Big Little Things - Listvy -åtgärder

Välkommen till den första bloggen i vår nya miniserie, 'Big Little Things', där vi lyfter fram några av de mindre funktionerna och förbättringarna i Vtiger CRM som ger ett stort slag.

Att höra om en stor ny funktion eller uppdatering av versioner är vanligt förekommande för användare av molnteknik. Vad folk normalt inte hör om är de små funktionerna eller förbättringarna som har stor inverkan på de företag som använder dem.

Denna blogg kommer att belysa Listvy menyn och de enskilda eller massåtgärder som kan utföras på poster utan att lämna listvyn.
Nedan har jag brutit ner funktionerna en efter en och kommer att gå in närmare på de kan användas och de åtgärder som kan utföras. Men först, låt oss lära oss lite mer om vad listvyåtgärderna är.

Vad är listvy (inspelning) åtgärder?

Listvyåtgärder är de individuella eller massåtgärder som kan utföras i listvyn. Användare har möjlighet att välja enskilda eller flera poster samtidigt och utföra olika åtgärder som Redigera, Kommentera, Exportera, Skriv ut/exportera PDF, Taggar, Överför äganderätt, Skicka e-post, Ändra ägare, Slå samman valda poster och Ta bort.

Låt oss dyka djupare in i varje funktion nedan:

Redigera

Redigeringsfunktionen i listvyn är ett effektivt sätt att redigera fält i antingen enskilda poster eller flera poster samtidigt, utan att manuellt gå in i varje post för att göra ändringarna. Som standard är många fält i Vtiger tillgängliga för massredigering. Administratörer kan också slå på och av detta alternativ, vilket ger fullständig kontroll över vilka fält som kan redigeras på detta sätt. Administratörer har också möjlighet att skapa nya anpassade fält och aktivera alternativet Massredigering. Detta möjliggör ännu mer anpassningsbarhet och kontroll.

Tänk dig att du måste tilldela hundratals poster till en annan användare baserat på värdet på ett visst fält. Du kan helt enkelt skapa en ny lista med hjälp av villkor eller använda List View Search för att filtrera efter specifika poster. Därifrån kan du välja alla poster i listan och tilldela dem igen i ett slag.

Med den här funktionen kan användare göra massändringar i poster på nolltid, vilket hjälper till att frigöra värdefull tid så att användarna kan fokusera på viktigare frågor.

Kommentar

Kommentarfunktionen i listvyn gör det möjligt för användare att lägga upp meddelanden, bifoga filer och samarbeta med sina team om enskilda eller flera poster utan att lämna listvyn. Användare kan också använda @Mentions för att skicka e -post och aviseringar till specifika kollegor om något behöver deras uppmärksamhet.

Låt oss titta på ett scenario där en försäljningschef kan använda den här funktionen för att skriva en kommentar om alla Lead-poster som har statusen "Cold" och be sina säljare att ringa uppföljningssamtal med ett nytt skript. Försäljningschefen kan skapa en anpassad lista med hjälp av filter och villkor för att generera en lista över alla leads med statusen "Cold". Därifrån kan försäljningschefen helt enkelt använda @Mentions som nämner @salesteamet för att ringa och bifoga den nya skriptfilen direkt till kommentarsektionen på Leads -posten. Alla användare som ingår i @salesteam -gruppen kommer sedan att meddelas via e -post och ett meddelande i CRM, varna dem om att deras chef har gjort denna begäran. De har också enkel åtkomst att ladda ner den nya skriptfilen.

Internt, på Vtiger, förlitar vi oss starkt på kommentarerna och @Mention -funktionerna när vi uppdaterar poster eller samarbetar med våra olika team. Att ge användarna möjlighet att kommentera flera poster samtidigt är ett enkelt men effektivt sätt att spara tid.

Exportera

När du exporterar postdata från listvy kommer användarna att få tre olika alternativ enligt nedan:

1. Exportera utvalda poster: Tillåter användare att välja och exportera specifika poster från listan genom att aktivera eller inaktivera kryssrutan bredvid posten / posterna.
2. Exportera data på aktuell sida: Tillåter användare att exportera all data på sidan (20 poster åt gången).
3. Exportera all data: Exporterar alla poster på alla sidor som är kopplade till modulen.

Dessa tre alternativ ger användarna flexibilitet att exakt kontrollera vilka poster de vill exportera från listvyn. Detta är oerhört användbart om användare vill exportera några eller många specifika poster till en CSV-fil för att göra ändringar innan de importerar och uppdaterar posterna i sitt system igen.

Skriv ut/exportera PDF

Med alternativet Skriv ut/exportera PDF kan användare snabbt välja enskilda eller flera poster för att antingen skriva ut eller exportera dessa poster i PDF -format. Användare kan välja data som de vill exportera som PDF genom att:

• Skapa anpassade utskriftsmallar
• Använda standardmallarna från Vtiger

Ett annat bra attribut för funktionen Skriv ut/exportera PDF är att den tillåter användare att skicka ett e -postmeddelande till Kontakter i CRM-, Användare- eller ad hoc -e -postadresser och automatiskt bifogar de valda PDF -filerna.

