Annem her zaman kontrol listeleri oluştururdu - bakkaliye, aylık harcamalar, alışveriş vb. Seyahat kontrol listeleri efsaneydi. Nereye gittiğimize bağlı olarak, manyetik satranç takımı, boya kalemleri ve biz çocuklar için çizgi romanlar dahil, paketlenmesi gereken her şeyi listelerdi. Yine de kontrol listeleri esnekti ve kaprislerine göre değişikliklerden sorumluydu.
Öte yandan babamın hastanesindeki kontrol listeleri titizlikle hazırlanmış ve titizlikle takip edilmiştir. Bir cerrah olarak, ameliyat öncesi, sırası ve sonrasında farklı prosedürler için kontrol listelerinin oluşturulmasını sağladı.
Bir ABD araştırması, Dünya Sağlık Örgütü (WHO) cerrahi güvenlik kontrol listesini kullanan hastanelerin ameliyat sonrası ölüm oranını %22 oranında azalttığını buldu. 1
Kişisel ve profesyonel görevleriniz için kontrol listeleri oluşturabilirsiniz. Bir kontrol listesinin en eski ve en ucuz olanlardan biri olduğunu (eğer bu kelimeye aldırmazsanız) ve en kolay yönetim tekniği olduğunu biliyor muydunuz? Benjamin Franklin, modern kontrol listesinin babası olarak kabul edilse de, kontrol listelerinin yüzyıllardır kullanıldığına eminim.
Bu blogda, kontrol listelerinin işte verimliliğinizi artırmanıza nasıl yardımcı olabileceğini tartışacağım, ancak önce…
Kontrol listesi nedir?
Kontrol listesi, belirli bir süre içinde tamamlanması gereken görevleri veya etkinlikleri listeleyen bir iş yardımıdır. Gelişmiş kontrol listeleri ayrıca, görevlerinizi tamamlamanızı gerektiren araçlar, bağımlılıklar ve davranışlar gibi çeşitli gereksinimleri içerir.
Kontrol listeleri nasıl yardımcı olur?
Hepimiz iş yerinde 'kale direklerini hareket ettirmek' konusunda endişeleniriz. Bazen yüz metre koşusu bir maratona dönüşebilir.
İnsan hafızasının sınırlı olması da bizi engelliyor. Bunun da ötesinde, çoğumuz görevlerimizi erteleme, ihmal etme veya ihmal etme eğilimindeyiz. Bir proje ne kadar küçük olursa olsun, kontrol listeleri proje yönetiminde size yardımcı olur. Bir blog yazmak kadar basit veya bir yazılım çözümünü uygulamak kadar karmaşık olabilir.
Kontrol listeleri size şu konularda yardımcı olur:
- Görevleriniz üzerinde kontrol sahibi olmak.
- Sürecin bir parçası olması gereken adımları belirlemek ve önceliklendirmek.
- Görevlerinizi en küçük öğelerine ayırın, kişileri ve tarihleri atayın.
- Önemli görevlerin atlanmamasını sağlamak.
- Eldeki görevlere odaklanmak.
- Görevlerin tanınan sırayla tamamlanmasını sağlamak.
- İstenilen sonuçları elde etmek için görevlerinizi tamamlamak için tutarlı bir şekilde gerçekleştirmek.
Nasıl bir kontrol listesi oluşturursunuz?
Artık kontrol listelerinin size nasıl yardımcı olduğunu bildiğinize göre, kontrol listesinin bir parçası olarak nelerin olması gerektiğini düşünüyorsunuz? Bir prosedür için bir kontrol listesi oluştururken göz önünde bulundurmanız gereken birkaç nokta:
- Neden bir kontrol listesi oluşturulması gerektiğini tanımlayın.
- Tamamlanması gereken tüm görevleri ve alt görevleri tanımlayın.
- Kontrol listesini nasıl, ne zaman ve kimin kullanacağını belirleyin.
- Her görevden sorumlu kişileri belirleyin.
- Görevler için bağımlılıkları belirtin.
Kontrol listesi kullanmanın faydaları
Kontrol listeleri, hem organizasyona hem de bireylere, özellikle de çalışanların zihinsel esenliğine birçok fayda sağlar. Nasıl olduğunu görelim.
Organizasyon için faydaları
Daha iyi zaman ve emek tahsisi
Doğru kontrol listeleri, bir süreç için gereken tüm adımları belirlemenize yardımcı olur. Hayati görevleri tanımlayabilecek ve öncelik sırasına koyabileceksiniz. Dikkatinizi, zamanınızı ve çabanızı diğerlerinden önce bunları tamamlamaya yönlendirebileceksiniz.
