KPI + Vtiger CRM

Företag

Krishna Park Infracon (KPI) är en innovativ bilparkeringsleverantör baserad i Kolkata, Indien. Partnerskap med WOHR, en ledande tillverkare av bilparkeringssystem i Europa, har KPI framgångsrikt etablerat en stark fotfäste i den här blomstrande industrin med kunder spridda över Indien. Sedan grundandet i 2009 har KPI-teamet installerat mer än 3000-automatiserade parkeringslösningar för bostäder, detaljhandel och kommersiella byggnader.

Utmaning

Under de första åren hanterades all affärsrelaterade data och processer manuellt på kalkylblad eller papper – och detta ledde så småningom till problem. Med tiden blev det en kostsam ansträngning att organisera kundrelaterad data, övervaka projektrelaterade uppgifter, hålla reda på lager och hantera hela affärsprocessen på kalkylblad och papper. Avinash Yaduka, direktören för företaget, insåg snart att han och hans team ägnade timmar åt repetitiva uppgifter för att hantera affärsprocesser på excelark.

Lösningen: Vtiger CRM

Avinash började söka efter en lösning som skulle kunna automatisera repetitiva uppgifter och effektivisera affärsprocessen för att hjälpa hans team tillbringa mer tid att förbättra kundservicen - och det ledde honom till CRM. "Vår sökning efter ett CRM-system som kunde anpassas för vår affärsprocess slutade på Vtiger. Med Vtiger har vi effektiviserat hela vår affärsprocess ", säger Avinash.

Vtiger räddade oss flera timmar till att söka och dela data

Innan du använde Vtiger behöll KPI all dess affärsdata i Excel-ark. Som ett resultat spenderade KPIs team åtminstone en timme varje dag och dra och sammanfogar data från olika kalkylblad. "Vår försäljningsprocess börjar med en försäljningsgrupp som samlar kundernas krav. Därefter analyserar ett lösningsdesignteam dessa krav och ger en generell arrangemangsteckning. När kunden godkänner lösningen besöker våra installationsmedlemmar webbplatsen och slutför installationen. När installationen är klar tar vårt efterhandsteam över postinstallationstjänster. Vi har också ett kundservice team som svarar på kundfrågor. Under hela processen, från pre-sales till postförsäljning delar våra teammedlemmar massor av data. Övervakning, spårning och delning av information på ark var en svår och tidskrävande process ", säger Avinash.

Med Vtiger har KPI: s team organiserat alla sina affärsdata på ett ställe, vilket gör att magi kan hända. "Vi använder kontaktmodul för att spara vår kundinformation, Inventory-modul för att spåra flöde av produkter och fallmodul för att spåra kundproblem. När en post skapas eller ändras i Vtiger, meddelas det berörda laget omedelbart. Varje dag sparar vi oss flera minuter till att skicka e-postmeddelanden om senaste uppdateringar. Och den globala sökfunktionen i Vtiger drar den information vi behöver, springa igenom en zillion-registrering i bråkdel av en sekund. Jag och mitt team kan komma åt alla uppgifter som anges i Vtiger när som helst utan några problem. "

Vtiger gav oss möjligheten att skapa nya moduler för att fånga ytterligare inventeringsinformation

"Inventionsspårning är avgörande för våra försäljnings-, installations- och serviceprocesser. Varje dag går många icke-förbrukningsbara verktyg som maskinvaror och förbrukningsartiklar som fett in och ut ur vårt lager. Om vi ​​inte spårar våra lager effektivt för att hålla våra lager på en säker nivå, kommer vi sannolikt att göra sena leveranser - vilket gör vår kunds erfarenhet ", säger Avinash.

Spårning av lager på kalkylblad var en besvärlig process. Det fanns inget effektivt sätt att spåra hur mycket av inventeringen som släpptes mot en projektuppgift eller ett tjänstekontrakt. Det var inte möjligt att uppdatera kvantiteten på lager när produkterna gick in och ut ur inventeringen.

Avinash fortsätter att säga hur Vtiger hjälpte till att lösa detta problem. "Vtiger gav oss möjligheten att granska varor som rör sig in och ut ur vårt lager. Vi byggde två nya moduler för att spåra utsläpp och upphandling av lagerobjekt. Nu är varje produkt som går ut ur vårt lager inmatad i Out-modulen och när några av dessa produkter returneras görs en post i In-modulen. Varje gång en produkt går ut markeras den mot en projektuppgift eller ett servicekontrakt eller en biljett. Det här sättet att spåra varulager gör det möjligt för oss att hålla koll på enskilda objektrörelser och öppningsbalans när som helst. "

Vidare har Avinash utnyttjat Vtigers förmåga att skapa anpassade fält och arbetsflöden för att hålla en flik på lagernivå. "Vi har ett anpassat fält i varje produktregistrering som definierar en ordernivå för den aktuella produkten. Och med anpassade arbetsflöden kör vi regelbundet en rapport som listar alla produkter som har nått under den definierade ordernivån. Vi skapar beställning i Vtiger när en produkt har nått under ordernivån. Denna process hjälper oss att se till att vår lagerhållning alltid upprätthålls på en säker nivå. "

Vtigers arbetsflöden hjälper oss att hantera tjänstekontrakt bättre:

"Vårt arbete stoppar inte vid installation av parkeringslösning. När ett projekt är märkt färdigt övergår våra postförsäljningsteammedlemmar och skapar serviceavtal. Vi har olika typer av serviceavtal. Till exempel kan ett servicekontrakt vara en garanti eller ett årligt underhållsavtal. För vart och ett av dessa servicekontrakt tillhandahåller vi olika servicetjänster på ett år. Vi har några servicekontrakt som ger 6-tjänster ett år och några andra som tillhandahåller 4-tjänster. Innan du använde Vtiger var hanteringen av dessa servicekontrakt besvärliga ", säger Avinash.

"Med Vtigers arbetsflöden som arbetar med serviceavtal är en cakewalk. När ett servicekontrakt skapas har vi ett anpassat arbetsflöde som skapar biljetter till varje tjänst. Till exempel, om ett tjänstekontrakt tillhandahåller 6-tjänster, skapas 6-biljetter automatiskt. Var och en av dessa biljetter är stängd efter avslutad service. Vi har arbetsflöden på biljetter för att skicka epostpåminnelser till mitt serviceteam. Detta säkerställer att vi aldrig missar en tjänsteavdelning. När vi slutfört en tjänst stänger vi biljetten och ett automatiskt SMS och e-postmeddelande går till vår kund. "

Vtiger hjälper Krishna Park Infracon-teamet att spara tid, förbättra samarbetet och få saker i tid. Avinash använder Vtiger för att spåra varje försäljningsaktivitet och övervaka alla kundsamtal för att styra sitt lag excel på vad de gör. Med Vtigers flexibilitet och anpassningsbarhet kan Avinash bättre organisera hela sin affärsprocess.