Kunder är avgörande för att ett företag ska växa. Och ju fler kunder du har blir det komplicerat att lagra och dela data. Många organisationer använder flera verktyg och applikationer för att driva sin verksamhet. Detta skapar fragmenterad data som blir en utmaning när team vill hitta relevant information och engagera kunderna effektivt. Andra vägspärrar inkluderar kommunikationsluckor mellan team, dålig kundservice, ineffektiv rapportering, etc. Allt detta skapar en negativ inverkan på organisationstillväxt och uppnå intäktsmål.
Du behöver ett bra kontakthanteringssystem för att lagra och hantera kunddata som köpta produkter, rabatter, förfrågningar som ställts, information om offerter och fakturor, etc. A kontakthantering systemet hjälper dig att organisera, hantera och lagra information om potentiella kunder, potentiella kunder och kunder på en enda plats. Det blir en enda informationskälla som kundinriktade team kan använda för att bygga fantastiska relationer med dem.
Enligt en statistisk rapport, mer än 91 % av företag med 10 eller fler anställda använder en CRM för att hantera konversationer med kunder. Är du en av dem? Använder du ett CRM med ett robust kontakthanteringssystem som ger dig enhetlig kunddata?
Vtigers kundhanteringsfunktion, kontaktmodulen, är en utmärkt lösning för att hantera kunddata. Låt oss ta en titt på Vtigers kontaktmodul, som tar upp de smärtpunkter som nämnts tidigare.
Kontaktmodulen i Vtiger CRM
Du kan använda modulen Kontakter i Vtiger CRM för att lagra, spåra och hantera kontaktuppgifter. Kontakter kan vara en lead (prospekt som är villig att köpa din produkt) eller en kund (som har köpt produkten av dig).
Från kontaktmodulens skärmar kan du:
- Använd olika vyer för att visa kontaktinformation
- Lägg till en kontakt
- Redigera kontaktinformation
- Kommunicera med dina kontakter
- Samarbeta med dina teammedlemmar
- Spara mötesanteckningar
- Skicka dokument
- Generera rapport
Låt oss diskutera dessa i detalj:
Använda olika vyer för att visa kontaktinformation
Hur lätt skulle det vara om du kunde visa data på olika sätt i ett CRM?
- Du skulle kunna lista alla tillgängliga kontaktuppgifter för en snabb titt.
- Då skulle man kunna gå ett steg längre och få en sammanfattning av de enskilda posterna.
- Därefter skulle du kunna få detaljerad information om en kontakt.
Vtiger erbjuder tre olika vyer - listvy, sammanfattningsvy och detaljerad vy för att göra exakt det.
Listvy
Med listvyn kan du visa alla dina sparade poster i form av en lista.
Du har ikoner som hjälper dig att söka efter poster, lägga till en kontakt eller redigera en befintlig post. Historikikonen ger en glimt av dina tidigare aktiviteter, du kan lägga till vilken kontakt som helst direkt med Quick Create.
Inkorgsfunktionen låter dig samla dina e-postmeddelanden på ett ställe och hålla dig uppdaterad om dina möten eller deadlines med funktionen Actions. Kalenderfunktionen låter dig schemalägga alla händelser och prioritera möten.
Med hjälp av synkroniseringsfunktionen kan du länka dina kontakter till tredjepartsappar som Gmail, Office 365, snabbböcker, evenemang etc. Inte bara det att du kan ringa samtal, skicka e-postmeddelanden och SMS direkt från kontaktposten med hjälp av de tillgängliga ikonerna på skärmen.
Sammanfattningsvy
Sammanfattningsvyn i Vtiger ger dig en översikt över din kontakt. One View-widgeten är en av de viktiga funktionerna som ger en 360-gradersvy av din kund. Du kan länka vilken post som helst som är relaterad till din kontakt som affärer, ärenden, fakturor etc. och all information kommer att visas under One View. Tillsammans med det kan du se betygen som givits till dina kontakter, senast du kontaktade, etc., vilket gör uppföljningen mycket enkel.
