V nadväznosti na nariadenie GDPR podnikajú podniky opatrenia na zaistenie presnosti a aktuálnosti svojich údajov CRM. Mnoho podnikateľov však bez toho, aby si to uvedomovali, zlyháva v úsilí o dosiahnutie súladu s predpismi z dôvodu jedného spoločného problému - duplicitných záznamov.
Ako duplicitné záznamy o kontaktoch ohrozujú vaše úsilie o dosiahnutie súladu s GDPR?
Povedzme, že ste uložili kontaktné údaje jedného zo svojich zákazníkov, Matthew McLeon dvakrát. Jeden záznam má Matthew McLeon ako meno, e-mail ID a dátum narodenia. A druhý záznam má Matt McLeon ako meno, e-mailové číslo, dátum narodenia a telefónne číslo.
Matthew chce vedieť, aké osobné informácie držíte. Nahliadnete do CRM, nájdete prvý kontakt s menom Matthew McLeon a poviete mu, že máte jeho e-mailovú adresu, dátum narodenia a adresu bydliska. Neuvedomujete si, že jeho telefónne číslo obsahuje ďalší záznam. Po niekoľkých mesiacoch voláte Matthewovi, aby ste mu povedali o ponuke. Matthew je však naštvaný, pretože nebol informovaný, že máte jeho číslo - čo je zjavne v rozpore s GDPR.
Toto je len jeden príklad toho, ako môžu duplikáty zničiť vaše úsilie o dodržiavanie pravidiel GDPR.
Ako sa vysporiadať s duplikátmi?
Ak používate Vtiger, potom auditovanie CRM údajov pre duplikáty je jednoduchá úloha. Vtiger je duplicitný nástroj pre správu umožňuje zabrániť, detekovať, zlúčiť a odstrániť duplicitné záznamy.
S Vtigerom môžete:
Automaticky nájsť skryté duplikáty: Ak by ste v predchádzajúcom príklade otvorili Matthewov záznam vo Vtiger CRM, boli by ste boli okamžite upozornený na duplicitný záznam, A akonáhle sa dozviete, Vtiger vám umožní zlúčiť alebo odstrániť duplicitný záznam, aby ste sa uistili, že máte jeden zákazník.
Zabrániť vytváraniu duplicitných záznamov: Vtiger vám dáva "set-it-a-zabudnúť-to" spôsob, ako zabrániť duplicitným záznamom. Môžete povedať Vtigerovi, ktoré polia - priezvisko, ID e-mailu, telefónne číslo - v zázname kontaktu sa považujú za jedinečné a Vtiger vás automaticky upozorní, keď sa pokúsite uložiť ďalší záznam s rovnakou hodnotou.
Spracovať duplikáty počas importu: Pre zachovanie integrity dát CRM, Vtiger automaticky kontroluje duplikáty pred importovaním údajov z iných zdrojov. Ak sa zistia duplikáty, budete okamžite upozornení, aby ste podnikli príslušné kroky.
Odstráňte existujúce duplikáty: Kedykoľvek môžete skontrolovať existujúci duplikát dvoch kliknutí. Keď je Vtiger uvedený do prevádzky, rýchlo vyhľadáva záznamy, ktoré zdieľajú rovnaké hodnoty poľa a zobrazuje výsledok. Môžete odstrániť duplicitné záznamy alebo ich zlúčiť.
Použite tieto štyri metódy deduplikácie, aby ste zabezpečili, že vaše údaje CRM sa nikdy nedostanú do cesty dodržiavania pravidiel GDPR.
Chápeme, že je to najvyššia priorita! Aby sme vám pomohli vo vašom úsilí, vybudovali sme Ochrana osobných údajov - nástroj, ktorý vám umožní bez námahy vyhovieť nariadeniu GDPR automatizáciou procesu získavania, ukladania a využívania súhlasov vašich zákazníkov a šifrovaním ich citlivých údajov v pokoji. Umožňuje vám tiež definovať zásady spracovania údajov a poskytuje vám ľahký audit prístupu používateľov.
Máte nejaké otázky týkajúce sa spracovania duplicitných záznamov alebo udržiavania vašich CRM údajov GDPR pripravených? Zanechajte nám komentár v poli nižšie alebo nám pošlite e-mail na adresu [chránené e-mailom].
