Günlük iş hayatında, yöneticilerden, üst düzey yöneticilerden ve diğer karar vericilerden onay gerektiren birçok iş süreci ve belgeyle karşılaşırsınız. Örneğin, satış temsilcileri genellikle fiyat tekliflerinde indirim onayı almak için yöneticilerine başvururlar. Onay taleplerini e-posta yoluyla iletmek, gelen kutusunu gereksiz yere doldurabilir ve verimsiz olabilir.
Diyelim ki bir müşteri %20 indirim istiyor ve bu indirimin yöneticileriniz tarafından onaylanması gerekiyor. İlk olarak, birinci seviye yöneticinize bir e-posta gönderiyorsunuz ve o da bunu ikinci seviye bir yöneticiye iletiyor. Soru, geri bildirim veya açıklama isteyen her e-posta, e-posta zincirine ekleniyor. Bu e-posta yazışmalarında tek bir "yanıtla" veya "tümünü yanıtla" seçeneğinin atlanması istenmeyen karışıklıklara yol açıyor. Bu süreç verimsizdir, istenmeyen gecikmelere neden olur ve bazen onaylar bile kaybolabilir.
Vtiger CRM'de Onaylama Özelliğinin Tanıtımı:
Vtiger'ın yeni Onaylar Bu yapılandırma, CRM yöneticilerinin onay iş akışlarını doğrudan CRM kayıtları üzerinde tanımlamasına olanak tanır. Onaylar sistem dışında gerçekleşmek yerine, talepler CRM'nin içindeki önceden tanımlanmış kurallar üzerinden ilerler.
Onaylar, tekliflere, indirimlere, kampanya bütçelerine veya yönetim onayı gerektiren herhangi bir sürece uygulanabilir. Bu, onayların tutarlı bir yol izlemesini, tüm paydaşlar tarafından görülebilir olmasını ve gerçek iş kayıtlarına işlenmesini sağlar.
Kurallara Göre Onay İçin Otomatik Teklif Gönderme
Vtiger'ın onay süreci sayesinde, tekliflerin onaylanması için artık e-posta göndermenize, toplantı yapmanıza, telefon görüşmeleri yapmanıza veya onaylayıcıların peşinden koşmanıza gerek kalmaz. Önceden tanımlanmış koşullar karşılandığında teklifler otomatik olarak onaya gönderilir; bu da onay sürecini ayrı bir manuel adım yerine teklif verme iş akışının bir parçası haline getirir.
Tek seviyeli ve çok seviyeli onayları destekleyin
Vtiger, duruma bağlı olarak tekliflerin tek bir onaylayıcıdan veya birden fazla onaylayıcıdan onay almak üzere gönderilmesine olanak tanır. Bu esneklik, işletmelerin gerçek raporlama ve karar alma yapılarını CRM içinde yansıtmalarına yardımcı olur.
İndirime dayalı onay mantığını uygulayın
Vtiger, yönetici seviyelerine bağlı olarak tekliflerde veya satış siparişlerinde indirim ayarlamanıza olanak tanır. Örneğin, bir teklifteki indirim %10'un altındaysa, yalnızca birinci seviye yöneticinin onayı gerekebilir. %10'un üzerindeki herhangi bir indirim, hem birinci hem de ikinci seviye yöneticilerin onayını gerektirecek şekilde yapılandırılabilir. Bu, daha yüksek riskli indirimlerin rutin onayları yavaşlatmadan uygun şekilde incelenmesini sağlar.
Basit kurulum ve otomatik yönlendirme
için Onay isteklerini otomatik olarak gönderen bir CRM yöneticisi, onay iş akışını sadece birkaç dakika içinde yapılandırabilir.Koşullar ve onaylayıcılar tanımlandıktan sonra, her alıntı yapmak Vtiger'da oluşturuldu Değerlendirilir ve yönlendirilir, manuel müdahale gerekmez.
Gecikmeyi ortadan kaldırın
Onay gecikmeleri genellikle bağlamın e-postalar, aramalar ve takip görüşmeleri arasında bölünmesinden kaynaklanır. Vtiger, tüm onay görüşmesini teklifin kendisine bağlı tutar, böylece kararlar manuel koordinasyonu beklemeden ilerler.
Teklif kaydına doğrudan erişim
Teklifinizi onay için gönderdiğinizde, onaylayıcılar bir e-posta alırlar ve bu e-postada bir bağlantı bulunur. onları doğrudan şuraya götürüyor Vtiger'da alıntı kaydı oluşturulur. Bu sayede, incelenmesi gerekenleri anlamak için gelen kutularını tarama veya iletilen ekleri inceleme ihtiyacı ortadan kalkar.
