Topp 6 Vtiger-samtalsverktyg för ökat kundsamarbete

Vilka är de tre viktigaste faktorerna som eventuellt kan leda till framgång för ett företag?

• Att driva kundinteraktioner med användning av modern teknik.
• Implementera verktyg som ökar personlig kommunikation.
• Ersätter system som hindrar dig i att utveckla kundrelationer.

Genom att titta på ovanstående faktorer är det uppenbart att kundrelationer är kärnan i varje verksamhet. Så varför inte investera i ett CRM med robusta kommunikationsverktyg som hjälper dig att styra konversationer?

Vtiger har positionerat sig som en förespråkare för omnikanalkommunikationssystem - Inkorg, telefonsamtal, webbchats, SMS, undersökningar och WhatsApp.

Varför omnikanal kan du fråga dig. Tja, enligt a Microsoft rapport, 66 % av konsumenterna har använt minst tre olika kommunikationskanaler för att kontakta kundtjänst. Flera kommunikationskanaler ökar samarbetet mellan köpare och intressenter. Och med Vtiger Conversations-verktyg görs kommunikationen sömlös, transparent och personlig. Låt mig presentera dem för dig.

Vtiger Conversations Tools: Ett integrerat kommunikationssystem

Flera kommunikationskanaler som telefoner, e-post, SMS, etc., ger plats för bättre samarbete. Men att hantera konversationer i olika kanaler är svårt och tidskrävande. Det finns också chanser att gå miste om viktiga möten och möten.

I Vtiger CRM har du en modul bara för konversationsverktyg. Du kommer att kunna hantera och övervaka dina konversationer på olika verktyg från bekvämligheten av dina CRM-skärmar. Låt oss börja.

inkorg

Ocuco-landskapet Inkorgsfunktion i Vtiger CRM hjälper dig att hantera dina e-postmeddelanden sömlöst. Alla e-postmeddelanden som kommer till dina respektive e-postkonton som Gmail, Outlook, etc., kan automatiskt vidarebefordras till din inkorg i CRM och vice versa med envägs- och tvåvägssynkroniseringsalternativ.


Vtiger Inbox har två viktiga funktioner - My Mailbox och Group Mailboxes. Den förra är för en enskild användare och den senare är en delad brevlåda för ditt team.
Så hur fungerar inkorgen?

• När du använder a enkelriktad synkronisering , kommer alla dina kundmail till din CRM-inkorg.
• När du använder a tvåvägs synkronisering , kommer du att få alla kundmail i Inkorgen och du kommer även att kunna skicka e-post till dina kunder direkt från CRM Inkorgen.

När e-postmeddelandena har synkroniserats med inkorgen i Vtiger CRM kan du:

• Läs och svara på e-postmeddelanden som kommer från olika tjänsteleverantörer.
• Skriv e-post med olika mallar.
• Konfigurera e-signaturer.
• Bifoga dokument, undersökningar eller mötessidor med din e-post.
• Använd gruppinkorgen för att samarbeta och tilldela e-postmeddelanden till teammedlemmar.
• Automatisera uppgiften att skapa poster som affärer, kontakter, organisation, ärenden etc. från inkommande e-postmeddelanden med hjälp av Mailroom-funktionen.
• Länka e-postmeddelanden till kontakt automatiskt.

Några ytterligare funktioner i inkorgen:

• Du kan skapa separata mappar för olika e-postkategorier som Öppna, Utkast, Klar, etc.
• Du kan använda sökfältsalternativet för att hitta ett e-postmeddelande med ett nyckelord som avsändarens namn, e-postämne, etc. Du kan massvälja e-postmeddelanden och utföra olika åtgärder som Tilldela, Markera som läst, Markera som klar, Ta bort, etc.

Med Vtiger Inbox kan du:

• Automatisera uppgifter som är tidskrävande.
• Skicka personliga e-postmeddelanden till dina kunder så att de kan veta mer om ditt företag.
• Förbättra effektiviteten och produktiviteten eftersom du och ditt team kommer att använda en enda plattform för att samarbeta och hantera alla dina e-postmeddelanden.

Telefonsamtal

Det kräver mycket ansträngning att nå ut till en stor kundbas med hjälp av traditionella telefoner. Kostnaden kan öka exponentiellt om du använder flera leverantörer av telefonitjänster. Sedan är det frågan om att anteckna konversationen och skriva in detaljerna i ett mjukvarusystem.