Det ger dig också ett alternativ att lägga till en kort beskrivning om din kund tillsammans med grundläggande detaljer som namn, organisation, titel, etc. Du kan kontakta din kund under deras kontorstid med hjälp av funktionen Bästa tid att kontakta.
I likhet med listvy kan du kommunicera med dem direkt från posten med hjälp av telefon-, e-post-, skicka SMS- och Whatsapp-ikonerna. Det hjälper dig att tillgodose kundernas krav effektivt i en snabbare takt.
Du kan också förstå livscykeln för din post, dvs. posten är marknadsföringskvalificerad eller försäljningskvalificerad. Med hjälp av @omnämnanden kan du föra en diskussion om just denna post med dina kollegor. Du kommer också att få se kommande aktiviteter och nästa åtgärder som ska utföras som att skicka ett mail, schemalägga ett möte, etc.
Om ditt mål är att driva nya och befintliga kundrelationer måste du ha ett system som låter dig utföra flera uppgifter med ytterligare funktioner. Vtiger presenterar en inbyggd komponent som heter Widgets för att se detaljerad information om dina kunder. Kampanjhistorik, e-postprenumerationer, alla gjorda transaktioner, genomförda undersökningar, chatthistorik, etc., är några av höjdpunkterna i Vtiger Widgets.
Detaljerad vy
Funktionen Detaljerad vy ger alla möjliga detaljer du behöver om en kontakt. Från själva namnet är det tydligt att Detaljerad vy ger en fullfjädrad beskrivning som kreditkortsuppgifter, senast kontaktad via telefon, e-post eller SMS, källan till lead, etc. Den låter dig också veta kontaktens status - hot , kall, varm eller duplicerad. Annan information som engagemangspoäng, profilpoäng etc. hjälper dig att stärka kundsamarbetet.
Lägga till en kontakt
Om du funderar på vad som är så speciellt med att lägga till en kontakt i ett CRM, låt mig upplysa dig. Det finns flera skärmar och sätt att lägga till en kontakt i Vtiger CRM. Du kan lägga till en kontakt med:
- Snabbskapningsfunktionen: Du kan lägga till nödvändig information om dina kontakter och detaljerad information kan läggas till senare. Denna funktion är tillgänglig på alla skärmar och sparar mycket tid.
- Kontaktmodulen: Du kan använda knappen Lägg till kontakt för att skapa en kontaktpost.
- Från olika moduler: Du kan lägga till en kontakt från andra moduler som erbjudanden, produkter, organisationer, fakturor, etc.
- Funktionen Importera kontakt: Data kan överföras från tredjepartsappar till CRM med CSV- eller VCF-filformat.
- Vtiger Enrich: Du kan spara kontaktinformation genom att fånga detaljer från sociala medier som Linkedin.
Redigera kontaktinformation
Det finns tillfällen då du måste redigera kontaktinformation. Säg att du har missat vissa detaljer när du använde Quick Create för att lägga till en kontakt eller att kontakten har informerat dig om en ändring av sin postadress. Du kan redigera information som företag, anställd, utvecklare, branschdetaljer etc. med hjälp av funktionen Redigera som finns i sammanfattningsvyn.
Kommunicera med dina kontakter
Kommunikation är hjärtat i alla företag som fungerar som en stark bro mellan företag och kunder. Som säljare eller kundsupport, om du kan prata bra, kommer folk att börja ta ditt företag på allvar.
Kommunikationskanalerna som finns tillgängliga i en Vtiger-kontaktpost är telefonsamtal, e-postmeddelanden, SMS och Whatsapp. Du kan lita på alla dessa funktioner för att nå din kontakt direkt från CRM. Vtiger integrerar med flera tjänsteleverantörer som Twilio, Plivo, Asterisk, etc. för att utföra dessa åtgärder effektivt.
Samarbeta med dina teammedlemmar
Du kan diskutera en kontakt med dina teammedlemmar genom att använda kommentarer eller @omnämnande från aktivitetsavsnittet i sammanfattningsvyn. Om du till exempel vill ge uppdateringar till din chef angående en kontakt, kan du nämna namnet med @omnämnande och ange detaljer. På så sätt kan du öka teamsamarbetet för att ge en bättre service.
