Büyük Küçük Şeyler – Liste Görünümü Eylemleri

Vtiger CRM'de büyük bir etki yaratan bazı küçük özellikleri ve geliştirmeleri vurguladığımız yeni mini dizimiz 'Big Little Things'in ilk bloguna hoş geldiniz.

Büyük bir yeni özellik veya sürüm güncellemesi duymak, Bulut teknolojisi kullanıcıları için yaygın bir durumdur. İnsanların normalde duymadıkları şey, onları kullanan işletmeler üzerinde büyük etkisi olan küçük özellikler veya geliştirmelerdir.

Bu blog vurgulayacak Liste Görünümü Menü ve Liste Görünümünden çıkmadan kayıtlar üzerinde yapılabilecek bireysel veya toplu işlemler.
Aşağıda özellikleri birer birer ayırdım ve kullanılabilecekleri ve gerçekleştirilebilecek eylemler hakkında daha fazla ayrıntıya gireceğim. Ama önce, Liste Görünümü eylemlerinin ne olduğu hakkında biraz daha bilgi edinelim.

Liste Görünümü (Kayıt) Eylemleri nedir?

Liste Görünümü eylemleri, Liste Görünümünde gerçekleştirilebilen bireysel veya toplu eylemlerdir. Kullanıcılar tek seferde tek veya birden çok kaydı seçme ve Düzenleme, Yorumlama, Dışa Aktarma, PDF Yazdırma/Dışa Aktarma, Etiketler, Sahipliği Aktarma, E-posta Gönderme, Sahibi Değiştirme, Seçilen Kayıtları Birleştirme ve Silme gibi farklı eylemleri gerçekleştirme seçeneğine sahiptir.

Aşağıdaki her özelliğin ayrıntılarına inelim:

Düzenle

Liste Görünümündeki Düzenle özelliği, değişiklikleri yapmak için her bir kayda manuel olarak girmeden, tek tek kayıtlardaki veya birden çok kayıttaki alanları aynı anda düzenlemenin etkili bir yoludur. Varsayılan olarak, Vtiger'daki birçok alan toplu düzenleme için kullanılabilir. Yöneticiler ayrıca bu seçeneği açıp kapatarak hangi alanların bu şekilde düzenlenebileceği üzerinde tam kontrol sağlayabilir. Yöneticiler ayrıca yeni özel alanlar oluşturma ve Toplu Düzenleme seçeneğini etkinleştirme seçeneğine de sahiptir. Bu, daha da fazla özelleştirilebilirlik ve kontrol sağlar.

Düşünün, belirli bir alanın değerine göre yüzlerce kaydı farklı bir kullanıcıya yeniden atamanız gerekiyor. Koşulları kullanarak yeni bir liste oluşturabilir veya belirli kayıtları filtrelemek için Liste Görünümü Aramasını kullanabilirsiniz. Buradan listedeki tüm kayıtları seçebilir ve tek bir hamlede yeniden atayabilirsiniz.

Bu özellik, kullanıcıların kayıtlarda çok kısa sürede toplu değişiklikler yapmasına olanak tanır ve kullanıcıların daha önemli konulara odaklanabilmeleri için değerli zamanlarını boşaltmaya yardımcı olur.

Yorum Yap

Liste Görünümündeki Yorum özelliği, kullanıcıların Liste Görünümü'nden ayrılmadan mesaj göndermelerine, dosya eklemelerine ve ekipleriyle bireysel veya birden fazla kayıt üzerinde işbirliği yapmalarına olanak tanır. Kullanıcılar ayrıca, dikkat etmeleri gereken herhangi bir şey olduğunda belirli iş arkadaşlarına e-posta ve bildirim göndermek için @Mentions'ı kullanabilir.

Bir satış yöneticisinin, durumu 'Soğuk' olan tüm Müşteri Adayı kayıtlarına yorum göndermek için bu özelliği kullanabileceği ve satış temsilcilerinden yeni bir komut dosyası kullanarak takip aramaları yapmasını isteyeceği bir senaryoya bakalım. Satış müdürü, 'Soğuk' durumundaki tüm Müşteri Adaylarının bir listesini oluşturmak için filtreleri ve koşulları kullanarak özel bir liste oluşturabilir. Oradan, satış müdürü aramaları yapmak ve yeni komut dosyasını doğrudan Müşteri Adayları kaydındaki Yorumlar Bölümüne eklemek için @salesteam'den bahseden @Mentions'ı kullanabilir. @salesteam grubunun parçası olan tüm kullanıcılara e-posta ve CRM'de yöneticilerinin bu talebi yaptığına dair bir bildirim yoluyla bilgi verilir. Ayrıca yeni komut dosyasını indirmek için kolay erişime sahip olacaklar.

