LabStats + Vtiger CRM

Företag

Labstats tillhandahåller molnbaserade programvarulösningar som hjälper utbildningsinstitut att spåra användningen av sina tekniska tillgångar. LabStats samarbetar med olika skolor och universitet, med hjälp av mjukvarulösningar som hjälper till att upptäcka tillgängliga datorer i laboratorier, identifiera datorer som behöver underhåll, veta vilka applikationer som är mest använda och vilka är underutnyttjade med mera.

Utmaning

När LabStats startade för tretton år sedan utvecklade de ett CRM-system för att hantera försäljningen. Men när verksamheten växte över åren växte behoven alltmer komplicerat. Medan säljteamet behövde ett system för att hantera försäljnings- och kundkonton, behövde redovisningsteammedlemmarna ett system för att behandla försäljningsorder och fakturor. Och eftersom försäljnings- och redovisningsgrupperna arbetade nära, behövde LabStats också ett effektivt samarbetsverktyg. LabStats ville ha en CRM-lösning som kunde lösa behov av olika avdelningar utan att duplicera kunddata, men de flesta av de tillgängliga CRM-systemen löste bara ett eller två av sina många behov.

Lösningen: Vtiger CRM

"Vtiger är det mest integrerade CRM-systemet och har hjälpt oss att uppnå alla våra försäljnings-, kundsupport- och redovisningsmål", säger Christian Hayes, VD för LabStats.

"Vtiger var det mest välbalanserade CRM-systemet för alla CRM-system vi utvärderade. Vtiger hjälper oss att hantera kunder och processer före, under och efter en försäljning. Det är en heltäckande lösning ", säger Christian. LabStats utvärderade mer än 20 olika CRM-system innan du valde Vtiger. "Andra CRM-er vi kollade in krävde att vi skulle ha 2 eller till och med 3 separata lösningar för att behålla vår försäljning, support och redovisningsprocess. Vi använde även Salesforce ett tag men insåg snart att det inte uppfyllde våra affärsbehov. Salesforce hade för begränsat fokus på processen att spåra en utsikter till konvertering och det krävde omfattande anpassning för att hjälpa oss att fortsätta att spåra en kund hela tiden med oss. "

För Labstats-lagmedlemmar, som hanterar all kundrelaterad data i Vtiger sparar inte bara tid och ansträngning utan eliminerar också felkommunikation. "Våra försäljnings-, support-, redovisnings- och verksamhetsgrupper använder Vtiger varje dag för att få jobb. Och med ett system ser du till att alla våra kundrelaterade data är på ett och samma sätt - att dela och söka information snabbt och smidigt. Eftersom våra anställda inte behöver skjuta eller dra kundinformation eller status från flera system finns det inget utrymme för mänskliga fel. "

Vtigers anpassningar och automationer har accelererat LabStats affärsprocess

Christian har automatiserade uppgifter och anmälningar i Vtiger för att hjälpa sitt team att arbeta effektivt. "Eftersom Vtiger är lätt att anpassa till våra specifika affärsbehov, har vi effektiviserat vår affärsprocess." Ett utmärkt exempel på förbättrad effektivitet kommer från LabStats beställningsskapande och uppföljningsavdelning. "När en order är mottagen och markerad Godkänd skapar Vtiger ett ärende som har fullständiga detaljer om beställningen och kunden och tilldelar det tekniska teamet för orderuppföljning. Då när det här fallet är märkt Löst av tekniskt team, informeras kontoansvarig om att följa upp med kunden för att se till att de har allt de behöver. "

Vtigers anpassade arbetsflöden har också hjälpt LabStats-teamet att bli informerade om viktiga frågor. "Vi använder anpassade arbetsflöden för att utlösa meddelanden när ett villkor är uppfyllt. Ett exempel är att anmäla kontoansvariga om en kund inte förnyar före prenumerationsdagen. Kontoförvaltare mottar förnyad förhandsanmälan på tre punkter i tid - 60 dagar före abonnemangsperioden, 2 veckor före abonnemangets utgång och på dagen för abonnemangets utgång. Dessa meddelanden hjälper våra kontoansvariga att ansluta till kunder som är skyldiga att förnya och förstå om de har några problem att förnya eller ha några nya krav och vidarebefordra dem till rätt team "

Vtiger har hjälpt LabStats att förbättra sin kundförnyelseshastighet med 15% YOY

"Vi har konfigurerat Vtiger på ett sådant sätt att det hjälper oss att betala rätt uppmärksamhet åt rätt kund vid rätt tillfälle." LabStats har några unika kundprocesser förutom den vanliga försäljningen. "Vi skapade en ny modul i Vtiger som hjälper våra kontochefer veta när de ska checka in med kunder och spåra slutförandet av dessa incheckningar. Detta sparar kontoansvariga åtminstone 30 minuter om dagen eftersom de inte behöver kamma genom listor över konton för att bestämma vem som ska kontakta och när. Vtiger skapar automatiskt nya möjligheter för kontoadministratörer innan en kund kommer förfallen för förnyelse av abonnemang, så att de kan hålla sig före förnyelsedatum och få offerter i tid till kunderna. Eftersom vi föredrar personlig kontakt, skickar vi inte automatiskt förnyelseminnelser till kunder. Och eftersom Vtiger fångar alla interaktioner som våra kunder har med sina kontoansvariga kan våra försäljningsföreningar granska dessa interaktioner för att ge en bättre lösning. "

Vtigers arbetsflöden och @mentions håller LabStats lag i perfekt synkronisering

"Innan vi använde Vtiger hände all vår interna kommunikation utanför CRM. När till exempel försäljningsföreningar ville att redovisningsteamet skulle generera en faktura, skulle förfrågan och uppföljningen ske genom utbyte av e-postmeddelanden. Detta var en tidskrävande process och orsakade oönskade förseningar. Men nu har vi arbetsflöden som omedelbart meddelar berörda personer när de har slutfört uppgifterna. Försäljningsförbund anmäls när kundens supportbiljett är stängd. Redovisningsgruppen anmäls när en affär är stängd. Vårt redovisningsteam behandlar en order i flera steg och i varje steg anmäls vårt tekniska team att initiera orderuppföljning. När beställningen är uppfylld, redovisas redovisningsteamet för fakturering av kunden. Denna process för intern kommunikation sparar en betydande tid som annars användes på manuell sökning efter information utanför CRM ".

LabStats teammedlemmar använder Vtiger s @Mention på journaler för att fånga berörda människors uppmärksamhet direkt "@Mentions har hjälpt oss att minska kommunikationsförseningarna. Eftersom vi har aktiverat skrivbordsbeskrivningar för @Mentions, kan den medarbetare som nämns i en post se meddelandet omedelbart och kan vidta snabba åtgärder. "