Hatalarda azalma
Kontrol listesi, belirli bir tarih veya süre için bir süreç veya proje için tüm görevleri ve etkinlikleri listelemenize yardımcı olur. Tüm görevler listelendiğinden, hata olasılığı azalır ve çalışanların bir görevi kaçırması için çok az alan vardır.
Verimlilikte artış
Kontrol listeleri ile çalışanlar bir bütün olarak bir süreç üzerinde rahatça çalışırlar. Hatalar azalır. Bir görevi tamamlamak için gereken zaman ve çaba da azalır. Bunlar verimlilikte bir artışa yol açar. Bazen kontrol listeleri, gereksiz adımları ortadan kaldırmanıza veya bir süreci iyileştirmenize yardımcı olacak gereksiz veya tekrarlayan adımları belirlemenize de yardımcı olur.
Tekrarlayan görevlerin tanımlanması
Kontrol listeleri, tekrarlayan görevleri veya zaman alan görevleri belirlemenizi kolaylaştırır. Dijital süreçlere sahip olanlarınız veya yazılım kullanıyorsanız, bu görevleri otomatikleştirmenin ilk adımıdır. Otomasyonla kazanacağınız zamanı hayal edin.
Verimlilikte artış
Yukarıdakileri tekrar okuyun. Bunların hepsinin üretkenlikte bir artışa yol açtığını düşünmüyor musunuz? Sonuçta, daha az zamanda daha fazlasını yaparsınız.
Çalışan için faydaları
Diğer yönetim teknikleri veya araçlarıyla karşılaştırıldığında, bir kontrol listesi basit bir yönetim aracı olabilir, ancak çalışanlarınıza birçok yönden fayda sağlar.
Motivasyonu artırır
Kontrol listeleri küçük hedeflere ulaşmaya yardımcı olur. Tamamlanan her görevde çalışanlar bir başarı duygusu hissederler. İşten memnun olduklarında kendilerine ve organizasyona yatırım yapmak için motive olurlar.
Yaratıcılığı artırır
Beynimiz, dikkatimizi gerektiren görevleri düşünmek ve yeniden düşünmek için kablolanmıştır, bu da stresli bir durum yaratır. Kontrol listeleri yapılması gereken tüm görevleri belirttiğinden, çalışanlar kendilerini daha özgür ve daha az stresli hissederler. İş yerinde yaratıcı olmalarına yardımcı olur. Kullanılan süreçleri iyileştirmeye gerçekten yardımcı olabilecek yeni fikirler bulacaklar.
Liderlik nitelikleri yaratır
Düzenli olarak görev tamamlama, çalışanlarınızda bir başarı duygusu yaratır. Güven oluşturur ve zorlu görevleri aramalarına yardımcı olur. Kontrol listeleri, çalışanlarınızda liderlik nitelikleri geliştirmeye yardımcı olur.
Kontrol Listesi Türleri
Şimdi farklı türde kontrol listeleri olup olmadığını merak ediyor olmalısınız! Birçoğu onları kategorize etmeye çalıştı, ancak hepsi süreç veya faaliyet türü için bir kontrol listesi oluşturmak istiyorsunuz. Proje kontrol listesi, güvenlik kontrol listesi, kalite kontrol listesi vb. olabilir. Ekipler veya bireyler için oluşturulabilir ve her türlü meslek için yapılabilir.
Yapmanız gereken on şeyi listelediğiniz ve bunları tamamlarken işaretlediğiniz basit bir kontrol listesi olabilir. Veya belirtilen tarihler ve bağımlılıklar ile karmaşık süreçler için bir kontrol listesi olabilir.
Oluşturabileceğiniz çeşitli kontrol listeleri vardır. Eminim kendinize ait bir veya iki kontrol listesi oluşturmuşsunuzdur. Görevlerimi günlük olarak önceliklendirmeme ve tamamlamama yardımcı olan basit kontrol listeleri oluşturmak için bir EXCEL sayfası kullanıyorum. Bekleyen görevler bir sonraki güne taşınır. Dikkatimi gerektiren önemli görevleri belirlememe ve diğerlerini listenin en altına itmeme yardımcı oluyorlar.
Kontrol listelerimden bazıları, tamamlanma tarihi hemen olmadığı için bir haftaya yayılan görevleri de içeriyor.
Devam edin ve iş gününüzün başında bir kontrol listesi oluşturun. Kendiniz görün - daha kısa sürede daha fazlasını nasıl yapacaksınız.
--------------------------
Referans: 1 – https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935