Tags

Att använda taggar är ett bra sätt att märka poster genom att använda ett ord eller en kort fras som kallas "Taggar". Användare kan organisera eller hitta specifika poster baserat på ordet eller frasen de är märkta med. I listvyn kan användare också använda dessa taggar för att märka många poster samtidigt, så att de snabbt och enkelt kan gruppspecifika poster tillsammans. Taggar kan också användas under förhållanden för många aktiviteter, inklusive att skapa modullistor, marknadsföringslistor etc.

Överför ägande

Den här funktionen är endast tillgänglig på modulen Kontakter och kan användas för att överföra relaterade poster till en användare eller grupp i CRM. Till exempel, om en kontakt har relaterade fall, offerter, erbjudanden etc. Användare kan använda funktionen Överför äganderätt för att överföra och tilldela alla relaterade poster från specifika moduler till en specifik användare eller grupp i CRM.

Skicka epost

Funktionen Skicka e -post i listvyn är tillgänglig i modulerna Kontakter, organisationer och leads och är ett kraftfullt verktyg att använda när du skickar e -post till specifika kontakter eller potentiella kunder. Med den här funktionen kan användare skicka upp till 10 e -postmeddelanden samtidigt utan att ställa in och schemalägga en e -postkampanj. När de skickar e -postmeddelanden med den här listvysfunktionen kan användarna välja från en befintlig e -postmall eller skapa ett e -postmeddelande direkt innan de skickar det till önskade kontakter eller framtidsutsikter. Användare kan också välja om de vill inkludera alla mottagare i ett e -postmeddelande eller skicka separata e -postmeddelanden till varje mottagare.

Byt ägare

Denna listvy är tillgänglig i modulen Uppgifter. Det gör det möjligt för användare att ändra ägaren ('Tilldelad till') på enskilda eller flera uppgiftsposter med bara några klick, även om posterna är i 'Stängt' tillstånd.

Ett bra exempel på hur detta kan användas är om en användare lämnar ditt företag och du måste överföra sina uppgifter till en annan användare. Allt du behöver göra är att:

• Öppna listan Alla uppgifter i modulen Uppgifter
• Använd Listvy -sökningen för att filtrera på de uppgifter som tilldelats användaren som lämnar
• Välj alla uppgifter baserat på sökresultaten
• Tilldela dessa uppgifter till en annan användare

Detta kan göras på mindre än 30 sekunder, vilket sparar massor av tid som skulle gå till spillo genom att gå in i varje post för att manuellt tilldela dem.

Slå samman utvalda poster

Listvisningsåtgärder låter dig också slå samman upp till tre utvalda poster till en, vilket är oerhört användbart när du hanterar dubbletter. När en användare har valt posterna i listvyn och klickar på knappen Slå samman valda poster, visas ett popup-fönster. Det uppmanar dem att välja de fält de vill behålla när posterna slås samman. Detta gör att användaren kan identifiera och välja data i enskilda fält som de vill behålla. Alla aktiviteter som kommentarer och beröringspunkter och relaterade modulposter kommer också att automatiskt slås samman och behållas efter sammanfogningen.

Ett exempel på detta skulle vara om du hade två kontaktposter för samma person, men en av posterna har en e -postadress som inte längre används. Användaren kan slå samman posterna och se till att de behåller den aktuella e -postadress som deras kontakt använder. Det finns ingen anledning att studsa mellan poster och kopiera/klistra in informationen i fält innan du tar bort en av posterna.

Merge Selected Records -funktionen gör denna process enkel, snabb och exakt, vilket sparar tid och energi samtidigt som den behåller korrekta och relevanta data.

Radera

Radera -funktionen i Listvy -åtgärder är ett extremt effektivt sätt att radera enskilda eller flera poster samtidigt.

Låt oss till exempel säga att du har importerat hundratals Lead -poster till CRM som har felaktiga eller saknade data, till exempel tomma värden i fälten Förnamn, Efternamn och E -post. Du kan enkelt skapa en ny lista med villkor för att filtrera och välja dessa poster och skicka dem direkt till papperskorgen. De raderade posterna förvaras i papperskorgen i 30 dagar innan de raderas permanent. Den här funktionen hjälper användare:

• Rensa posterna i deras CRM
• Minska snabbt använd lagringsutrymme

Nu när vi har granskat alla funktioner som finns tillgängliga i Listvy -åtgärder är det klart att dessa funktioner byggdes för att göra massoperationer på poster effektiva, sömlösa och enkla. I slutändan kan Vtiger CRM -användare spara tid, energi och pengar.