Håll mötesanteckningar
Letar du överallt efter en penna och papper för att skriva ner anteckningar under samtalet? Från kontaktmodulen kan du inte bara ringa direkt utan också göra samtalsanteckningar. Du kan spara och visa dessa mötesanteckningar i telefonsamtalsmodulerna. Och dessa anteckningar hjälper till att spåra viktiga detaljer och skapa välgrundade konversationer sömlöst.
Skickar dokument
Om du är en säljare kan du behöva skicka ett dokument som ett avtal, en plan eller presentation till dina kunder. Efter att ha skickat det kommer du att vara intresserad av att veta om de har öppnat dokumentet eller undertecknat eller läst det.
Modulen Dokumentdelning gör det möjligt genom att centralisera alla dina dokument på ett ställe. Du kan skicka eller dela dokument med dina kunder och spåra deras engagemangsnivåer. Du kommer också att få aviseringar i realtid om de utför åtgärder på dokumenten.
Genererar rapporter
Du kan skapa rapporter från Analytics-widgeten som finns i sammanfattningsvyn för att få nyckeltal om en kontaktpost. Rapporter relaterade till din kontakt som antal ärenden, antal förfrågningar, etc., kommer att visas i ett diagram eller i tabellform.
Fördelar med att använda Vtiger Contact Management
Vid det här laget kanske du har fått en uppfattning om Vtiger Contact Management-funktioner. Låt mig gå igenom fördelarna med att använda modulen Kontakter för att optimera teamprestanda och förbättra kundupplevelsen.
Centraliserad data
Ett centraliserat datahanteringssystem hjälper dig att lagra alla transaktionsrelaterade poster på en enda plats och eliminerar risken för dataduplicering.
Kontaktmodulen är ett centralt datalager – en enda informationskälla. Dina försäljnings-, marknadsförings- och kundsupportavdelningar kan få tillgång till realtidsinformation som hjälper till att öka samarbetet.
Det hjälper dig att minska beroenden mellan team och den ansträngning som krävs för att samla in data. Du kan också hålla dig uppdaterad om kundengagemangsnivån, inte bara med ditt team utan med andra team i organisationen.
360-graders kundvy
En av anledningarna till att du bör ha ett Vtiger kontakthanteringssystem är dess förmåga att tillhandahålla enhetlig kunddata. Tror du inte att det skulle vara lätt om du kan se alla dina relaterade kontaktuppgifter på ett ställe?
Vtiger One View låter dig se relaterad data för kontakt som affärer, fakturor, organisation etc., på en enda plattform. När du har en enhetlig syn på din kund kan du förstå deras beteendemönster och smärtpunkter, vilket hjälper dig att fokusera på att tillgodose deras specifika behov. På så sätt kan du berika samarbetet och maximera transaktionskonverteringar.
Automation
Teknikens boom hände bara för att göra våra liv enklare. Så varför inte använda den till fullo. Med automatisering i ditt kontakthanteringssystem kan du ställa in arbetsflöden för att utföra dina uppgifter effektivt. Arbetsflödesautomatisering utlöses för vissa förhållanden i modulen Kontakter.
Du kan till exempel automatisera processen att skapa leads eller kontaktposter från inkommande e-postmeddelanden. Du kan automatisera olika processer som att tilldela leads till säljteamet, lansera kampanjer, schemalägga intervjuer etc.
Analytics
Inget företag vill fortsätta att expandera sin verksamhet utan att ha en tydlig riktning. Med Analytics-widgeten i modulen Kontakter kan du övervaka dina kundrelaterade aktiviteter, försäljningsframsteg, resultatstatistik etc. vilket hjälper dig att fatta välgrundade beslut. Alla dessa insikter hjälper teamet att prestera bättre och uppnå uppsatta mål redan innan deadline.
Nu redo att provköra? Installera Vtiger CRM och njut av fördelarna med kontakthanteringssystemet. Bli Medlem Nu!
