Časť 1 našej série GDPR a CRM (čo je GDPR a ako to ovplyvňuje CRM?) vysvetlil základy GDPR - od toho, prečo bol zákon prijatý, až po to, ako vytvára novú paradigmu pre zákonnú interakciu s údajmi európskych občanov. Vráťte sa k tomuto príspevku a prečítajte si podklad o GDPR a jeho mandátoch. V tejto časti si ukážeme, ako vám zmeny prichádzajúce do Vtigeru pomôžu dodržať zákon, na rozdiel od iných riešení CRM.
Výzvy riadenia súhlasov
Jednou z najnáročnejších častí nového zákona, ktorá sa má dodržiavať, je získanie overeného súhlasu pre každé použitie údajov osoby. Toto je obzvlášť náročné zo štyroch dôvodov:
Spravovanie súhlasov môže byť obrovským ťahom
Budete sa zaoberať nespočetnými kontaktmi, každý v inej fáze svojho vzťahu s vami, a tak budete musieť poskytnúť súhlas na iný účel. Môžete požiadať nový vedúci o súhlas s zdieľaním informácií so svojím partnerom a novým zákazníkom o súhlas s uložením čísla svojej kreditnej karty. Zakaždým, budete musieť požiadať o súhlas, počkať na ich odpoveď, prihlásiť ich odpoveď, a potom prijať opatrenia. Každý z nich si vyžaduje určitý čas, a to v mnohých lídrov a zákazníkov mesačne sa môže stať obrovským ťahom na čas.
Po poskytnutí súhlasu musí byť kontakt ľahko zrušiteľný
GDPR vyžaduje, aby ste pre niekoho uľahčili odvolanie súhlasu, pretože je to pre nich. To zvyšuje čas potrebný na spravovanie súhlasov.
Nemôžete nechať žiadne skĺznutie v prasknutiach
Čakanie príliš dlho na konanie na základe súhlasu môže vylúčiť užitočnosť získania súhlasu. Platí to najmä pri zdieľaní hlavných údajov s partnermi, ktorí musia udrieť, keď je žehlička horúca. Okrem toho je z právneho hľadiska nevyhnutné, aby ste nedovolili, aby kontakt prešiel cez trhliny. Ak kontakt zruší súhlas s vami s použitím ich údajov, ale omylom ho zdieľate s partnerom po tom, čo ste si to nevšimli, porušujete GDPR.
Súhlas musí byť ťažko falšovateľný
Dôvodom na to, aby ste v prvom rade prihlásili súhlas s kontaktom, je chrániť vás, ak tvrdia, že ho nikdy neposkytli. To je podstatne menej pravdepodobné, ak sa dostanete k súhlasu spôsobom, ktorý je ťažké odviesť. Môžete to urobiť tak, že požiadate o formulár ID, alebo o to požiadate z overenej e-mailovej adresy alebo portálu, ku ktorému majú prístup. Oveľa menej užitočný súhlas je ten, ktorý sa získal prostredníctvom verejne prístupného zdroja, napríklad formulára na vašej webovej stránke, pretože ho môže ktokoľvek odoslať s tvrdením, že je niekto iný.
Okrem všetkých ostatných právnych povinností, ktoré musíte splniť, sa zdá, že GDPR potrebuje toľko mikromanažmentu, že nebudete mať čas skutočne robiť nič iné.
Správa súhlasu nemusí byť taká náročná
S týmto základom s potešením oznamujeme nové nástroje Vtiger na dodržiavanie GDPR a ochranu osobných údajov - uvedené na trh 9. mája alebo skôr. Predstavujú spôsob, ako bez námahy dosiahnuť súlad s mnohými ustanoveniami GDPR. Nastaveniu zaberú len pár minút a umožnia vašim zákazníkom pozrieť sa na vaše zásady a žiadosti, ktoré sa ich týkajú, bezpečne poskytnúť súhlas a uplatniť ďalšie práva poskytované GDPR, a to všetko pri uľahčení ich zobrazenia a vykonania ich súhlasu.
