Stora små saker: Tidsloggar

Välkommen tillbaka till bloggserien Big Little Things, där vi lyfter fram några av de mindre kända och ibland förbisedda funktionerna och förbättringarna i Vtiger CRM som ger ett stort slag. Det här inlägget belyser modulen Timelogs, som kan spåra tid som spenderas på uppgifter av användare eller grupper. Låt oss börja med grunderna.

Vad är tidsloggar?

Oavsett om din fakturering förlitar sig på att noggrant spåra tid per minut eller om du bättre vill spåra tid som spenderas på interna uppgifter, kommer Timelogs-modulen att passa dina behov.

Tidsloggar låter dig dokumentera din tid som spenderas på specifika uppgifter. Modulen ger dig möjlighet att välja starttid och datum och sluttid och datum för aktiviteten och lägga till ytterligare detaljer efter behov.

Tidsloggarna är tillgängliga i Uppgifter, ärenden, Interna biljetter och Arbetsorder. Du kan hitta tidsloggarna i One View-sektionen för varje post, som visas nedan.

Du kan också skapa tidsloggarna på två andra platser: Timelogs-modulen och Quick Create-menyn.

Från modulen Timelogs kan du skapa nya tidsloggar efter behov. Du hittar modulen genom att öppna huvudmenyn > Projekt > Projektaktivering > Tidsloggar.

Om du behöver skapa en tidslogg från en icke-relaterad del av CRM, kan du göra det från menyn Snabb skapa högst upp på skärmen märkt som "+"-ikonen.

Skapa tidsloggar med timerfunktionen

Du kanske upptäcker att det är felaktigt att ge uppskattningar för varje tidslogg du skapar. För exakt tidhållning finns en timerfunktion tillgänglig inom individuella poster som är kompatibla med Timelogs-modulen.

Timern låter dig starta, pausa och stoppa en timer som räknas upp med varje sekund som går. När du stoppar timern skapas en tidslogg som innehåller den registrerade tiden.

För att hitta timern, gå in i sammanfattningsvyn för en uppgift. I uppgiften finns det en startikon i det övre högra hörnet av tidsloggsektionen. Genom att klicka på denna ikon startar timern.

Om du klickar på ikonen en gång till, även om den nu kommer att vara i form av ett stoppur, skapas en popup som innehåller den totala tiden som gått, möjligheten att pausa och möjligheten att stoppa timern.

Genom att pausa timern kan du starta om tiden efter behov utan att skapa en ny tidsloggpost. Om du stoppar timern skapas tidsloggposten med den sista tiden som läggs till posten.

Fakturering via Timelogs

Om du hanterar fakturering per timme eller annan tidsram, kan du också ställa in en tidslogg som fakturerbar genom den relaterade posten. Detta kan åstadkommas genom några få steg.

Först, när du skapar eller redigerar posten, ställ in posten som "Är fakturerbar". Detta kan väljas i blocket Service Details i posten. Länka sedan en relaterad tjänst och ställ in den kurs som du ska fakturera tjänsten med.

I exemplet nedan har jag ställt in ett utestående ärende till "Är fakturerbart" och länkat tjänsten relaterad till den tid som ägnats åt att arbeta med ärendet. Att länka en relaterad tjänst krävs för att posten ska kunna faktureras.

Efter att ändringen är gjord kommer du att ha möjlighet att ställa in en tidslogg som fakturerbar också.

När posten har ställts in som Closed eller Resolved kan du sedan skapa en faktura från posten. Den här fakturan kommer att hämta informationen direkt från tidloggarna som är inställda som fakturerbara baserat på den kurs som anges i posten.

Efter denna process kan du exakt spåra din fakturerbara tid som spenderas på uppgifter och snabbt fakturera dina kunder från samma post.

Tidsloggar i aktion

Timelogs-funktionen förstås bäst med ett verkligt scenario.

Till exempel tar ett företag som erbjuder konsulttjänster för nystartade företag sextio dollar i timmen för tid med en av sina specialister. Kunderna når först ut via e-post. Denna åtgärd genererar ett ärende i CRM som deras team kan granska.

E-postmeddelandet som skickas in av kunden vidarebefordras till postrummet i CRM, som sedan genererar ett nytt ärende.

Därifrån kommer en gruppmedlem att börja arbeta med förfrågan om konsultation, som ofta inkluderar flera möten med kunden tillsammans med ytterligare internt arbete med andra avdelningar. Eftersom användaren visste att begäran var för konsultation, skulle användaren först ange posten som fakturerbar och länka den relaterade tjänsten.

Mötena och intern tid kunde beräknas genom tidsloggar och markeras som fakturerbara inom varje tidslogg. När konsultationen är klar kan de generera och skicka iväg en faktura till kunden för det totala antalet arbetade timmar. Även med flera tidsloggar kopplade till ärendet kommer de alla att läggas till på fakturan automatiskt när den skapas första gången.

Nu är detta bara ett generaliserat förhållningssätt till processen. Kanske skickar du en offert först eller hanterar fakturering genom en annan process. Du kan ändra CRM och hur du använder det efter behov för att bättre passa din affärsprocess.

Även om Timelogs är en liten funktion, är det ett kraftfullt verktyg som kan spåra tid som spenderas på interna och externa uppgifter.