I kölvattnet av GDPR vidtar företag åtgärder för att hålla CRM-uppgifterna korrekta och uppdaterade. Men många företag misslyckas i sina ansträngningar att följa på grund av ett vanligt problem - dubbla poster.
Hur äventyrar dubbla kontaktuppgifter dina försök att följa GDPR?
Låt oss säga att du har sparat kontaktuppgifter för en av dina kunder, Matthew McLeon två gånger. En post har Matthew McLeon som namn, e-post-ID och födelsedatum. Och den andra posten har Matt McLeon som namn, e-post-ID, födelsedatum och telefonnummer.
Matthew vill veta vilken personlig information du har. Du tittar in i CRM, hittar den första kontakten med Matthew McLeon som namn och berättar för honom att du har hans e-post-ID, födelsedatum och hemadress. Du är inte medveten om att det finns en annan post som innehåller hans telefonnummer. Efter några månader ringer du till Matthew för att berätta om ett erbjudande. Men Matthew är irriterad eftersom han inte informerades om att du hade hans nummer - tydligt bryter GDPR.
Det här är bara ett exempel på hur dubbletter kan försvåra dina GDPR-överensstämmelseinsatser.
Hur hanterar du dubbletter?
Om du använder Vtiger, är det enkelt att granska CRM-data för dubbletter. Vtigers dubbla hanteringsverktyg låter dig förhindra, upptäcka, sammanfoga och ta bort dubbla poster.
Med Vtiger kan du:
Hitta automatiskt dolda duplikat: I föregående exempel, om du hade öppnat Matthews rekord i Vtiger CRM, skulle du ha varit omedelbart varnas för en duplikatpost. Och när du är medveten gör Vtiger dig möjlighet att slå samman eller ta bort dubbletterna för att säkerställa att du har en enda kundvy.
Förhindra dubbelt skapande av skivor: Vtiger ger dig en "set-it-and-forget-it" -väg till förhindra dubbla poster. Du kan berätta för Vtiger vilket fält / efternamn, e-post-ID, telefonnummer i kontaktposten som unika och Vtiger varnar dig automatiskt när du försöker spara en annan post med samma värde.
Hantera dubbletter under import: För att upprätthålla CRM-dataintegritet, Vtiger automatiskt kontrollerar för dubbletter innan du importerar data från andra källor. Om dubbletter upptäcks känner du omedelbart till att vidta lämpliga åtgärder.
Bli av med befintliga dubbletter: När som helst kan du kolla på existerande duplikat kontakter i två klick. Vid beställning spårar Vtiger snabbt poster som delar samma fältvärden och visar resultatet. Du kan antingen ta bort dubbla poster eller slå samman dem.
Använd dessa fyra dedupliceringsmetoder för att säkerställa att din CRM-data aldrig kommer att leda dig till GDPR-överensstämmelse.
Vi förstår att det är din högsta prioritet att vara GDPR-kompatibel! För att hjälpa dig i din insats har vi byggt Sekretessbevakning - ett verktyg som gör att du enkelt kan följa GDPR genom att automatisera processen för att erhålla, lagra och använda dina kunders samtycke och kryptera deras känsliga data i vila. Det låter dig också definiera policyer för datahantering och ger dig möjlighet att enkelt granska användaråtkomst.
Har du några frågor om att hantera dubbletter av register eller att hålla din CRM-data GDPR redo? Lämna en kommentar i rutan nedan eller skicka ett mejl till oss [e-postskyddad].
