FM Bird + Vtiger CRM

TL;DR sammanfattning

• FM-fågelöversikt: Ett serviceinriktat företag i Japan, specialiserat på att hantera mediapersonligheter, erbjuda kurser och insikter i ljud- och videodistribution.
• rykte: Känd för att utveckla mediatalanger som radio-DJ:s och sportspelare, och erkänd som "Japans enda kurs".
• Operativ utmaning: Förlitade sig på en föråldrad Access-databas och mötte komplexitet i finansverksamheten på grund av Japans bankavgiftsstruktur och kunders betalningskonsolidering.
• Teknisk begränsning: Använde det japanska systemet Ya Yoi för skatteefterlevnad, men ställdes inför språk- och gränssnittsutmaningar och tog till kalkylblad.
• Vtiger CRM-implementering: Antagen för att centralisera data och försäljningsverksamhet, effektivisera affärsprocesser.
• Moduler som används: Hanterade fakturor, offerter och försäljningsorder; erbjöd ett effektivt förhållningssätt till kundinteraktion och finansiell dokumentation.
• Betalningsfunktionsförmån: Förenklad spårning och avstämning av betalningar, särskilt med kunder som konsoliderar flera fakturabetalningar.
• Rapporteringssystemets fördel: Möjliggjorde enklare sammanställning och analys av finans- och kunddata för informerat beslutsfattande.
• Driftseffektivitet: Övergången från Access-databas till Vtiger CRM förbättrade datahantering och operativ effektivitet.
• Affärspåverkan: Vtiger CRM förbättrade försäljningsverksamheten, hantering av kundrelationer och positionerade FM Bird för fortsatt framgång.

Om företaget

FM Bird är ett Japan-baserat serviceinriktat företag som specialiserat sig på hantering av mediepersonligheter. Med huvudkontor i Tokyo, med en stark närvaro i Nagoya och Osaka, är företaget känt för sin expertis i att guida både nykomlingar och erfarna proffs genom praktiska kurser. Deras omfattande erbjudanden inkluderar värdefulla insikter om ljud- och videodistribution.

Utmärkt för sitt orubbliga engagemang för att utveckla mediatalanger, har FM Bird Academy konsekvent fostrat individer som radio-DJ:s, värdar och sportare. Under decennierna har FM Bird byggt upp ett starkt rykte och stolt tjänat utmärkelsen att bli erkänd som "Japans enda kurs."

I en diskussion nyligen lyfte Reinhold, frilansande IT-chef på FM Bird, fram de olika utmaningarna som påverkar företagets affärsproduktivitet. Noterbart uppstod implementeringen av Vtiger CRM som en lösning för att effektivt hantera dessa utmaningar.

Utmaningen

FM Bird använde initialt en Access-databas, vilket tjänade företaget väl under en betydande period. Men när affärsmiljön utvecklades blev det uppenbart att den befintliga databasen, som är ett decennium gammal, inte längre kunde uppdateras för att möta de nuvarande operativa behoven hos FM Bird.

Dessutom stod företaget inför en utmaning i den finansiella aspekten av sin verksamhet. Strukturen för bankavgifter i Japan skapade komplexitet i allokeringen av fakturor. Denna utmaning förvärrades ytterligare av att FM Birds kunder ofta konsoliderade betalningar för flera fakturor till enstaka banköverföringar.

För att uppfylla skattekraven använde FM Bird ett japanskt tekniksystem känt som Ya Yoi. Även om det var effektivt för sitt avsedda syfte, ledde avsaknaden av en engelsk version och vissa gränssnittsbegränsningar till att Reinhold använde kalkylbladsberäkningar som en alternativ metod för att hantera dessa processer.

Lösningen: Centralisera data och försäljningsverksamhet i Vtiger CRM

Som svar på de operativa utmaningarna som FM Bird står inför, introducerade ledningen idén att anta Vtiger CRM, ett beslut som teamet kommit överens om. Detta CRM valdes för sin robusta funktionalitet och förmåga att effektivisera olika aspekter av affärsprocessen.

De specifika modulerna i Vtiger CRM som används av FM Bird inkluderade de för hantering av fakturor, offerter och försäljningsorder. Dessa moduler är vanligtvis utformade för att underlätta ett effektivt och integrerat tillvägagångssätt för att hantera klientinteraktioner och finansiella dokument. De möjliggör skapande, spårning och uppdatering av offerter och fakturor direkt i systemet, vilket säkerställer ett sömlöst flöde från försäljningsofferter till bekräftade order och slutligen till fakturering.

En av de framstående funktionerna för FM Bird var betalningsfunktionen inom Vtiger CRM. Den här funktionen erbjuder vanligtvis en konsoliderad bild av betalningar och fakturering, vilket förenklar uppgiften att spåra och stämma av betalningar. Det är särskilt fördelaktigt för företag som FM Bird, som tidigare hade ställts inför utmaningar på grund av att kunder konsoliderade flera fakturabetalningar. Systemet gav sannolikt alternativ för att registrera delbetalningar, fullständiga betalningar och överbetalningar, och erbjöd därmed en heltäckande lösning för att hantera finansiella transaktioner.

Reinhold, IT-chefen, lyfte fram det flexibla rapporteringssystemet för Vtiger CRM som en viktig fördel. I många CRM-system är rapporteringsverktyg avgörande för att generera insikter från data. Dessa verktyg tillåter ofta användare att skapa anpassade rapporter och extrahera specifika datapunkter som är relevanta för affärsbehov. För FM Bird innebar detta enklare sammanställning och nedladdning av finans- och kunddata, vilket möjliggjorde mer informerat beslutsfattande och strategiutveckling.

Med ackumuleringen av tillräckligt med data inom Vtiger CRM kunde FM Bird gå bort från den gamla Access-databasen. Denna förändring markerade sannolikt en betydande förbättring av datahantering och operativ effektivitet. Övergången till Vtiger CRM löste inte bara de omedelbara problemen med fakturahantering och betalningsspårning utan positionerade också FM Bird för att bättre utnyttja sin kunddata för framtida tillväxt och optimering av affärsprocesser.

Slutsats: Förbättrad affärsverksamhet med Vtiger CRM

I motsats till den komplicerade karaktären hos Access-databasen som tidigare använts av FM Bird, har införandet av Vtiger CRM visat sig vara en optimal lösning för att övervaka företagets verksamhet och underlätta strömlinjeformad hantering av försäljningsrelaterade aktiviteter, inklusive försäljningsspårning, leads, offerter, möjligheter och fakturor.

Medan det fanns en första inlärningskurva för FM Bird-anställda vid övergången till Vtiger CRM, upptäckte de så småningom dess användarvänliga gränssnitt och började uppskatta dess mångsidiga funktioner. De omfattande funktionerna i Vtiger CRM har avsevärt förbättrat enkelheten att komma åt kritisk säljdata, generera fakturor och har totalt sett bidragit till ett jämnare flöde i FM Birds försäljningsverksamhet.

Det är anmärkningsvärt att FM Bird har utvecklats till att använda företagsversionen av Vtiger CRM, vilket indikerar ett ihållande engagemang för att utnyttja avancerade funktioner och möjligheter för ökad affärseffektivitet. Denna strategiska förändring mot Vtiger CRM har utan tvekan spelat en avgörande roll för att optimera försäljningsprocesser, främja förbättrad kundrelationshantering och positionera FM Bird för fortsatt framgång i sina strävanden.