Keď si zamestnanci navzájom vymieňajú dokumenty, ak sa to nestane cez systém správy dokumentov, je to viac ako pravdepodobné, že sa to deje prostredníctvom e-mailu alebo vo forme vytlačených kópií. To by sa mohlo stať, keď obchodný partner požiada o marketingový kolaterál, aby pomohol uzavrieť obchod, alebo aby spolupracovník zákazníckeho servisu požiadal o aktualizáciu manuálu o produkte, aby sa mohol podeliť so zákazníkom. Nanešťastie to môže a často vedie k tomu, že žiadateľ čaká hodiny na doručenie dokumentu, a dokonca aj po jeho prijatí sa dokument stratí v pretekajúcich priečinkoch s doručenou poštou alebo v zásobníkoch na papier (zábavný fakt: neuveriteľne 7.5% papierových súborov úplne zmizne) chýba).
Vtiger rieši najvýznamnejšie výzvy spojené so správou a zdieľaním dokumentov v organizácii. Každý účet Vtiger dostane medzi 5GB a 25GB priestoru pre priame nahrávanie. To možno rozšíriť synchronizáciou priamo s najobľúbenejšími úložnými riešeniami Box, Dropbox a dokonca aj s Diskom Google. Akonáhle sa dokumenty nachádzajú vo Vtigeri, zobrazia sa v nich užitočné metaúdaje, ako napríklad dátumy odovzdania, a môžu byť usporiadané do príslušných priečinkov, môžu byť prehľadávané interne, prepojené s kontaktmi alebo záznamami o transakciách alebo zdieľané externe s tretími stranami iba niekoľkými kliknutiami.
Tri hlavné výhody správa dokumentov v rámci Vtiger:
1. Menej času vyhľadávaním dokumentov
Tímy, ktoré používajú Vtiger pre správu dokumentov trávia menej času organizovaním výmeny dokumentov. Predajné tímy už nemusia posielať žiadosti o marketing na aktualizovaný marketingový kolaterál. Marketingové tímy sa už nemusia zaoberať individuálnymi požiadavkami na dokumenty od obchodných partnerov. Tímy služieb zákazníkom ľahko vyhľadávajú a zdieľajú dokumentáciu k produktu a ďalšie informácie, ktoré zákazníci požadujú. A každý, kto pracuje so zákazníkom, môže vidieť kontakt a riešiť príslušné dokumenty, ako sú špecifikácie produktu, front-a-center v zázname kontaktu.
2. Buďte si istí, že máte najnovšiu verziu
Vtiger vám ukáže meta dáta ako posledný upravený čas dokumentu a umožňuje uložiť čísla verzií s dokumentmi. Tak vždy viete, že pracujete so správnymi informáciami. Ak odovzdávate nové dokumenty, staršie verzie sa automaticky uložia ako referencia.
3. Ušetrite čas a peniaze vynaložené na vytvorenie samostatného systému správy dokumentov
Zriadenie samostatného systému správy dokumentov zahŕňa iné poplatky za zriadenie, mesačné poplatky a iné náklady na údržbu, ktoré môžu stáť stovky až tisíce dolárov v závislosti od počtu používateľov. Vtiger umožňuje spravovať až 25GB dokumentov zadarmo a pre viac voľného miesta, integruje sa s najpoužívanejšími poskytovateľmi zdieľania súborov, ako je Box, Disk Google a Disk Google. To tiež uľahčuje zdieľanie súborov s ľuďmi mimo organizácie.
Prečítajte si naše dokumentácie Ak máte akékoľvek otázky, dozviete sa viac alebo môžete v komentári upustiť.