Ocuco-landskapet Telefonsamtal modul i Vtiger CRM låter dig integrera med olika tjänsteleverantörer och ringa samtal direkt från CRM, och på så sätt undanröja dessa problem. Allt du behöver göra är att köpa ett konto hos en telefonitjänstleverantör och integrera det med CRM. Det tillåter försäljnings-, marknadsförings- och supportteam att enkelt ansluta till kunderna och skapa telefonsamtal i CRM.

Från modulen Telefonsamtal kan du:

• Visa alla telefonsamtalsposter.
• Betygsätt kundsentiment baserat på interaktionen du har med kunden. Detta ger dig en uppfattning om kunden är intresserad eller inte av att använda din tjänst.
• Ställ in röstmeddelanden så att dina kunder kan lämna ett meddelande till dig.
• Dela dokument under ett konferenssamtal.
• Använd automatisering för att öka antalet samtal du gör dagligen genom att automatisera aktiviteter efter samtal som att skicka en offert när affären är klar.

Listvyn och Sammanfattningsvyn i modulen Telefonsamtal.

Du kan granska och visa information från list- och sammanfattningsvyerna i modulen Telefonsamtal som samtalsstatus, samtalsinspelningar, samtalets längd, datum och tid för samtalet, etc.

Du kan också redigera, exportera, skriva ut, tagga eller radera samtalsposten från modulen Telefonsamtal individuellt eller genom att välja alla poster.

Förutom ovanstående detaljer, ger sammanfattningsvyn för en telefonsamtalspost en liten beskrivning av din kund, kort historik, de åtgärder som har vidtagits, etc. Den visar också den bästa tiden att ansluta till en kontakt.

Från sammanfattningsvyn kan du:

• Ring ett samtal och spela in konversationer.
• Gör mötesanteckningar.
• Överför samtal till dina kollegor.
• Genomföra konferenssamtal.
• Använd popup-meddelandet för att granska information om inkommande samtal.
• Skapa erbjudanden eller ärenden från inkommande samtal.
• Använd One View för att se detaljer om chattar, samtalsloggar, köphistorik etc. under ett samtal.
• Skicka e-post direkt till dina kunder från telefonsamtalsmodulen.

Vtiger integrerar med följande tjänsteleverantörer – Twilio, Plivo, Asterisk, Telzio, ViciDial, Exotel, etc.

Webchattar

Ocuco-landskapet Webchats-modul i Vtiger CRM underlättar realtidskonversationer mellan kunder och kundinriktade team. Det hjälper dig att få kontakt med nya kunder såväl som de befintliga genom att tillhandahålla livelösningar på deras frågor. Vtiger Webchats har en chatbot för att hjälpa agenter med att lösa kundfrågor. Du måste installera bot-funktionen i dina chattar och den utlöser svar från vanliga frågor.

Chatbots används för kommunikationsändamål som hjälper till att spara mycket tid. Den svarar snabbt på kundfrågor med en förutbestämd uppsättning svar som gör att teamen kan fokusera på andra frågor.

Chattfönstret eller Live Chat-konsolen i Vtiger är där konversationen sker mellan kunder och agenter. Chattfönstret visar funktioner som den gröna bocken när klienten är online, de tre prickarna som visas när kunden skriver frågan, statusen för agenten online, upptagen eller offline, etc.
Från konsolen kan du:

• Överför en chatt till andra teammedlemmar om du är upptagen.
• Visa kundrelaterade poster som affärer, organisationer etc. med hjälp av Vtiger One View-funktionen.
• Visa platsinformation för en kund, inklusive information om stat, land och stad med IP-adresser.
• Ändra din status från online till offline. För närvarande kommer du inte att få några nya chattar från kunder.
• Dela dokument och bilder med en kund.

Obs: Dina kunder kan också bifoga bilder för att förklara sina problem på ett bättre sätt.

Listvyn och Sammanfattningsvyn i Webchats-modulen.

Listvyn visar listan över chattposter. Den visar information som tidpunkten då konversationen ägde rum, tid det tog för agenter att svara på frågor, antal ord som används av agenten och kunder, kundbetyg, etc.
Sammanfattningsvyn visar nyckelinformation för ett ärende. Från den här vyn kan du:

• Skicka chattposter eller utskrifter till dina kunder via e-post.
• Följ journalen för att förstå olika aktiviteter som utförs på just den journalen.
• Lägg till eller skapa erbjudanden eller ärenden från chattknappen.

En annan viktig aspekt av Webchats är Chat Insights-funktionen. Chats Insights visar chattstatistik och kundbetyg. Det hjälper dig att spåra och analysera konversationer och generera rapporter för agentprestationer, svarstid etc. Du kan använda dessa insikter för att träna dina team för att öka effektiviteten och produktiviteten.

