontrolný zoznam jednoduchým manažérskym nástrojom, no vašim zamestnancom prináša výhody v mnohých smeroch.
Zvyšuje motiváciu
Kontrolné zoznamy pomáhajú dosiahnuť malé ciele. Pri každej dokončenej úlohe majú zamestnanci pocit úspechu. Keď sú v práci spokojní, sú motivovaní investovať do seba a do organizácie.
Zvyšuje kreativitu
Naše mozgy sú napojené na to, aby premýšľali a prehodnocovali úlohy, ktoré si vyžadujú našu pozornosť, vytvárajúc tak stresovú situáciu. Keďže kontrolné zoznamy uvádzajú všetky úlohy, ktoré je potrebné vykonať, zamestnanci sa cítia slobodní a menej vystresovaní. Pomáha im to byť kreatívnymi v práci. Budú prichádzať s novými nápadmi, ktoré môžu skutočne pomôcť zlepšiť používané procesy.
Vytvára vodcovské kvality
Pravidelné plnenie úloh vyvoláva u vašich zamestnancov pocit úspechu. Buduje sebadôveru a pomáha im hľadať náročné úlohy. Kontrolné zoznamy pomáhajú rozvíjať vodcovské kvality u vašich zamestnancov.
Typy kontrolných zoznamov
Teraz vás určite zaujíma, či existujú rôzne typy kontrolných zoznamov! Mnohí sa ich pokúšali kategorizovať, ale všetko závisí od toho typ procesu alebo činnosti chcete vytvoriť kontrolný zoznam. Môže to byť projektový kontrolný zoznam, bezpečnostný kontrolný zoznam, kontrolný zoznam kvality atď. Môžu byť vytvorené pre tímy alebo pre jednotlivcov a môžu byť vytvorené pre akýkoľvek druh profesie.
Môže to byť jednoduchý kontrolný zoznam, v ktorom uvediete desať vecí, ktoré musíte urobiť, a pri ich dokončení ich odškrtávate. Alebo to môže byť kontrolný zoznam pre komplikované procesy so spomenutými dátumami a závislosťami.
Existuje množstvo kontrolných zoznamov, ktoré môžete vytvoriť. Som si istý, že ste si vytvorili kontrolný zoznam alebo dva vlastné. Používam hárok EXCEL na vytváranie jednoduchých kontrolných zoznamov, ktoré mi pomáhajú každý deň určiť priority a dokončiť moje úlohy. Čakajúce úlohy sa presunú na nasledujúci deň. Pomáhajú mi identifikovať kľúčové úlohy, ktoré si vyžadujú moju pozornosť, a posúvajú ostatných na koniec zoznamu.
Niektoré z mojich kontrolných zoznamov tiež obsahujú úlohy rozložené na týždeň, pretože dátum dokončenia nie je okamžitý.
Pokračujte a vytvorte si kontrolný zoznam na začiatku pracovného dňa. Presvedčte sa sami – ako stihnete viac za kratší čas.
--------------------------
Ref: 1 – https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935
