Vad är produktivitet?
Produktiviteten avgör resultatstandarden. Produktivitet avser generellt en individs, teams eller organisations förmåga att arbeta effektivt inom den tiden för att maximera resultatet.
Arbete är en cykel av att sätta och uppfylla mål eller deadlines – individer och företag behöver produktivitetssystem och verktyg för att hålla sig på topp och leverera resultat.
Forskare studerade kunskapsarbetare 2013 och igen under 2020 års pandemilåsning och fann betydande förändringar i hur de arbetar.
Här är de viktigaste resultaten:
- Lockdown hjälper oss att fokusera på det arbete som verkligen betyder något. Vi lägger 12 % mindre tid på stora möten och 9 % mer tid på att interagera med kunder och externa partners.
- Lockdown hjälper oss att ta ansvar för våra egna scheman. Vi gör 50 % fler aktiviteter genom personliga val – eftersom vi ser dem som viktiga – och hälften så många för att någon annan bad oss om det.
- Under lockdown ser vi vårt arbete som mer värdefullt. Vi bedömer de saker vi gör som värdefulla för vår arbetsgivare och för oss själva. Antalet uppgifter som bedömts som tröttsamma sjunker från 27 % till 12 %, och antalet som vi lätt kunde överföra till andra sjunker från 41 % till 27 %.
Produktivitet är en funktion av många faktorer - organisation, arbetsmiljö, motivation, tidshantering och hälsa.
Här är verktyg som kan hjälpa dig att förbättra din produktivitet på jobbet:
Organisatoriska verktyg
Organisation är viktigt för produktiviteten. Traditionellt hjälper att-göra-listor, kalkylblad, dagböcker, planerare och klisterlappar att organisera aktiviteter. Digitala organisationsverktyg kan göra mycket mer.
Digitala dagböcker som Penzu, innehållsplanerare som Hootsuite och digitala kalkylblad som Airtable gör det enklare att lägga till, hantera, samarbeta, organisera och komma åt data och kunskap. Evernote, Microsoft OneNote och Dropbox-papper hjälper till att göra anteckningar medan Sanebox och Unroll.me hjälper till att organisera och rensa e-postmeddelanden.
Projekthanteringsverktyg
Projektledning krävs för att förverkliga ett projekts mål med omfattning, tid och budgetbegränsningar. Verktyg som Process Bliss och ClickUp hjälper till att hantera processer och arbetsflöde.
Project Libre, Rational Plan och GanttPRO utför ytterligare aktiviteter som resursplanering, budgethantering och framstegsövervakning. Andra projektledningsverktyg som ProofHub, Infinity och Wrike ökar också arbetsproduktiviteten.
Kommunikationsverktyg
Att kolla e-postmeddelanden påverkar produktiviteten och ökar stressnivåerna. En studie visar att det tar 60 sekunder i genomsnitt att återgå till jobbet efter att ha kollat mejl. Det är dock lika viktigt att upprätthålla arbetskommunikation, särskilt om du arbetar med ett team eller en kollektiv uppgift.
Kommunikationsverktyg som Shift, Fleep och Litmus hjälper till att hantera flera konton, e-postmeddelanden, webbappar och verktyg. Email Finder och Right Inbox gör också e-postkommunikation enklare och snabbare. Zoom, Skype och Gotomeeting är utmärkta verktyg för teammöten och videokonferenser.
Verktyg för e-lärande
Produktiviteten ökar när du avsevärt förbättrar dina färdigheter. En ny ersättningsförmåga eller kunskap ökar din personliga utveckling och arbetsutveckling. CodeNest låter dig enkelt lära dig även de mest komplexa tekniska kurserna och förbättra din produktivitet.
Verktyg för tidsspårning
Tidshantering ger hög produktivitet eftersom mål eller mål uppnås inom den tilldelade tidsramen. Även med ett schema eller att göra-lista är det möjligt att tappa koll på tiden och lägga ner fler timmar än tänkt på en uppgift.
Verktyg för tidsspårning spårar hur mycket tid som spenderas på ett projekt och säkerställer att du är inom dina uppgifter hela tiden. Dessa produktivitetsverktyg rekommenderas för externa team. Exempel inkluderar Toogl, Harvest, Everhour, Hubstaff och Time doctor.
Samarbetsverktyg
Lagarbete ökar produktiviteten eftersom olika individer slår samman resurser för att uppnå ett mål. De mest använda samarbetsverktygen är Slack, Google Docs, Bit.ai och Trello. De tillåter flera individer att arbeta med ett projekt.
Samarbetsverktyg är viktiga för kommunikation, bidrag och övervakning i teamprojekt. De hjälper till att befria din arbetsbelastning genom att stödja delegering eftersom flera individer kan hantera olika uppgifter i en arbetsyta.
Lagringshanteringsverktyg
Molnlagring kan vara en billig, tidseffektiv metod för att lagra och säkerhetskopiera ett system. Det är dock ytterligare funktioner inkluderar webbhotell, e-postvärd, mobila arbetsytor och enkel fildelning.
Molnlagringsverktyg för att öka produktiviteten för personlig och arbetsplats inkluderar: iCloud, Google Drive och Microsoft OneDrive. De ger enkel åtkomst till filer och skydd. Kunskapshanteringsverktyg som Tettra gör det enkelt att söka upp och uppdatera information.
Schemaläggningsverktyg
Att följa ett schema hjälper dig att försöka göra mer på kortare tid. Schemaläggning ger kraften förmåga att prioritera uppgifter, mål och slutföra projekt inom tillgänglig tid. De ökar produktiviteten genom förplanering och påminnelser.
Du kan boka möten, bokningar, möten, meddelanden och uppgifter med dessa verktyg. Den kan också synkronisera med digitala kalendrar och använda AI-algoritmer för att lära sig ditt schema och ta över organisering, bokning och uppdatering av evenemang. Dessa verktyg inkluderar Calendly, Calendar, ScheduleOnce, Appointfix, Arranger och Doodle.
Hälsohanteringsverktyg
Hälsa är rikedom eftersom en individs produktivitet i huvudsak är beroende av deras fysiska och mentala hälsa. Vissa verktyg hjälper till att övervaka och bibehålla din kropps allmänna välbefinnande. MyFitnessPal, Yogastudio, Talkspace, TMetric,Streak, Loseit, Doropomo hjälper dig att öka arbetsproduktiviteten genom att hjälpa dig att spåra och behålla ditt psykologiska tillstånd, hälsosamma vanor och vikt.
Slutsats
Din produktivitet påverkar direkt standarden och kvantiteten på dina resultat. Hög produktivitet sätter dig på toppen av saker i ditt liv eftersom det gradvis drar dig ur cykeln av att jaga deadlines. Det ger en känsla av tillfredsställelse efter varje arbete är gjort och hindrar dig från att bränna ut dig. Välj minst en applikation från varje berättigad kategori och se hur din produktivitetsnivå skjuter i höjden.
