Om du har velat ladda upp data till Vtiger från en CSV-fil eller integrera den med programvara från tredje part, men var orolig för att överlappande data i Vtiger och den externa källan skulle kunna generera de fruktade duplikatposterna - vi har goda nyheter för dig . Vtiger förhindrar nu automatiskt skapande av dubbla poster.
OBS: Som svar på några e-postmeddelanden som vi har fått vill vi klargöra att det här verktyget är tekniskt mer användbart än våra befintliga dedupliceringsverktyg - det ger 24/7 automatiskt skydd mot uppkomsten av dubbletter från alla källor. Användare kan ställa in mycket mer komplexa regler för att bestämma när en post ska betraktas som en duplikat (t.ex. ett matchande förnamn, efternamn och företagsnamn), och verktyget fungerar kontinuerligt i bakgrunden för att förhindra dubbletter från alla manuella eller automatiska poster generationskälla, inte bara registrera import från en CSV-fil. Det förhindrar till och med att dubbla poster skapas när två olika poster senare redigeras för att matcha varandra. Vi hoppas faktiskt att det direkt eliminerar behovet av deduplicering senare.
Dubbla poster är bland de mest kända besvären med att använda programvara för att hantera viktiga data. De kryper in när människor lägger till eller laddar upp kontakter och erbjudanden, synkroniserar data med tredjepartsprogramvara och genom i princip alla processer som tar med data till en CRM - och de skapar förödelse för produktiviteten.
Att hantera dessa extra poster gör mer än slöseriets tid. Samma Bob Smith som visas två gånger i en försäljningsrörelse kan till exempel leda till att två försäljningsföreningar försöker vinna samma mans verksamhet. Men medan de försäljningsföreningarna så småningom kan upptäcka och åtgärda avviket, blir många dubbla dokument oupptäckta, och de flyter nästan alltid till viktiga men tyvärr felaktiga rapporter. Om de dubbla dokumenten råkar vara en kontakt eller en affär, kan de också skapa en ojämn och smärtsam förvirrande kundupplevelse, säg när en lojal kund behandlas som en främling eftersom den ofullständiga versionen av deras kontaktinformation används som grund av ett mail eller konversation.
Vtiger låter dig ställa in det och glömma det för att förhindra dubbletter
Med Vtigers mars uppdatering tar vi dig till ett "set-it-and-forget-it" sätt att förhindra dubbla poster. Du berättar Vtiger vilken kombination av fält som tillsammans anses unik, och Vtiger ser till att endast en av dessa kombinationer finns i systemet. Oavsett om du tittar på ett rekord som är unikt baserat på ett enskild rekordnummer eller i kombination med faktorer som förnamn, efternamn och företagsnamn, kommer Vtiger att kontrollera om duplikat innan de skapas. Denna kontroll görs även under synkroniseringsoperationer (ex: med Google Kontakter, Quickbooks, ..etc), med möjlighet att ställa in antingen Vtiger eller det externa systemet som mastern.
Så här skapar du dubbletter hantering av det i Vtiger
- Browsar till Meny> Alla inställningar> Modulhanteraren> Modullayouter och fält
- Välj önskad modul i rullgardinsmenyn
- Klicka på Duplicate Prevention fliken
- Vänd på Aktivera dupliceringskontroll strömbrytare
- I textrutan lägger du till mellan ett och tre fält som tillsammans utgör en unik post. Det kan vara ett unikt rekordnummer, ett för- och efternamn eller ett för- och efternamn och ett organisationsnamn.
- Ange ett av tre sätt som du vill att Vtiger ska adressera några duplikat som den hittar när poster läggs till Vtiger
- Använd endast den senaste kopian
- Använd den interna kopian
- Använd extern kopia
Vtiger hanterar dubbletter från en enstaka skiva, CSV-import, arbetsflöde eller en synkronisering från ett 3rd-partiprogram lite annorlunda, så gå vidare till vår duplikera dokumenthanteringsdokumentationen om du är intresserad av de snygga detaljerna. En gång konfigurerad förhindrar Vtiger dock dubbletter som kan komma från vilken källa som helst.
Har du några frågor om att skapa dubbletter av poster eller vill prata om andra utmaningar som hindrar dig från att använda ditt CRM fullt ut? Lämna en kommentar i rutan nedan, eller skicka ett mejl till oss [e-postskyddad]. Vi kanske bara bygger och presenterar en lösning på ditt problem i vårt nästa blogginlägg!
