Min mamma brukade skapa checklistor hela tiden – för hennes matvaror, månatliga utgifter, shopping och så vidare. Hennes checklistor för resor var legendariska. Beroende på vart vi reste, skulle hon lista alla föremål som behövde packas, inklusive ett magnetiskt schackspel, kritor och serier för oss barn. Hennes checklistor var dock flexibla och ansvariga för förändringar enligt hennes nycker.
Däremot var checklistorna på min pappas sjukhus noggrant upprättade och följdes flitigt. Som kirurg såg han till att checklistor skapades för olika ingrepp – före, under och efter operationen.
En amerikansk studie fann att sjukhus som använde Världshälsoorganisationens (WHO) checklista för kirurgisk säkerhet minskade dödligheten efter operationen med 22 %. 1
Du kan skapa checklistor för dina personliga såväl som dina yrkesuppgifter. Visste du att en checklista är en av de äldsta och billigaste (om du inte har något emot ordet) och den enklaste hanteringstekniken? Även om Benjamin Franklin anses vara den moderna checklistans fader, är jag säker på att checklistor har använts i århundraden.
I den här bloggen kommer jag att diskutera hur checklistor kan hjälpa dig att öka din produktivitet på jobbet, men först...
Vad är en checklista?
En checklista är ett jobbhjälpmedel som listar uppgifter eller aktiviteter som måste slutföras inom en viss tidsperiod. Avancerade checklistor inkluderar också olika krav – som verktyg, beroenden och beteenden, som kräver att du slutför dina uppgifter.
Hur hjälper checklistor?
Vi oroar oss alla för att "flytta målstolpar" på jobbet. Ibland kan ett hundrameterstreck förvandlas till ett maraton.
Vi hämmas också av att mänskligt minne är begränsat. Utöver det tenderar många av oss att skjuta upp, försumma eller utelämna våra uppgifter. Checklistor hjälper dig i projektledning – oavsett hur litet ett projekt är. Det kan vara så enkelt som att skriva en blogg eller så komplicerat som att implementera en mjukvarulösning.
Checklistor hjälper dig att:
- Att ha kontroll över dina arbetsuppgifter.
- Identifiera och prioritera steg som behöver vara en del av processen.
- Dela dina uppgifter till sina minsta delar, tilldela personer och datum.
- Se till att viktiga uppgifter inte hoppas över.
- Fokusera på arbetsuppgifterna.
- Se till att uppgifter slutförs i erkänd ordning.
- Utföra konsekvent för att slutföra dina uppgifter för att uppnå önskat resultat.
Hur skapar man en checklista?
Nu när du vet hur checklistor hjälper dig, vad tycker du behöver vara en del av checklistan? Här är några punkter att ta hänsyn till när du skapar en checklista för en procedur:
- Definiera varför en checklista måste skapas.
- Identifiera alla uppgifter och deluppgifter som behöver slutföras.
- Bestäm hur, när och vem som ska använda checklistan.
- Identifiera de personer som är ansvariga för varje uppgift.
- Ange beroenden för uppgifter.
Fördelar med att använda en checklista
Checklistor ger flera fördelar för såväl organisationen som individer – särskilt anställdas mentala välbefinnande. Låt oss se hur.
Fördelar för organisationen
Bättre allokering av tid och ansträngning
Noggranna checklistor hjälper dig att identifiera alla steg som krävs för en process. Du kommer att kunna identifiera viktiga uppgifter och prioritera dem. Du kommer att kunna avleda din uppmärksamhet, tid och ansträngning för att slutföra dessa före andra.
Minskning av fel
En checklista hjälper dig att lista alla uppgifter och aktiviteter för en process eller ett projekt för ett visst datum eller varaktighet. Eftersom alla uppgifter är listade minskar risken för fel, och det finns mycket litet utrymme för anställda att missa en uppgift.
Öka effektiviteten
Med checklistor blir medarbetarna bekväma med att arbeta med en process som helhet. Fel minskas. Den tid och ansträngning som krävs för att slutföra en uppgift minskar också. Dessa leder till ökad effektivitet. Ibland hjälper checklistor dig också att identifiera överflödiga eller repetitiva steg, vilket hjälper dig att antingen eliminera överflödiga steg eller förbättra en process.
Identifiering av repetitiva uppgifter
Checklistor gör det enkelt för dig att identifiera repetitiva uppgifter eller de uppgifter som tar tid. För dig med digitaliserade processer eller om du använder programvara är det första steget mot att automatisera dessa uppgifter. Föreställ dig den tid du sparar genom automatisering.
Ökad produktivitet
Läs ovanstående igen. Tror du inte att de alla leder till ökad produktivitet? När allt kommer omkring får du mer gjort på kortare tid.
Förmåner för den anställde
Jämfört med andra ledningstekniker eller verktyg kan en checklista vara ett enkelt ledningsverktyg, men det gynnar dina anställda på många sätt.
Ökar motivationen
Checklistor hjälper till att uppnå små mål. Med varje uppgift som slutförs känner de anställda en känsla av prestation. När de är nöjda på jobbet motiveras de att investera i sig själva och i organisationen.
Ökar kreativiteten
Våra hjärnor är kopplade att tänka och tänka om de uppgifter som kräver vår uppmärksamhet, vilket skapar en stressig situation. Eftersom checklistor nämner alla uppgifter som behöver göras känner sig anställda fria och mindre stressade. Det hjälper dem att vara kreativa på jobbet. De kommer att komma med nya idéer som faktiskt kan bidra till att förbättra de processer som används.
Skapar ledaregenskaper
Att regelbundet slutföra uppgifter ger en känsla av prestation hos dina anställda. Det skapar självförtroende och hjälper dem att leta efter utmanande uppgifter. Checklistor hjälper till att utveckla ledaregenskaper hos dina medarbetare.
Typer av checklistor
Nu undrar du säkert om det finns olika typer av checklistor! Många har försökt att kategorisera dem, men allt beror på typ av process eller aktivitet du vill skapa en checklista för. Det kan vara en projektchecklista, en säkerhetschecklista, en kvalitetschecklista, etc. De kan skapas för team eller för individer, och de kan göras för alla typer av yrken.
Det kan vara en enkel checklista där du listar de tio saker du behöver göra, och du bocka av dem när du slutför dem. Eller så kan det vara en checklista för komplicerade processer med datum och beroenden som nämns.
Det finns en mängd olika checklistor du kan skapa. Jag är säker på att du har skapat en checklista eller två av dina egna. Jag använder ett EXCEL-ark för att skapa enkla checklistor som hjälper mig att prioritera och slutföra mina uppgifter dagligen. Väntande uppgifter flyttas till nästa dag. De hjälper mig att identifiera avgörande uppgifter som kräver min uppmärksamhet och pressar andra till botten av listan.
Vissa av mina checklistor innehåller även uppgifter spridda över en vecka eftersom slutdatumet inte är omedelbart.
Varsågod och skapa en checklista i början av din arbetsdag. Se själv – hur du får mer gjort på kortare tid.
--------------------------
Ref: 1 – https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935
