Pactia + Vtiger CRM

„Zmluvná časť nášho predajného procesu bývala veľmi zdĺhavá, zvyčajne trvala 2–3 mesiace. Teraz sme pomocou Vtiger Print Templates a automatizácie tento proces skrátili na 30 dní alebo menej. “ - Sergio Zapata, manažér služieb zákazníkom spoločnosti Pactia

O spoločnosti

Pactia je kolumbijský realitný súkromný kapitálový fond s majetkom v správe 1 miliardy dolárov. Pôsobia v Kolumbii, USA a Paname a snažia sa dosiahnuť atraktívne výnosy pre svojich investorov v cykloch a dlhodobom horizonte.

Pactia sa primárne zameriava na B2B predaj svojich obchodných, pracovných a ubytovacích priestorov a B2C predaj svojich skladovacích priestorov, ako aj na:

• Budovanie dlhých a pevných vzťahov s partnermi s cieľom vytvárať príležitosti
• Komplexný finančný a prevádzkový prístup zdola nahor založený na aktívach
• Prísny schvaľovací proces
• Stratégia zameraná na správu aktív
• Priebežné hodnotenie výkonnosti aktív a stratégií ukončenia v priebehu životného cyklu investícií.

Nedávno sme mali to potešenie hovoriť so Sergiom Zapatom, manažérom zákazníckych služieb spoločnosti Pactia. Sergio začínal so spoločnosťou Pactia asi pred štyrmi rokmi a bol projektovým manažérom zodpovedným za PMO. V rokoch 2016 - 2017 Pactia zahájila nový projekt zameraný na implementáciu CRM riešenia, ktoré posunie ich stratégiu tak, aby bola viac zameraná na zákazníka, a nie primárne sa zameriavať na produkt, ktorý predávali. Tento proces viedol spoločnosť Pactia k vytvoreniu úlohy manažéra služieb zákazníkom, ktorú Sergio teraz plní pod vedením Cataliny Londoño, ktorá je tiež zodpovedná za stratégiu CRM pre celú spoločnosť naprieč všetkými divíziami.

Vyzvať

Pred začatím projektu CRM boli údaje spoločnosti Pactia rozptýlené. Na ukladanie svojich údajov primárne používali tabuľky programu Excel, WhatsApp na spoluprácu a staromódne pero a papier na dokumentovanie akýchkoľvek interakcií, ktoré mali so svojimi zákazníkmi. To predstavovalo množstvo výziev, najmä skutočnosť, že pred implementáciou Vtigera mala spoločnosť Pactia samostatné predajné tímy pracujúce na svojich piatich rôznych produktových radoch, z ktorých každý pracoval úplne nezávisle na sebe. To zabránilo ich tímom získať prehľad o predchádzajúcej histórii alebo interakciách, ktoré mali ich vyhliadky s rôznymi tímami v celej Pactii.

To nakoniec viedlo ku kolíziám medzi ich predajnými tímami, kde sa rôzne divízie priblížili k svojim vyhliadkam súčasne bez toho, aby mali prehľad o tom, čo robia ostatné tímy. Tiež ich to nechalo odpojených od cenných informácií o ich zákazníkoch, ktoré by im pomohli vidieť históriu akýchkoľvek predchádzajúcich predajov, kontaktných bodov a príležitostí, ktoré boli využité. Sergio ďalej povedal, že skôr ako začali používať Vtiger, bolo to, akoby všetky jeho tímy boli na svojich odľahlých ostrovoch. Všetky informácie získané o ich zákazníkoch boli pre Sergio a tiež pre tímy predaja, marketingu a podpory zodpovedné za dosiahnutie úspechu spoločnosti Pactia v podstate neviditeľné.

Sergio vysvetlil, že Pactia musí urobiť zmenu a začalo sa hľadať riešenie CRM. Jedným z ich hlavných cieľov bolo konsolidovať svoje predajné tímy zamerané na predaj jednotlivých produktových radov a umožniť im krížový predaj svojich produktov skutočným spoznávaním svojich zákazníkov. To viedlo k tomu, že Pactia preskúmala niekoľko riešení vrátane Microsoft Dynamics, Sugar, Hubspot a dokonca aj vlastného CRM predtým, ako objavila Vtiger. Dospeli k záveru, že kvôli nedostatku konzultantov, pomoci s implementáciou a konečným nákladom nikto z nich pre nich nebude pracovať.

Riešenie: Vtiger CRM

Po hľadaní riešenia so strategickým vedením spoločnosti People Link sa Sergio spojil s Hectorom Bacom a Natáliou Castanovou z konzultačnej spoločnosti Conexo Soluciones, ktorá sa špecializuje na implementáciu cloudu CRM spoločnosti Vtiger. Kvôli úspechu, ktorý spoločnosť Conexo mala pri implementácii Vtigera pre iné organizácie, a po stretnutí s niektorými zákazníkmi spoločnosti Conexo si bol Sergio istý, že vo Vtigerovi našiel správne CRM.

Vtiger mohol prekonať priepasť medzi jeho tímami pomocou jedného riešenia, poskytnúť im kompletný prehľad o ich zákazníkoch v každej etape ich cesty a poskytnúť spoločnosti Pactia analytické postrehy a údaje, ktoré im pomôžu a usmernia ich budúce rozhodovanie. Na upevnenie rozhodnutia spoločnosti Pactia Sergio podrobne uvádza, že Vtiger je tiež veľkou hodnotou, ktorá im poskytuje flexibilitu prispôsobenia a rozsiahle integračné riešenia s inými systémami.

Spoločnosť Pactia teraz veľmi profituje z efektívneho používania Vtiger CRM. Sergio ďalej vysvetľuje, „Zmluvná časť nášho predajného procesu bývala veľmi zdĺhavá, zvyčajne trvala 2 - 3 mesiace. Vďaka použitiu šablón na tlač a automatizácii sme teraz tento proces skrátili na 30 dní alebo menej. “ Sergio ďalej rozpracováva ďalšie spôsoby, ako CRM pomohlo jeho tímom ušetriť čas pomocou Workflows a povedal: „Používame pracovné postupy na zvládnutie mnohých našich post-predajných aktivít. Napríklad sme nastavili pracovné postupy, aby sme s našimi zákazníkmi nadviazali X dní po uzavretí obchodu, automaticky spúšťajú e-maily obsahujúce dôležité informácie uložené v systéme CRM. “ Toto umožňuje jeho zástupcom ušetriť drahocenný čas a umožní im sústrediť sa na dôležitejšie úlohy, ktoré sú po ruke.

Vtiger One View pre 360-stupňový pohľad na zákazníka

Vtiger One View preklenul priepasť medzi tímami Pactia jediným riešením. One View poskytlo úplný pohľad na údaje o zákazníkoch počas každej fázy cesty zákazníka. 

Pactia použila analytiku One View spoločnosti Vtiger a súvisiace údaje na prijímanie informovaných obchodných rozhodnutí.