Dahili olarak, Vtiger'da kayıtları güncellerken veya farklı ekiplerimizle işbirliği yaparken Yorumlar ve @Mention özelliklerine büyük ölçüde güveniriz. Kullanıcılara aynı anda birden fazla kayıt hakkında yorum yapma olanağı vermek, zaman kazanmanın basit ama etkili bir yoludur.

Ihracat

Liste Görünümünden kayıt verilerini dışa aktarırken, kullanıcılara aşağıda listelenen üç farklı seçenek sunulur:

1. Seçili Kayıtları Dışa Aktar: Kayıtların yanındaki onay kutusunu etkinleştirerek veya devre dışı bırakarak kullanıcıların listeden belirli kayıtları seçmesine ve dışa aktarmasına olanak tanır.
2. Geçerli Sayfadaki Verileri Dışa Aktar: Kullanıcıların sayfadaki tüm verileri (bir seferde 20 kayıt) dışa aktarmasına izin verir.
3. Tüm Verileri Dışa Aktar: Modülle ilişkili tüm sayfalardaki tüm kayıtları dışa aktarır.

Bu üç seçenek, kullanıcılara Liste Görünümünden tam olarak hangi kayıtları dışa aktarmak istediklerini kontrol etme esnekliği verir. Bu, kullanıcılar sistemlerindeki kayıtları yeniden içe aktarmadan ve güncellemeden önce değişiklik yapmak için birkaç veya daha fazla belirli kaydı bir CSV dosyasına aktarmak isterse son derece yararlıdır.

PDF'yi Yazdır/Dışa Aktar

PDF'yi Yazdır/Dışa Aktar seçeneği, kullanıcıların bu kayıtları PDF formatında yazdırmak veya dışa aktarmak için tek tek veya birden çok kaydı hızlı bir şekilde seçmesine olanak tanır. Kullanıcılar, PDF olarak dışa aktarmak istedikleri verileri şu şekilde seçebilirler:

• Özel Baskı Şablonları Oluşturma
• Vtiger tarafından sağlanan varsayılan şablonları kullanma

PDF'yi Yazdır/Dışa Aktar özelliğinin bir başka harika özelliği de, kullanıcıların CRM'deki Kişilere, Kullanıcılara veya geçici e-posta adreslerine bir e-posta göndermesine ve seçilen PDF dosyalarını otomatik olarak eklemesine izin vermesidir.

Etiketler

Etiketleri kullanmak, 'Etiketler' adı verilen bir kelime veya kısa ifade uygulayarak kayıtları etiketlemenin harika bir yoludur. Kullanıcılar, etiketlendikleri kelime veya kelime öbeğine göre belirli kayıtları düzenleyebilir veya bulabilir. Liste Görünümünde, kullanıcılar aynı anda birçok kaydı etiketlemek için bu Etiketleri kullanabilir ve böylece belirli kayıtları birlikte hızlı ve kolay bir şekilde gruplayabilirler. Etiketler, modül listeleri, pazarlama listeleri vb. oluşturma dahil olmak üzere birçok faaliyetin koşullarında da kullanılabilir.

Sahipliği Aktarma

Bu özellik yalnızca Kişiler modülünde bulunur ve ilgili kayıtları CRM'deki bir kullanıcıya veya gruba aktarmak için kullanılabilir. Örneğin, bir İlgili Kişi ile ilgili Vakalar, Fiyat Teklifleri, Anlaşmalar vb. varsa. Kullanıcılar, belirli modüllerden ilgili tüm kayıtları CRM'deki belirli bir kullanıcıya veya gruba aktarmak ve atamak için Sahipliği Aktar özelliğini kullanabilir.

Gönder

Liste Görünümünde E-posta Gönder özelliği Kişiler, Kuruluşlar ve Müşteri Adayları modüllerinde bulunur ve belirli Kişilere veya potansiyel müşterilere e-posta gönderirken kullanmak için güçlü bir araçtır. Bu özellik, kullanıcıların bir E-posta Kampanyası oluşturmadan ve planlamadan aynı anda en fazla 10 e-posta göndermesine olanak tanır. Bu Liste Görünümü özelliğini kullanarak e-posta gönderirken, kullanıcılar mevcut bir E-posta Şablonu arasından seçim yapabilir veya istedikleri Kişilere veya potansiyel müşterilere göndermeden önce anında bir e-posta oluşturabilir. Kullanıcılar ayrıca tüm alıcıları tek bir e-postaya dahil etmeyi veya her alıcıya ayrı e-posta göndermeyi seçebilirler.