Nové nástroje pozostávajú z troch obrovských zmien, ktoré spolu tvoria najväčšiu revíziu súkromia a bezpečnosti v histórii spoločnosti Vtiger. Oni sú:
- Nová stránka s predvoľbami kontaktov
- Nové šifrované dátové pole
- Nové e-mailové kampane v súlade s GDPR
A tu je korunný klenot týchto zmien GDPR:
Predstavujeme Vtiger novú stránku preferencií kontaktov
Stránka súhlasov je miesto, kde vaše kontakty a kontakty idú robiť všetky tieto činnosti:
- Spravovať predplatné e-mailového zoznamu
- Získajte viac informácií o používaní údajov a ďalších pravidlách
- Súhlas na kontrolu údajov, ktoré na nich ukladáte
- Súhlas s kontrolou na sledovanie
- Súhlas s kontrolou pre iné povolenia, o ktoré chcete požiadať
- Požiadajte vás, aby ste prestali používať svoje údaje
- Požiadajte o vymazanie osobných údajov
Stránka je úplne prispôsobiteľná - od toho, kto ju môže vidieť, cez to, čo vidí a koná podľa nej, až po to, ako sú informovaní o nových súhlasoch, ktoré sa od neho požadujú. Vtiger na predvoľby a stav kontaktov na tejto stránke reaguje automaticky vždy, keď je to možné (viac za sekundu), alebo sú k dispozícii v záznamoch kontaktov, ktoré môžete použiť vo filtroch zoznamov, správach a automatizácii pracovných postupov - minimalizácia vašich zamestnancov. je potrebné prevziať nové zodpovednosti.
Ako sa dozviem o mojich potenciálnych účastníkoch a kontaktoch a vstúpi na ich stránku s nastaveniami?
Keď povolíte stránku a vyberiete si, kto k nej môže pristupovať, tí, ktorí na to majú povolenie, automaticky dostanú e-mail, ktorý im umožní vedieť. To ich robí bez námahy žiadať.
Môžete povoliť ľahší budúci prístup na túto stránku pridaním odkazu na stránku s preferenciami do päty e-mailov od používateľov služby Vtiger. Túto pätu je možné prispôsobiť.
Okrem toho odkaz „odhlásiť sa“ v e-mailových kampaniach odoslaných z Vtiger teraz ukazuje na stránku s preferenciami príjemcu. Ak príjemca nemá prístup na stránku s predvoľbami, v hornej časti stránky sa zobrazia iba možnosti predvolieb e-mailu.
Aké súhlasy môžem požiadať o svoje vedenie a kontakty?
Okrem prispôsobiteľné písomné vyhlásenie, existujú 5 typy súhlasov môžete pridať na ich stránku.
Ukladanie a používanie údajov
Ak ukladáte citlivé údaje, ako je národné identifikačné číslo kontaktu alebo číslo kreditnej karty, môžete kontaktom dať kontrolu nad týmto poľiadavkám prostredníctvom žiadosti o povolenie na stránke s ich súhlasmi. Ak kontakt udelí povolenie - super! Ak zrušia povolenie, pole CRM sa automaticky vymaže a uzamkne - aby sa zaistil váš súlad.
Sledovanie angažovanosti
Keď pošlete e-mail alebo dokument na kontakt od spoločnosti Vtiger, ich interakcie sú sledované tak, aby sa vaše predajné, marketingové a podporné tímy mohli dozvedieť viac o záujmoch kontaktov a prispôsobiť im budúcu komunikáciu. Ak chcete, môžete nechať svoje kontakty kontrolovať, či ich sledujete, alebo nie.
Vlastné súhlasy
Ak robíte veci, ako je zdieľanie kontaktných údajov s treťou stranou, alebo ich používate v automatizovanom rozhodovaní, môžete pridať pole súhlasu na získanie povolenia na toto použitie. Ak kontakt udelí alebo zruší súhlas, ich rozhodnutie sa zobrazí v zázname o kontakte a môže sa použiť na vytvorenie filtrovaných zoznamov, zostavených prehľadov alebo dokonca v automatizácii pracovných postupov.
Zastaviť spracovanie
GDPR vyžaduje, aby ste kontaktom umožnili úplne sa odhlásiť zo spracovania. Môžete im odovzdať kľúče od záznamu kontaktu pridaním tlačidla „Zastaviť spracovanie“ na stránku s ich preferenciami. Ak na ňu kliknú, Vtiger automaticky uzamkne ich záznam CRM, aby používatelia nemohli upravovať hodnoty polí, a odhlási ich z e-mailových kampaní - nie je potrebný žiadny manuálny zásah.
Erasure
Kontakty môžete požiadať, aby ste odstránili svoje osobné identifikačné údaje, a to pridaním tlačidla „Vymazať moje údaje“ na stránku ich preferencií. Ak na ňu kliknú, povolí to v ich zázname začiarkavacie políčko s označením „požaduje sa vymazanie“. Ak chcete na to reagovať, môžete tieto kontakty filtrovať a odstrániť celé ich záznamy - pre niektorých je to však príliš široký prístup. Ak chcete, aby bolo zaistenie neidentifikácie záznamov chirurgickejšie, môžete použiť novú možnosť „Vymazať osobné údaje“ v ponuke „viac“ záznamu na vymazanie polí Vtiger, ktoré ste označili ako osobne identifikujúce.
Ako môžem použiť ich súhlas?
Ak nie je ľahké konať na základe súhlasu, stáva sa nákladnejším na riadenie, než je užitočné. To je miesto, kde Vtiger naozaj svieti.
