Čo je produktivita?
Produktivita určuje štandard výsledkov. Produktivita sa vo všeobecnosti vzťahuje na schopnosť jednotlivca, tímu alebo organizácie efektívne pracovať v danom čase s cieľom maximalizovať výstup.
Práca je cyklus stanovovania a plnenia cieľov alebo termínov – jednotlivci a spoločnosti vyžadujú systémy a nástroje produktivity, aby zostali na vrchole svojej hry a dosahovali výsledky.
výskumníci študovali znalostných pracovníkov v roku 2013 a znova počas pandémie v roku 2020 a zistili významné zmeny v tom, ako pracujú.
Tu sú kľúčové zistenia:
- Lockdown nám pomáha sústrediť sa na prácu, na ktorej skutočne záleží. Trávime o 12 % menej času na veľké stretnutia a o 9 % viac času interakciou so zákazníkmi a externými partnermi.
- Uzamknutie nám pomáha prevziať zodpovednosť za naše vlastné plány. Robíme o 50 % viac činností prostredníctvom osobného výberu – pretože ich považujeme za dôležité – a o polovicu menej, pretože nás o to požiadal niekto iný.
- Počas blokovania považujeme našu prácu za hodnotnejšiu. Veci, ktoré robíme, hodnotíme ako hodnotné pre nášho zamestnávateľa a pre nás samých. Počet úloh hodnotených ako únavné klesol z 27 % na 12 % a počet, ktorý sme mohli ľahko preniesť na iných, klesá zo 41 % na 27 %.
Produktivita je funkciou mnohých faktorov – organizácie, pracovného prostredia, motivácie, riadenia času a zdravia.
Tu sú nástroje, ktoré vám môžu pomôcť zvýšiť produktivitu v práci:
Organizačné nástroje
Organizácia je dôležitá pre produktivitu. Tradične pomáhajú organizovať aktivity zoznamy úloh, tabuľky, diáre, plánovače a lepiace poznámky. Digitálne organizačné nástroje dokážu oveľa viac.
Digitálne denníky ako Penzu, plánovače obsahu ako Hootsuite a digitálne tabuľky ako Airtable uľahčujú pridávanie, správu, spoluprácu, organizovanie a prístup k údajom a znalostiam. Papier Evernote, Microsoft OneNote a Dropbox pomáhajú robiť poznámky, zatiaľ čo Sanebox a Unroll.me pomáhajú organizovať a odpratávať e-maily.
Nástroje projektového riadenia
Projektový manažment je potrebný na realizáciu cieľov projektu s rozsahom, časom a rozpočtom. Nástroje ako Process Bliss a ClickUp pomáhajú spravovať procesy a pracovný tok.
Project Libre, Rational Plan a GanttPRO vykonávajú ďalšie činnosti, ako je plánovanie zdrojov, správa rozpočtu a monitorovanie pokroku. Iné nástroje projektového manažmentu ako ProofHub, Infinity a Wrike tiež zvyšujú produktivitu práce.
Komunikačné nástroje
Kontrola e-mailov ovplyvňuje produktivitu a zvyšuje úroveň stresu. Štúdia ukazuje, že návrat do práce po kontrole e-mailov trvá v priemere 60 sekúnd. Rovnako dôležité je však udržiavať pracovnú komunikáciu, najmä ak pracujete s tímom alebo kolektívnou úlohou.
Komunikačné nástroje ako Shift, Fleep a Litmus pomáhajú spravovať viacero účtov, e-mailov, webových aplikácií a nástrojov. E-mail Finder a Right Inbox tiež uľahčujú a zrýchľujú e-mailovú komunikáciu. Zoom, Skype a Gotomeeting sú vynikajúce nástroje pre tímové stretnutia a videokonferencie.
