Büyük Küçük Şeyler: Yinelenen Önleme

Vtiger CRM'de büyük bir etki yaratan daha az bilinen ve bazen gözden kaçan bazı özelliklerin ve geliştirmelerin altını çizdiğimiz Big Little Things blog dizisine tekrar hoş geldiniz. Bu gönderi, CRM'de yeni yinelenen kayıtların oluşturulmasını önlemeye yardımcı olan Yinelenen Önleme özelliğini vurgular. Gelin ve bu küçük ama güçlü özellik hakkında daha fazlasını öğrenelim.

Yinelenen Önleme Özelliği nedir?

Yinelenen Önleme özelliği, bir hesaptaki yöneticilerin, sistemin yeni oluşturulan kayıtları yinelenen değerler için otomatik olarak kontrol edeceği modül başına en fazla üç benzersiz alan seçmesine olanak tanır. Seçilen alanların değerleri mevcut bir kayıtla eşleşirse, sistem kullanıcının yeni kayıt oluşturmasını engeller.

Kullanıcılar Yinelenen Önleme Özelliğini Nerede Bulabilirler?

Yinelenen Önleme özelliğine, bir hesaptaki yöneticiler tarafından Ayarlar sayfası → Modül Yönetimi → Modül Düzenleri ve Alanları'na giderek erişilebilir.

Kullanıcılar Modül Düzenleri ve Alanları'na tıkladıklarında, çalışmak istedikleri modülü (İrtibatlar, Anlaşmalar, Kuruluşlar, vb.) seçmeleri istenecektir.

İstenen Modül seçildikten sonra kullanıcılar, CRM'de yeni yinelenen kayıtlar oluşturulmadığından emin olmak için bu özelliği değiştirmeye ve özelleştirmeye başlamak için Çoğaltmayı Önleme sekmesine tıklayabilir.

Yinelenen Önleme Nasıl Kullanılır

Çoğaltmayı Önleme sekmesini seçtikten sonra, önce "Yinelenen denetimi etkinleştir" düğmesinin açık olduğundan emin olmak isteyeceksiniz.

Buradan, kullanıcılara ihtiyaçlarını karşılamak için Yinelenen Önlemeyi kullanmalarını sağlamak için çeşitli seçenekler sunulacaktır. Bu seçenekleri tek tek inceleyelim ve bu özelliğin daha derinlerine inelim:

Benzersiz Alanları Seçin

İlk adım, kayıtların kontrol edileceği en fazla üç benzersiz alan seçmektir. Benzersiz alanlar, CRM'de yalnızca bir kayda ait değerlere sahip mevcut alanlardır (Bu, hesapta bir yönetici tarafından oluşturulan özel alanları içerir). Örneğin, kullanıcılar Kişiler modülünde Yinelenen Önleme kuruyorsa, Yinelenen Önleme tarafından kontrol edilecek Ad veya Soyadı alanlarını seçmek istemezler. Adlar ve soyadlar genellikle birçok kişi tarafından paylaşılır ve benzersiz tanımlayıcı alanlar değildir.

Kişiler modülünde yinelemeleri önlemek için kullanmanız gereken bazı alan örnekleri, Birincil E-posta ve Telefon alanlarıdır. Bu alanlardaki değerler, onları tutan Kişiye özel olacaktır ve sistemin Yinelenen Önlemeyi kontrol etmesi için harika alanlardır.

Yinelenen Değerlendirme

Ardından, kullanıcı, yeni oluşturulan kayıtların kopya olmadığını belirlemek için sistem tarafından nelerin dikkate alındığını belirlemelidir. Bu adımda, aşağıda ayrıntıları verilen iki seçenek arasından seçim yapabilirsiniz:

1. Yalnızca tüm benzersiz alanlar eşleşirse kopya olarak kabul edin – Sistem, birinci adımda seçilen tüm benzersiz alanları kontrol edecek ve yalnızca alan değerlerinin tümü mevcut bir kayıttaki değerlerle eşleşiyorsa bir kaydın oluşturulmasını önleyecektir.
2. Benzersiz alanlardan en az biri eşleşirse yinelenen olarak kabul edin – sistem, birinci adımda seçilen tüm benzersiz alanları kontrol edecek ve alan değerlerinden herhangi biri mevcut bir kayıttaki değerlerle eşleşirse, sistem yeni kaydın oluşturulmasını önleyecektir.

Yinelenenler için Kapalı Kayıtları Kontrol Et ve Boş Değerleri Yoksay

Sonraki iki onay kutusu seçeneği, kullanıcıların Çoğaltma Önlemelerini daha da fazla aramasına olanak tanır:

1. MKS Yinelenenler için Kapalı Kayıtları Kontrol Edin seçeneği etkinleştirilirse, mükerrer kayıtların oluşturulmasını önlemek için eşleşen alan değerlerini aramak için kapalı kayıtlar dahil sistemdeki tüm kayıtlar arasında sistem araması yapacaktır.
2. MKS Boş Değerleri Yoksay seçeneği etkinleştirilirse, sistem seçilen benzersiz alanları kontrol ettiğinde boş alan değerlerini yok sayar. Bu, CRM'de eşleşen boş (boş) alanlar eşleşirse sistemin yeni kayıtlar oluşturmasına izin vereceği anlamına gelir. Örneğin, kullanıcılar Yinelenen Önleme için Kişiler modülündeki "Birincil E-posta" alanını kullanıyorsa ve "Boş Değerleri Yoksay" onay kutusu etkinleştirilirse, teknik olarak benzersiz alanlar eşleşse bile sistem yeni kayıtların oluşturulmasına izin verecektir çünkü bunlar, boş.

Senkronizasyon Sırasında Oluşturulan Yinelenen Kayıtlarda Eylem Seçenekleri

Kullanıcıların yinelenen engellemeyi ayarlarken sahip oldukları son seçenek, "Harici Uygulamalarla Senkronize Edilirken Yinelenen Bir Kayıt Bulunursa Yapılacak İşlem"dir. Bu, Çoğaltmayı Önleme sürecinde önemli bir adımdır, çünkü burası, kullanıcıların harici bir uygulamayla senkronizasyon sırasında bulunan yinelenen bir kaydın nasıl işleneceği konusunda sisteme talimat verebileceği yerdir. Bu adımda, aşağıda ayrıntıları verilen üç seçenek arasından seçim yapabilirsiniz:

1. En Son Kaydı Tercih Et – En son değiştirilen kayıt verileri korunacaktır
2. Dahili Kaydı Tercih Et – CRM'deki mevcut kayıt olduğu gibi tutulacaktır.
3. Harici Kaydı Tercih Et – Harici uygulamadan gelen veriler kopyalanacak

Bu özelliğin daha iyi anlaşılması ve hızlı bir şekilde uygulanması, CRM'nin kurulmasında önemli bir adımdır ancak bazen gözden kaçmaktadır. Yinelenen Önlemeyi kullanmak, kullanıcıların yalnızca veri bütünlüğünü korumalarına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda onları CRM Yolculuğu boyunca oluşturulan yinelenen kayıtları temizlemek için değerli zamanlarını boşa harcamaktan da kurtarır.