Okrem vyššie uvedených údajov o ukladaní a používaní údajov, sledovaní angažovanosti a zastavení spracovania vymazania všetkých údajov sa všetky odpovede na súhlas ukladajú do nového bloku „Súhlasy“ v ich zázname CRM, aby používatelia videli, kedy komunikujú s kontaktmi a kontaktmi. ,
Tieto súhlasy môžete použiť na zostavenie zoznamov alebo správ. Okrem toho sa dajú použiť ako podmienky v automatizovaných pracovných tokoch - takže napríklad v okamihu, keď kontakt udelí súhlas s kontaktovaním partnera, Vtiger môže automaticky a okamžite poslať e-mailom ich informácie partnerovi bez vášho zásahu.
Ak môj kontakt odovzdá e-mail s ich preferenciami odkaz na niekoho iného, môže táto iná osoba zmeniť svoje preferencie?
Zmeny na stránke preferencií kontaktu si vyžadujú potvrdenie e-mailom - a to ich robí overiteľnými. Po vykonaní zmeny preferencií dostane kontakt následný e-mail so žiadosťou o kliknutie na odkaz na potvrdenie týchto zmien. Aj zmeny v predvoľbách e-mailu si teraz vyžadujú potvrdenie, takže vaše kontakty môžu bezpečne posielať e-maily ďalej bez obáv, že niekto môže zmeniť ich predvoľby.
Ako nastavím stránku súhlasu?
Nové nastavenia stránky predvolieb a kontaktov sú nakonfigurované na stránke Consents v oblasti CRM Settings. Odtiaľ môžete konfigurovať:
- Kto dostane upozornenia na prístup a zmeny na stránke s preferenciami (napr .: Upozorniť iba kontakty s regiónom = „EÚ“)
- Päta e-mailu odkazujúca na stránku preferencií kontaktu v e-mailoch používateľov
- Aké súhlasy sa zobrazujú na stránke s predvoľbami kontaktu na základe informácií v ich profile (napríklad: Požiadajte o kontakt # CC s kontaktom s fázou predaja = „pripravený na nákup“).
- Každý predvolený výber súhlasu
Stránka so súhlasmi je dlhou cestou, ktorá vám pomôže dosiahnuť súlad s GDPR so skúsenosťami, ktoré sú skvelé pre vašich zákazníkov, a to je pre vás jednoduché.
Šifrované dátové polia
Ak ukladáte citlivé údaje ako číslo kreditnej karty alebo národné identifikačné číslo, máte teraz možnosť označiť pole ako citlivé vo Vtigeri.
Tým sa dosiahnu tri ciele:
- Šifruje pole v databázach Vtiger. Po dokončení, nikto bez vášho súhlasu nemôže vidieť údaje. Nie hackeri (sme si vedomí žiadnych porušení!), Nie nás, a nie vašich ostatných užívateľov.
- Zablokuje hodnotu poľa zobrazenú vašim používateľom. Môžete napríklad skryť všetky čísla okrem čísla 4 čísla kreditnej karty. Znamená to napríklad, že vaši agenti podpory stále používajú nástroj na overenie identity kontaktu, ale že nevidia plnú hodnotu, čím sa znižuje riziko jeho zneužitia.
- Umožňuje autorizovať niektorých používateľov, aby videli celú hodnotu poľa. Napríklad - členovia autorizovaného fakturačného tímu môžu jediným kliknutím odhaliť celé číslo kreditnej karty. Táto akcia sa zaznamená a dá sa v nej vyhľadať prostredníctvom nového protokolu šifrovaného prístupu do poľa v oblasti nastavení.
Šifrované polia majú niekoľko obmedzení, ktoré by ste mali zvážiť pred ich povolením:
- Zobrazenia zoznamu, prehľady a exportované údaje môžu zobrazovať iba šifrované hodnoty
- Globálne vyhľadávanie vyhľadáva iba exponované znaky
- Po povolení pre pole nie je možné šifrovanie zakázať
To je všetko pre šifrované polia.
E-mailové kampane zodpovedajúce norme GDPR
V neposlednom rade sú v neposlednom rade nové e-mailové kampane v súlade s VCR od spoločnosti Vtiger.
GDPR teraz vyžaduje, aby ste teraz dostali jasné a jednoznačné povolenie na zasielanie marketingových e-mailov - to v podstate znamená získanie dvojitého prihlásenia (opísané v časti 1 tohto blogu).
