Google CRM: En SMB Business Owner's Guide

Lär dig vad kundrelationshantering (CRM) integrerad med Google Workspace-applikationer (G-suite) innebär för små och medelstora företag utan stora teknikbudgetar. 

Har Google ett CRM?

Det enkla svaret – Nej, Google har inte sin egen produkt för kundrelationshantering (CRM) eller erbjuder några inbyggda som en del av Google Workspace-applikationer (tidigare G Suite). Det erbjuder ett mycket grundläggande kontakthanteringsverktyg som heter Google Contacts men detta är inte en fullfjädrad CRM-lösning.

Google Contacts kan i bästa fall användas för att lagra kontaktinformation för potentiella kunder och kunder, men det har inte förmågan att organisera leads, sätta upp och hantera försäljningspipelines, köra integrerade marknadsföringskampanjer eller få analyser och insikter.

Kan vi använda Google Workspace Applications som ett CRM?

Du kan hacka ihop ett mycket primitivt CRM-verktyg med hjälp av Google Workspace-applikationer.

• Google Kontakter för att spåra dina kontakter. 
• Google Formulär för att fånga kontaktinformation. 
• Google Docs and Slides för att skapa nödvändiga dokument för marknadsföring och försäljning och skapa fakturor med mallar. 
• Google Sheets kan konfigureras för att fungera som ett primitivt spårningssystem för transaktioner. 
• Gmail och Chat för internt samarbete och e-post. 
• Google Meet för att ställa in samtal.

För en frilansare eller mycket litet företag med en begränsad uppsättning kunder kan detta tillvägagångssätt fungera. Men även om det finns någon form av sammankoppling mellan Google Workspace-applikationer, är de inte i sig utformade för att fungera tillsammans som moduler eller komponenter i ett större integrerat system.

Data är till stor del silade och det är inte lätt för team att samarbeta kring en enda informationskälla. Det är lätt för data att replikeras, förloras eller till och med bli stulen när den lagras i osäkra källor som Google Sheets. Enkelt uttryckt är Google Workspace-applikationer inte utformade för att fungera som ett CRM.

Vad är ett Google CRM?

CRM i Google är en övergripande term som används för att beskriva CRM-verktyg som integreras med applikationer i Google Workspace. 

Dessa tredjeparts CRM:er integrerade med Workspace-applikationer ger användare möjlighet att synkronisera data mellan CRM och populära applikationer som Gmail, Drive, Kalender. 

För små företag som använder Workspace-applikationer för sin dagliga kommunikation och samarbete, eliminerar behovet av manuell inmatning och växling mellan applikationer att ha ett CRM som integreras väl med dessa applikationer. 

Team kan samarbeta, dela data, uppdatera CRM-poster, boka och genomföra möten, organisera sina kalendrar, allt utan att behöva växla mellan deras val. 

Fem kärnfunktioner att leta efter när du väljer en CRM för Google Workspace

Oavsett om du är ett litet eller medelstort företag eller en soloprenör som använder Google Workspace-applikationer i stor utsträckning finns det ingen "bästa CRM". Det du bör leta efter är rätt CRM som kan anpassa och stödja dina unika krav.

Rätt Google CRM för ditt företag är alltså den som kan automatisera, spara tid genom att låta dig arbeta inifrån den applikation du väljer - få tillgång till CRM-data från arbetsplatsapplikationer eller få tillgång till arbetsplatsapplikationsfunktioner från CRM.

Det spelar egentligen ingen roll vilken bransch du vänder dig till och vad din försäljnings- eller supportprocess är. Som ett minimum bör ditt CRM ha följande funktioner

1. Sömlösa integrationer med Google Workspace-applikationer

Rätt Google CRM är ett som ger sömlös integration med Google Workspace-applikationer som du redan använder i ditt företag.

Även om detta kan verka självklart, integrerar många CRM:er som påstår sig vara Google CRM:er inte sömlöst med Workspace-applikationer. De kan kräva att du använder tredjepartsanslutningar för att uppnå mycket av det du vill göra, vilket motverkar syftet. Du ska inte behöva ha djup teknisk expertis eller skriva anpassad kod för att få igång grundläggande datasynkronisering.

2. CRM ska vara enkelt att installera

Rätt Google CRM är ett som är så enkelt att ställa in och konfigurera att det bara fungerar "out of the box".

CRM-verktyg spänner över olika nivåer av komplexitet. Det finns extremt enkla engångsapplikationer som bara gör en eller några få saker till de enormt komplexa företagsklasserna som behöver djup teknisk expertis för att installera och administrera.

Med hundratals fält och avancerade anpassningsmöjligheter kan de flesta av dessa CRM:er vara överväldigande för små företag att installera. Du behöver ofta anlita dyra erfarna specialister för att få igång verktyget – och även då kan det vara en utmaning att administrera dagligen.

Den idealiska Google CRM bör få dina Workspace-applikationsintegrationer aktiva med några få klick genom att bara kräva att du loggar in med ditt Google Workspace ID och har en intuitiv administratörskontrollsida som låter dig bestämma hur du vill hantera dataåtkomst för olika applikationer och användare .

3. Intuitivt att använda

Rätt Google CRM ska vara intuitivt att använda för varje enskild teammedlem i organisationen.

Verktyg kan bara vara effektiva när teammedlemmar använder dem på det sätt som de ska. För upptagna säljare som stänger affärer och jagar nya potentiella kunder är det bara en olägenhet att använda ett CRM som inte gör livet enklare eller sparar tid.

Teammedlemmar över funktioner, vare sig det är försäljning, marknadsföring eller support, ska intuitivt kunna förstå användargränssnittet och arbetsflödet i CRM och i integrationerna inom applikationer.

4. Enkel anpassning och enkel skalning upp (eller ned)

Rätt Google CRM ska vara lätt att anpassa för att möta dina affärsprocesser och arbetsflöden. Verktyget ska inte bara anpassa sig till din befintliga affärssituation, det ska också kunna skalas när du växer.

När företag växer lägger du till nya processer, du förfinar deras befintliga processer för att bli mer effektiva och utökar din verktygsuppsättning för att införliva ytterligare funktionalitet. CRM bör utformas för att anpassa och skala lätt med dessa förändringar.

Det kan till och med hända att när organisationen växer väljer du att använda en annan samarbetsplattform och en annan uppsättning applikationer för att hantera deras e-post, kalender och dokument. CRM bör kunna hantera denna migrering enkelt också istället för att du måste riva upp allt och bygga om från grunden.

5. Supportens kvalitet

Rätt Google CRM bör ha ett bra tekniskt och processsupportteam som kan guida dig när du behöver hjälp.

Som med alla verktyg kommer det att finnas tillfällen när du behöver hjälp. Och när du gör det bör det finnas ett effektivt och lyhört team för att lösa dina frågor. Att införliva ett CRM i din sälj- och marknadsföringsteknologistack är ett icke-trivialt beslut och bör vara på lång sikt. Välj ett CRM med en etablerad meritlista och bra kundfeedback.