Dosya içerisinde ele alınan açıklamalar
İnceleme sürecinde, onaylayıcılar yorum bölümünde ilgili kişileri @etiketleyerek doğrudan teklif içinde sorular sorabilirler. Bu, açıklamaların ayrı e-posta zincirlerine dağılması yerine teklifle bağlantılı kalmasını sağlar.
Gerçek zamanlı bildirimler sayesinde daha hızlı yanıtlar.
@etiketlenen kullanıcılara gerçek zamanlı bildirim gönderildiği için sorular hızla yanıtlanıyor. Bu durum, açıklama ve karar arasındaki bekleme süresini azaltarak onay süreçlerinin gereksiz duraksamalar olmadan ilerlemesini sağlıyor.
Tüm bağlamıyla onaylayın veya reddedin.
Tüm görüşmeler, açıklamalar ve kararlar teklif kaydında görünür kalır. Bu eksiksiz bağlam sayesinde, onaylayıcı ek bir karşılıklı görüşmeye gerek kalmadan belgeyi güvenle onaylayabilir veya reddedebilir.
Yalnızca tam olarak onaylanmış belgelerin müşterilere ulaşmasını sağlayın
Onaylar tamamlanmadan önce fiyat tekliflerinin paylaşılması, özellikle onaylar uzun e-posta zincirlerine dayanıyorsa, risk oluşturur. Vtiger, bir fiyat teklifinin ilerleyebilmesi için onayların tamamlanmasını zorunlu kılarak, eksik onaylardan kaynaklanan hataları önler.
Sıralı Onaylar
Vtiger'ın Onay Sistemi sayesinde, teklifler onaylayıcılar arasında sırayla ilerler. Bir teklif, bir önceki aşama tamamlandıktan sonra ancak bir sonraki onay aşamasına geçer.
Onay Uygulaması
Onaylayıcılardan herhangi biri teklifi reddederse, süreç derhal durur. Gerekli tüm onaylar tamamlanana kadar kayıt kilitli kalır ve böylece müşterilere yalnızca tamamen onaylanmış belgeler ulaşır.
Vtiger CRM'de Onay Mekanizmasının Kullanılmamasının Zorlukları
E-posta onayındaki boşluklar
%15 indirim içeren bir fiyat teklifi taslağı hazırlayıp onay için yöneticinize e-posta ile göndermeyi düşünün. Talep ikinci seviye bir yöneticiye iletilir ve farklı indirim seviyeleri öneren çok sayıda e-posta üzerinden görüşmeler devam eder.
Kaçırılan onaylar
E-posta yazışmaları uzadıkça, önemli onaylar gözden kaçabilir. Bir satış temsilcisi, kısmi yanıtlara dayanarak onay verildiğini varsayabilir ve daha üst düzey bir onayın zaten verildiğini fark etmeden fiyat teklifi gönderebilir.
Yanlış fiyat teklifleri gönderildi
%10 indirim teklifi gönderdikten sonra, potansiyel müşteri daha sonra %12 indirim sunan bir rakip firmayı tercih ettiğini bildiriyor. Yöneticiniz e-posta geçmişini incelediğinde, ikinci seviye yöneticinin %13 indirimi onayladığını görüyor. Onay mevcuttu ancak gözden kaçmış ve sonuç olarak anlaşma kaybedilmişti.
Bu konuları da ilginç bulabilirsiniz.
Vtiger'ın Onay Sistemi ile böyle bir durumla asla karşılaşmazsınız. Vtiger, teklifi farklı yönetim seviyelerindeki birden fazla onaylayıcıya göndermenize olanak tanır. Eğer 3 yönetim seviyesinde tek bir onaylayıcınız varsa, teklif ancak 1. seviye yönetici onayladıktan sonra 2. seviye yöneticiye iletilir. Ve bu üç seviyeden herhangi birindeki bir yönetici teklifi reddederse, teklif reddedilir.
Üst düzey yöneticiler onayların durumunu her zaman takip edebildikleri ve teklifleri görüntüleyebildikleri için, gerektiğinde değişiklik önerilerinde bulunabilirler. Bu sayede, teklif onay sürecine dahil olan herkes onay ilerlemesi hakkında her zaman güncel bilgiye sahip olur.
Okumak Onay belgeleri Onayların nasıl kurulacağını öğrenmek için. Herhangi bir sorunuz var mı? Bize şu adresten yazın: [e-posta korumalı]