Webchats-modulen i Vtiger med dess funktioner höjer definitivt ribban för att ge en bättre engagemangsnivå med kunderna.

SMS-meddelanden

När vi pratar om SMS är den första tanken som kommer till alla erbjudanden, rabatter med fraser som "Skynda dig", "ta erbjudandet", "10 % rabatt", etc. SMS är ett av de enklaste och billigaste sätten du kan använda för att informera människor om produkter, tjänster och rabatter i form av textmeddelanden. Det är ett effektivt verktyg för kommunikation som hjälper företag att generera försäljning genom att skapa snabba kampanjer och bygga kundrelationer genom att snabba på svaren.

Med Vtiger kan du integrera olika SMS-tjänsteleverantörer för att skicka eller ta emot SMS direkt från CRM.

Ocuco-landskapet SMS-modul gör att du:

• Skicka personliga textmeddelanden till dina kunder.
• Spåra och lagra meddelanden på ett ställe vilket hjälper teammedlemmar att hålla sig uppdaterade om aktiviteten som utförs på en viss kontaktpost.
• Få omedelbara varningar när du får meddelanden för att hålla dig uppdaterad hela tiden.

Du kan skicka följande typer av meddelanden från CRM:

• Single Stand Alone meddelanden: Du kan skicka individuella meddelanden till dina kunder och informera dem om nya funktioner i dina produkter.
• Massmeddelanden: Du kan skicka massmeddelanden till dina valda kontakter. Till exempel sms-kampanjer under festivalsäsonger med erbjudanden eller rabatter. Detta skulle hjälpa dig att fånga kundernas uppmärksamhet i en högre hastighet.
• Automatiserade SMS: Du kan skicka meddelanden vid ett specifikt datum och tid till dina kunder. Låt oss säga att du planerar att lansera en julkampanj för dina befintliga kunder. Du kan automatisera processen för att skicka SMS genom att ställa in en arbetsflöde i Vtiger. Det kommer automatiskt att utlösa meddelanden till de valda kunderna på angivet datum och tid. Den här funktionen är ett utmärkt sätt att nå ut till en stor grupp människor inom en begränsad tid.

Du kan integrera olika tjänsteleverantörer som Text Anywhere, SMS99, Solutions Infini, etc., med Vtiger CRM för att skicka SMS.

Enkäter

En undersökning är ett sätt att samla in information eller feedback från kunder för att veta deras åsikt om ett specifikt intresse.

Ocuco-landskapet Enkätmodul i Vtiger CRM låter dig fånga kundernas upplevelse av din produkt, feedback och input med en omröstning eller en undersökning. Detta hjälper dig att förbättra dina tjänster som överensstämmer med konsumenternas förväntningar.

Med hjälp av enkätmodulen kan du också automatiskt fånga kontaktuppgifter och skapa kontaktposter.

I modulen Vtiger Survey hittar du två typer av undersökningar.

• Intern undersökning: Tillgänglig för CRM-användare, du kan använda den för att genomföra undersökningar i din organisation.
• Extern undersökning: Du kan använda undersökningen för att samla in insikter från kunder, leverantörer, partners etc.

Undersökningsposter kan ses i listvyn och sammanfattningsvyerna. Du kan se information om undersökningstyp, status, svarssammanfattning och svarsvolym för den genomförda undersökningen.

WhatsApp

Du kan integrera ditt WhatsApp-företagskonto med Vtiger CRM för att öka kommunikationen med dina kunder. Dessutom kan du använda flera tjänsteleverantörer som Twilio, Gupshup, Clickatell, etc., för att göra WhatsApp-integration till verklighet.

WhatsApp med Vtiger CRM är det bästa sättet att skapa en smart konversation med dina kunder med hjälp av bilder, videor och hyperlänkar. Du kan ansluta till kunder globalt med meddelanden som är säkrade med end-to-end-kryptering.

Med denna integration kan du:

• Skicka och ta emot WhatsApp-meddelanden direkt från CRM.
• Bifoga offerter, fakturor etc. och kontrollera status för att veta kundtillgänglighet.
• Spåra konversationer som hjälper sälj- och marknadsföringsteam att förstå kunderna på ett bättre sätt.

För att veta mer om WhatsApp-integration med Vtiger, klicka här.

Nu är det dags för dig att implementera dessa förbättrade lösningar i ditt företag. Ta kraften i Vtiger's 15-dagars gratis försök och testa själv.