S Vtiger, dvojité opting v vedie a kontakty je jednoduché. Ak odoslali webový formulár so začiarknutým políčkom „odoslať mi marketingový e-mail“, dostanú dvojitý e-mail s upozornením, v ktorom ich požiadajú, aby potvrdili svoju túžbu dostať svoj marketingový e-mail kliknutím na odkaz. Ak sa nedostali cez webový formulár, môžete tento e-mail odoslať manuálne zo svojho záznamu CRM, alebo na celý zoznam z modulu Marketingové zoznamy (pokiaľ sa nevyhlásili).
Ak viete, že niekto nie je v Európskej únii, alebo ste dostali inú prijateľnú formu povolenia na ich posielanie e-mailom, môžete obísť potrebu dvojitého opt-inu tým, že si zvolíte kontakt v sebe. Ak chcete pochopiť, ako to urobiť, poďme sa dostať do toho, ako zvyšok nového e-mailu opt-ins prácu.
Nové stavy prihlásenia do e-mailu
Namiesto nášho starého políčka „Odhlásiť sa“ má každý z kontaktov a kontaktov pole „Email Opt-In Status“, ktoré nahrádza staré políčko „Opt Out“. V ňom sú hodnoty 6.
- nikto
- Jediný opt-in (používateľ)
- Single opt-in (webform)
- Dvojité prihlásenie
- Odhlásiť (používateľ)
- Odhlásiť sa (kontakt)
Tieto hodnoty je možné nastaviť jedným z niekoľkých spôsobov. Ak kontakt klikne na odkaz v e-maile s dvojitým prihlásením, ktorý dostal, Vtiger nastaví hodnotu „Double Opt-In“. Ak kontakt odošle váš webový formulár so začiarknutým políčkom „Chcem dostávať e-mailový marketing“, Vtiger nastaví hodnotu „Single opt-in (webform)“. Jednotné prihlásenie (používateľ) nastavujú iba vaši používatelia - a je možné ho vykonať pri vytváraní kontaktu jednotlivo alebo počas nahrávania. V opačnom prípade všetky nové kontakty začínajú stavom „Žiadne“.
Tieto stavy sú dôležité, pretože spoločnosti Vtiger môžete povedať, aké opt-iny považujete za prijateľné na zasielanie kontaktného e-mailu zo systému e-mailových kampaní. Vaše možnosti sú:
- Iba dvojité prihlásenie
- Dvojitý opt-in a single opt-in (používateľ)
- Double opt-in, single opt-in (user) a single opt-in (webform)
Ktoré nastavenie by ste mali zvoliť, závisí od mnohých faktorov. Double opt-in odporúčame vždy len ako najbezpečnejšiu voľbu legálne, pretože je vždy ťažké rozpoznať, či je kontakt občanom EÚ.
Ako sa odhlásia kontakty z mojich kampaní?
Vaše kontakty sa môžu odhlásiť z vašich e-mailových kampaní dvoma spôsobmi. Ak vás oslovia a požiadajú vás, aby ste ich odhlásili z kampaní, môžete zmeniť ich stav prihlásenia na možnosť „Odhlásiť sa (používateľ)“. Tento stav môžete zvrátiť v prípade, že požiadate, aby ste sa vrátili späť. Ak kontakt navštevuje svoju stránku s preferenciami a odhlási sa, potom je ich neúčasti nezvratné, s výnimkou prípadu, že znovu predložia webový formulár, aby sa mohli vrátiť späť.
Čo ovplyvňujú opt-outy?
Aby sa zabezpečilo rešpektovanie preferencií kontaktov, aby sa neprijímali komerčné e-maily, funkcie opt-out zastavia doručovanie všetkých nových e-mailov kontaktu. To zahŕňa e-mailové kampane, autoresponders, e-maily pracovného toku a ad-hoc e-maily.
Ak chcete zabrániť opt-outu, aby ste zastavili existujúce vzťahy alebo konverzácie iniciované vašimi kontaktmi, na obe tieto otázky môžete vždy odpovedať aj prostredníctvom zrušenia kontaktov.
Aby som to zhrnul
Dodržiavanie zákona o DPH je zložitá téma, ktorá vyžaduje, aby ste európskym občanom, ktorých údaje používate, poskytovali určité nové práva. Tieto práva je ťažké poskytnúť spôsobom, ktorý nenarušuje vaše podnikanie.
Nové nástroje GDPR pre správu Vtiger a nástroje na ochranu súkromia vám uľahčujú dodržiavanie nariadenia GDPR tým, že dávate svojim kontaktným miestam miesto, kde môžete spravovať svoj súhlas, alebo vykonávať svoje práva GDPR, a to v čo najkratšom čase, než je potrebné, aby ste stránku nastavili.
Ak máme váš záujem, zostaňte naladení na náš ďalší blogový príspevok o tom, ako konfigurovať naše nové nástroje GDPR a nástroje na ochranu osobných údajov a e-mailové kampane, aby sme vám pomohli rýchlo získať súhlas a dodržiavanie pravidiel.