Nástroje elektronického vzdelávania
Produktivita sa zvyšuje, keď výrazne zlepšíte svoje zručnosti. Nová náhradná zručnosť alebo znalosť podporuje váš osobný a pracovný rozvoj. CodeNest vám umožňuje ľahko sa naučiť aj tie najzložitejšie technické kurzy a zlepšiť svoju produktivitu.
Nástroje na sledovanie času
Riadenie času prináša vysokú produktivitu, pretože ciele alebo ciele sa dosahujú v pridelenom časovom rámci. Dokonca aj s plánom alebo zoznamom úloh je možné stratiť prehľad o čase a stráviť nad úlohou viac hodín, ako bolo zamýšľané.
Nástroje na sledovanie času sledujú množstvo času stráveného na projekte a zaisťujú, že ste neustále v rámci svojich úloh. Tieto nástroje produktivity sa odporúčajú pre vzdialené tímy. Príklady zahŕňajú Toogl, Harvest, Everhour, Hubstaff a Time doctor.
Nástroje na spoluprácu
Tímová práca zvyšuje produktivitu, pretože rôzni jednotlivci spájajú zdroje, aby dosiahli svoj cieľ. Najpoužívanejšie nástroje spolupráce sú Slack, Google Docs, Bit.ai a Trello. Umožňujú viacerým jednotlivcom pracovať na projekte.
Nástroje spolupráce sú nevyhnutné pre komunikáciu, prispievanie a monitorovanie v tímových projektoch. Pomáhajú odbúrať vašu pracovnú záťaž tým, že podporujú delegovanie, pretože viacero jednotlivcov môže v pracovnom priestore zvládnuť rôzne úlohy.
Nástroje na správu úložiska
Cloudové úložisko môže byť lacný a časovo efektívny spôsob ukladania a zálohovania systému. Jeho ďalšie možnosti však zahŕňajú hosting webových stránok, e-mailový hosting, mobilné pracovné priestory a priame zdieľanie súborov.
Nástroje cloudového úložiska na zvýšenie osobnej a pracovnej produktivity zahŕňajú: iCloud, Disk Google a Microsoft OneDrive. Poskytujú jednoduchý prístup k súborom a ich ochranu. Nástroje na správu znalostí ako Tettra uľahčujú vyhľadávanie a aktualizáciu informácií.
Nástroje plánovania
Dodržiavanie plánu vám pomôže pokúsiť sa urobiť viac za kratší čas. Plánovanie vám dáva možnosť určiť priority úloh, cieľov a dokončiť projekty v rámci dostupného času. Zvyšujú produktivitu prostredníctvom plánovania dopredu a pripomienok.
Pomocou týchto nástrojov môžete plánovať stretnutia, rezervácie, stretnutia, správy a úlohy. Môže sa tiež synchronizovať s digitálnymi kalendármi a používať algoritmy AI na naučenie sa vášho rozvrhu a prevziať organizáciu, rezerváciu a aktualizáciu udalostí. Tieto nástroje zahŕňajú Calendly, Calendar, ScheduleOnce, Appointfix, Arranger a Doodle.
Nástroje manažmentu zdravia
Zdravie je bohatstvo, pretože produktivita jednotlivca v podstate závisí od jeho fyzického a duševného zdravia. Niektoré nástroje pomáhajú sledovať a udržiavať celkovú pohodu vášho tela. MyFitnessPal, Yoga studio, Talkspace, TMetric,Streak, Loseit, Doropomo pomáhajú zvyšovať produktivitu práce tým, že vám pomáhajú sledovať a udržiavať váš psychický stav, zdravé návyky a váhu.
Záver
Vaša produktivita priamo ovplyvňuje štandard a množstvo vašich výsledkov. Vysoká produktivita vás stavia na vrchol vo vašom živote, pretože vás postupne vytrháva z kolobehu stíhania termínov. Poskytuje pocit naplnenia po každej vykonanej práci a chráni vás pred vyhorením. Vyberte si minimálne jednu aplikáciu z každej kategórie s názvom a sledujte, ako vaša úroveň produktivity prudko stúpa.
