Vtiger CRM'de büyük bir etki yaratan daha az bilinen ve bazen gözden kaçan bazı özelliklerin ve geliştirmelerin altını çizdiğimiz Big Little Things blog dizisine tekrar hoş geldiniz. Bu gönderi, kullanıcılar veya gruplar tarafından görevlere harcanan zamanı izleyebilen Zaman Günlükleri modülünü vurgular. Temel bilgilerden başlayalım.
Zaman Günlükleri nedir?
Faturalandırmanız, zamanı dakika bazında dikkatli bir şekilde takip etmeye dayansa da, dahili görevlere harcanan zamanı daha iyi takip etmek istiyorsanız, Zaman Günlükleri modülü ihtiyaçlarınızı karşılayacaktır.
Zaman günlükleri, belirli görevlere harcadığınız zamanı belgelemenize olanak tanır. Modül size aktivitenin başlangıç Saati ve Tarihi ile Bitiş Saati ve Tarihini seçme ve gerektiğinde ek ayrıntılar ekleme seçeneği sunar.
Zaman günlükleri Görevler, Vakalar, Dahili Biletler ve İş Emirlerinde mevcuttur. Aşağıda gösterildiği gibi, zaman günlüklerini her kaydın Tek Görünüm bölümünde bulabilirsiniz.
Zaman günlüklerini başka iki konumda da oluşturabilirsiniz: Zaman Günlükleri modülü ve Hızlı Oluştur menüsü.
Zaman Günlükleri modülünden gerektiğinde yeni zaman günlükleri oluşturabilirsiniz. Modülü Ana Menü > Projeler > Proje Etkinleştirme > Zaman Günlükleri'ni açarak bulabilirsiniz.
CRM'nin ilgisiz bir bölümünden bir zaman günlüğü oluşturmanız gerekiyorsa, bunu ekranın üst kısmındaki '+' simgesiyle etiketlenmiş Hızlı Oluştur menüsünden yapabilirsiniz.
Zamanlayıcı Özelliği ile Zaman Günlükleri Oluşturma
Oluşturduğunuz her zaman günlüğü için tahminler vermenin yanlış olduğunu görebilirsiniz. Kesin zaman tutma için, Zaman Günlükleri modülüyle uyumlu bireysel kayıtlar içinde bir zamanlayıcı özelliği mevcuttur.
Zamanlayıcı, geçen her saniyeyi sayan bir zamanlayıcıyı Başlatma, Duraklatma ve Durdurma yapmanıza olanak tanır. Zamanlayıcıyı durdurduğunuzda, kaydedilen zamanı içeren bir zaman günlüğü oluşturulur.
Zamanlayıcıyı bulmak için bir görevin Özet Görünümüne gidin. Görevde, zaman günlükleri bölümünün sağ üst köşesinde bir başlat simgesi var. Bu simgeye tıklamak zamanlayıcıyı başlatacaktır.
Simgeye bir kez daha tıklamak, kronometre şeklinde olmasına rağmen, geçen toplam süreyi, duraklatma özelliğini ve zamanlayıcıyı durdurma seçeneğini içeren bir açılır pencere oluşturacaktır.
Zamanlayıcıyı duraklatmak, yeni bir zaman günlüğü kaydı oluşturmadan zamanı gerektiği gibi yeniden başlatmanıza olanak tanır. Zamanlayıcıyı durdurmak, kayda eklenen son zamanla birlikte zaman günlüğü kaydını oluşturacaktır.
Zaman Günlükleri Üzerinden Faturalandırma
Faturalandırmayı saate veya başka bir zaman dilimine göre yapıyorsanız, ilgili kayıt aracılığıyla bir zaman çizelgesini faturalanabilir olarak da ayarlayabilirsiniz. Bu, birkaç adımda gerçekleştirilebilir.
İlk olarak, kaydı oluştururken veya düzenlerken kaydı 'Faturalandırılabilir' olarak ayarlayın. Bu, kaydın Hizmet Ayrıntıları bloğunda seçilebilir. Ardından, ilgili bir hizmeti bağlayın ve hizmeti faturalayacağınız oranı belirleyin.
Aşağıdaki örnekte, ödenmemiş bir Vakayı 'Faturalandırılabilir' olarak belirledim ve Vaka üzerinde çalışmak için harcanan zamanla ilgili hizmeti ilişkilendirdim. Kaydı faturalandırılabilir olarak ayarlamak için ilgili bir hizmetin bağlanması gerekir.
Değişiklik yapıldıktan sonra, bir zaman çizelgesini faturalanabilir olarak ayarlama seçeneğiniz de olacaktır.
Kayıt Kapatıldı veya Çözümlendi olarak ayarlandıktan sonra kayıttan bir fatura oluşturabilirsiniz. Bu fatura, bilgileri doğrudan kayıt içinde ayarlanan orana göre faturalandırılabilir olarak ayarlanan zaman günlüklerinden alacaktır.
Bu işlemin ardından görevlere harcanan faturalanabilir zamanı doğru bir şekilde takip edebilir ve müşterilerinize aynı kayıttan hızlı bir şekilde fatura kesebilirsiniz.
Eylemdeki Zaman Günlükleri
Zaman Günlükleri özelliği, en iyi gerçek dünya senaryosu ile anlaşılır.
Örneğin, yeni kurulan şirketlere danışmanlık hizmeti veren bir şirket, uzmanlarından biriyle geçirdiği zaman için saat başına altmış dolar ücret alıyor. Müşteriler önce e-posta yoluyla ulaşır. Bu eylem, ekiplerinin incelemesi için CRM'de bir Vaka oluşturur.
Müşteri tarafından gönderilen e-posta, daha sonra yeni bir servis talebi oluşturan CRM'nin Posta Odasına iletilir.
Oradan, bir ekip üyesi, diğer departmanlarla ek dahili çalışmanın yanı sıra genellikle müşteriyle birden fazla toplantı içeren danışma talebi üzerinde çalışmaya başlayacaktır. Kullanıcı, talebin danışma amaçlı olduğunu bilerek, önce kaydı faturalandırılabilir olarak ayarlar ve ilgili hizmeti bağlar.
Toplantılar ve harcanan dahili zaman, zaman günlükleri aracılığıyla hesaplanabilir ve her zaman çizelgesinde faturalandırılabilir olarak işaretlenebilir. Danışmanlık tamamlandığında, çalışılan toplam saat miktarı için bir fatura oluşturup müşteriye gönderebilirler. Vakayla bağlantılı birden fazla zaman kaydı olsa bile, hepsi fatura ilk oluşturulduğunda otomatik olarak faturaya eklenecektir.
Şimdi, bu sadece sürece genelleştirilmiş bir yaklaşım. Belki önce bir fiyat teklifi gönderirsiniz veya faturalandırmayı farklı bir süreçle halledersiniz. İş sürecinize daha iyi uyması için CRM'yi ve onu nasıl kullandığınızı gerektiği gibi değiştirebilirsiniz.
Zaman günlükleri küçük bir özellik olsa da, dahili ve harici görevlere harcanan zamanı takip edebilen güçlü bir araçtır.
Tıkla okuyun 15 günlük ücretsiz deneme sürümüne kaydolmak veya sonsuza kadar ücretsiz Pilot sürümümüzü denemek için.
