Stora små saker: Duplicate Prevention

Välkommen tillbaka till bloggserien Big Little Things, där vi lyfter fram några av de mindre kända och ibland förbisedda funktionerna och förbättringarna i Vtiger CRM som ger ett stort slag. Det här inlägget belyser funktionen Duplicate Prevention, som hjälper till att förhindra att nya dubbletter av poster skapas i CRM. Låt oss dyka in och lära oss mer om denna lilla men kraftfulla funktion.

Vad är funktionen för förebyggande av dubbletter?

Funktionen Duplicate Prevention tillåter administratörer på ett konto att välja upp till tre unika fält per modul där systemet automatiskt kommer att kontrollera nyskapade poster för dubbletter av värden. Om värdena i de valda fälten matchar en befintlig post kommer systemet att hindra användaren från att skapa den nya posten.

Var kan användare hitta funktionen för förebyggande av dubbletter?

Funktionen Duplicate Prevention kan nås av administratörer på ett konto genom att gå till sidan Inställningar → Modulhantering → Modullayouter och fält.

När användare klickar på Modullayouter och fält kommer de att uppmanas att välja den modul de vill arbeta med (kontakter, erbjudanden, organisationer, etc).

Efter att önskad modul har valts kan användare klicka på fliken Duplicate Prevention för att börja modifiera och anpassa den här funktionen för att säkerställa att nya dubbletter inte skapas i CRM.

Hur man använder Duplicate Prevention

Efter att ha valt fliken Duplicate Prevention, vill du först se till att knappen "Aktivera duplicate check" är aktiverad.

Därifrån kommer användarna att presenteras med olika alternativ för att säkerställa att de använder Duplicate Prevention för att möta deras behov. Låt oss dela upp dessa alternativ en efter en och dyka djupare in i den här funktionen:

Välj de unika fälten

Det första steget är att välja upp till tre unika fält där posterna ska kontrolleras. Unika fält är alla befintliga fält som har värden som bara hör till en post i CRM (detta inkluderar anpassade fält som har skapats av en administratör på kontot). Om användare till exempel ställer in Duplicate Prevention på modulen Kontakter, vill de inte välja fälten Förnamn eller Efternamn som ska kontrolleras av Duplicate Prevention. Förnamn och efternamn delas ofta av många människor och är inte unika identifieringsfält.

Några exempel på fält du bör använda för att förhindra dubbletter i modulen Kontakter är fälten Primär e-post och Telefon. Värdena i dessa fält kommer att vara unika för kontakten som håller dem och är utmärkta fält för att få systemet att kontrollera för Duplicate Prevention.

Duplicera övervägande

Därefter bör användaren bestämma vilken hänsyn som tas av systemet för att fastställa att nyskapade poster inte är dubbletter. Det finns två alternativ att välja mellan i detta steg, som beskrivs nedan:

1. Betraktas som dubblett endast om alla unika fält matchar – Systemet kontrollerar alla unika fält som valts i steg ett och förhindrar endast att en post skapas om alla fältvärden matchar värdena på en befintlig post.
2. Se som dubblett om minst ett av de unika fälten matchar – systemet kommer att kontrollera alla unika fält som valts i steg ett och om något av fältvärdena matchar värden på en befintlig post kommer systemet att förhindra att den nya posten skapas.

Kontrollera stängda poster för dubbletter och ignorera tomma värden

De nästa två kryssrutaalternativen låter användare slå in sin Duplicate Prevention ännu längre:

1. Ocuco-landskapet Kontrollera stängda poster för dubbletter alternativet, om det är aktiverat, kommer att låta systemet söka igenom alla poster i systemet inklusive stängda poster för att söka efter matchande fältvärden för att förhindra att dubbletter av poster skapas.
2. Ocuco-landskapet Ignorera tomma värden alternativet, om det är aktiverat, ignorerar tomma fältvärden när systemet kontrollerar de unika fälten som valts. Detta innebär att systemet kan skapa nya poster om matchande tomma (tomma) fält matchar i CRM. Till exempel, om användare använder fältet "Primär e-post" i kontaktmodulen för dubblettförebyggande och kryssrutan "Ignorera tomma värden" är aktiverad, kommer systemet fortfarande att tillåta att nya poster skapas även om de unika fälten tekniskt sett matchar eftersom de är tomma.

Åtgärdsalternativ på dubbletter av poster skapade under en synkronisering

Det sista alternativet som användare har när de ställer in dubblettförebyggande är "Åtgärd att vidta om en dubblettpost hittas under synkronisering med externa applikationer." Detta är ett viktigt steg i Duplicate Prevention-processen eftersom det är här användare kan instruera systemet om hur man hanterar en dubblettpost som hittas under en synkronisering med en extern applikation. Det finns tre alternativ att välja mellan i detta steg, som beskrivs nedan:

1. Föredrar senaste skivan – De senast ändrade postdata kommer att behållas
2. Föredrar internt register – Den befintliga posten i CRM kommer att behållas som den är
3. Föredrar extern post – Data från den externa applikationen kommer att kopieras

Att få en bättre förståelse för den här funktionen och implementera den snabbt är ett viktigt steg för att konfigurera CRM men förbises ibland. Att använda Duplicate Prevention hjälper inte bara användare att upprätthålla dataintegritet utan kommer också att rädda dem från att slösa bort värdefull tid på att rensa upp dubbletter av poster som skapats under deras CRM-resa.