Sahibi Değiştir

Bu Liste Görünümü eylemi, Görevler modülünde mevcuttur. Kullanıcıların, kayıtlar 'Kapalı' durumda olsalar bile, yalnızca birkaç tıklamayla bireysel veya birden fazla Görev kaydının sahibini ('Atanan') değiştirmesine olanak tanır.

Bunun nasıl kullanılabileceğine iyi bir örnek, bir kullanıcının şirketinizden ayrılması ve Görevlerini başka bir kullanıcıya yeniden atamanızın gerekmesidir. Tek yapmanız gereken:

• Görevler modülünde Tüm Görevler listesini açın
• Ayrılan kullanıcıya atanan Görevleri filtrelemek için Liste Görünümü Aramasını kullanın
• Arama sonuçlarına göre tüm Görevleri seçin
• Bu Görevleri başka bir kullanıcıya yeniden atayın

Bu, 30 saniyeden daha kısa bir sürede yapılabilir ve her bir kaydı manuel olarak yeniden atamak için girerek boşa harcanacak çok büyük miktarda zaman tasarrufu sağlar.

Seçili Kayıtları Birleştir

Liste Görünümü Eylemleri ayrıca, seçilen üç kaydı tek bir kayıtta birleştirmenize izin verir; bu, yinelenen kayıtlarla uğraşırken son derece yararlıdır. Kullanıcı Liste Görünümünde kayıtları seçtiğinde ve Seçilen Kayıtları Birleştir düğmesine tıkladığında, bir açılır pencere görüntülenir. Kayıtlar birleştirildiğinde saklamak istedikleri alanları seçmelerini ister. Bu, kullanıcının saklamak istedikleri bireysel alanlardaki verileri tam olarak belirlemesine ve seçmesine olanak tanır. Ayrıca, Yorumlar ve Temas Noktaları gibi tüm Faaliyetler ve ilgili tüm modül kayıtları, birleştirme gerçekleştikten sonra otomatik olarak birleştirilecek ve saklanacaktır.

Buna bir örnek, aynı kişi için iki Kişi kaydınız olmasına rağmen kayıtlardan birinin artık kullanılmayan bir e-posta adresine sahip olması olabilir. Kullanıcı kayıtları birleştirebilir ve Kişilerinin kullandığı mevcut e-posta adresini korumalarını sağlayabilir. Kayıtlardan birini silmeden önce kayıtlar arasında geçiş yapmaya ve bilgileri alanlara kopyala/yapıştır yapmaya gerek yoktur.

Seçilen Kayıtları Birleştir özelliği, bu süreci basit, hızlı ve kesin hale getirerek doğru ve ilgili verileri korurken zamandan ve enerjiden tasarruf sağlar.

Sil

Liste Görünümü eylemlerindeki Sil özelliği, tek tek veya birden çok kaydı bir kerede silmenin son derece etkili bir yoludur.

Örneğin, Ad, Soyadı ve E-posta alanlarında boş değerler olması gibi hatalı veya eksik verilere sahip yüzlerce Müşteri Adayı kaydını CRM'ye aktardığınızı varsayalım. Bu kayıtları filtrelemek ve seçmek için koşulları kullanarak kolayca yeni bir liste oluşturabilir ve bunları doğrudan geri dönüşüm kutusuna gönderebilirsiniz. Silinen kayıtlar kalıcı olarak silinmeden önce 30 gün Geri Dönüşüm Kutusu'nda tutulur. Bu özellik kullanıcılara şu konularda yardımcı olur:

• CRM'lerindeki kayıtları temizleyin
• Kullanılan depolama alanı miktarını hızla azaltın

Artık Liste Görünümü eylemlerinde bulunan tüm özellikleri gözden geçirdiğimize göre, bu özelliklerin kayıtlar üzerinde toplu işlemler gerçekleştirmeyi verimli, sorunsuz ve kolay hale getirmek için oluşturulduğu açıktır. Sonuç olarak, Vtiger CRM kullanıcılarının zamandan, enerjiden ve paradan tasarruf etmelerini sağlar.