Föreställ dig det här scenariot:
Som fältförsäljningschef fick du reda på att din fältsäljare var tänkt att delta i ett kundmöte på plats för att demonstrera en nylanserad produkt. Du upptäckte dock att representanten inte deltog i kundmötet utan markerade uppgiften som "Slutförd" i CRM-posterna.
Detta är ett tydligt brott mot reglerna. Det kan påverka kundrelationer, skapa felaktiga poster för lagernivåer och till och med visa att säljaren har slutfört sina uppgifter när de inte har gjort det.
Om detta är en utmaning som du har ställts inför länge bör du skapa ett system där felaktiga incheckningar på klientplatsen eller felaktiga ingångar i CRM kan undvikas. Det är dags att vi pratar om One Time Password (OTP)-reglerna och valideringsfunktionen i Vtiger CRM.
Vad är funktionen Vtiger OTP-regler och validering
Det finns ett växande behov av att skydda ditt CRM från bedrägliga uppdateringar och upprätthålla integriteten i affärsverksamheten. Vtigers OTP-regler och validering är en tilläggsfunktion som lägger till ett extra lager av säkerhet till dina CRM-aktiviteter.
Vtiger OTP-regler hjälper dig att bekämpa dessa utmaningar genom att tillhandahålla ett effektivt sätt att säkra din verksamhet. Innan vi går in i det, låt oss förstå nyckelbegreppen:
- OTP:er: Det är en engångskod som vanligtvis genereras för autentiseringsändamål.
- OTP-regler: Dessa är anpassningsbara inställningar som avgör när och hur OTP-verifiering behövs för särskilda åtgärder.
- OTP-validering: Detta är för att bekräfta äktheten av en utförd åtgärd som verifierar den angivna OTP med den genererade.
I ett nötskal, OTP-regler i Vtiger CRM tillåter administratörer att ställa in villkor för att utlösa OTP-baserad verifiering för specifika CRM-poster och -åtgärder. Nu kanske du undrar hur Vtigers OTP-regler kan hjälpa till att lösa ovanstående problem.
Genom att tillämpa OTP-regler skickar du en OTP till kundens meddelandeplattform (till exempel skickas OTP via SMS till kundens telefon). Din fältsäljare kan sedan begära OTP från kunden och ange denna OTP i CRM för att markera uppgiften som slutförd.
Detta säkerställer att uppgifter utförs korrekt och registreras utan fel i CRM. Det säkerställer också transparens mellan ditt företag och dina kunder.
Navigera OTP-regler i Vtiger CRM
Betrakta ett exempel från verkligheten för att förstå hur OTP-regler fungerar i Vtiger. Anta att du driver ett leveransföretag och använder Vtiger CRM för att hantera dina dagliga aktiviteter. Du vill säkerställa att leveransbekräftelser är äkta och förhindra falsk märkning av leveranser som slutförda.
Här är 9 steg du kanske vill veta för att ställa in OTP-regler för detta scenario:
- Skapa en OTP-regel: Skapa en ny regel som heter 'Leveransbekräftelse OTP' och ge Vtiger Delivery Notes som målmodul. Anpassa din OTP genom att definiera typ, längd, maximalt återsändningsförsök, valideringsförsök etc.
- OTP-alternativ: Konfigurera OTP för att vara en femsiffrig numerisk kod, giltig i fem minuter.
- Utlösande villkor: Ställ in villkoret för att utlösa OTP när fältet ändras till "Leverat".
- Leveranskanal: Välj leveranskanal för att skicka OTP via e-post, SMS eller WhatsApp till mottagaren automatiskt eller manuellt.
Nu, när en leveransperson försöker markera en leverans som 'Leverat':
- Vtiger kommer att generera och skicka en OTP till den valda leveranskanalen för din kund.
- OTP-mottagaren kommer att dela OTP med leveransagenten.
- Leveransagenten kommer att behöva ange denna OTP innan statusen kan ändras till "Leverat".
- Systemet validerar den angivna OTP mot den genererade.
- Statusen kommer att uppdateras automatiskt i CRM-posten.
Dessa är enkla men effektiva processer för att säkerställa att dina leveranser slutförs, vilket särskilt minskar bedrägliga CRM-uppdateringar.
Dyk in i Artikeln att lära sig mer.
Fördelar med OTP-regler i Vtiger CRM
OTP-reglerna erbjuder många fördelar som:
Robust dataintegritet
Genom att implementera OTP-verifiering för viktiga uppgifter kan företag säkerställa att endast autentiserade ändringar görs i CRM-posterna. På så sätt kan du upprätthålla riktigheten i affärsdata.
Förbättrat kundförtroende
När dina kunder ser att du gör en extra mil för att säkra deras information bygger det upp förtroende. Detta förtroende kan främja långsiktiga relationer, uppmuntra återkommande affärer och positivt påverka ditt varumärkes rykte.
Minskade falska uppdateringar
Företag kan avsevärt minska falska uppdateringar och uppnå kundnöjdhet. När kunderna är säkra på att uppgifter markeras som slutförda först efter OTP-bekräftelse, förbättrar det kundupplevelsen.
Framtiden för CRM-säkerhet
När vi ser framåt är en sak säker – OTP-reglernas roll kommer att utvecklas på spännande sätt. CRM:er kan i framtiden börja använda OTP-verifiering tillsammans med biometrisk autentisering, som fingeravtryck eller ansiktsigenkänning. Gör dig redo för framtiden närmar sig snabbt.
Om du vill förbättra din nutid genom att skärpa säkerheten för dina CRM-processer, anta Vtiger OTP-regler direkt.
