serimizin 1. bölümü GDPR ve CRM (GDPR Nedir ve CRM'yi Nasıl Etkiler?) GDPR'nin temellerini – yasanın neden çıkarıldığından, Avrupa vatandaşlarının verileriyle yasal olarak etkileşim kurmak için nasıl yeni bir paradigma oluşturduğuna kadar – açıkladı. GDPR ve yetkileri hakkında bir ön bilgi için bu gönderiye geri dönün. Bu bölümde, Vtiger'a gelen değişikliklerin diğer CRM çözümlerinden farklı olarak yasalara uymanıza nasıl yardımcı olacağını ele alacağız.
İzinleri yönetmenin zorlukları
Yeni yasanın uyulması gereken en zorlu kısımlarından biri, bir kişinin verilerinin her kullanımı için doğrulanmış onay almaktır. Bu özellikle dört nedenden dolayı zordur:
İzinleri yönetmek zaman açısından büyük bir kayıp olabilir
Her biri sizinle ilişkilerinin farklı bir aşamasında olan ve bu nedenle farklı bir amaç için onay vermeniz gereken sayısız kişiyle uğraşacaksınız. Yeni bir müşteri adayının bilgilerini ortağınızla paylaşma iznini ve yeni bir müşteriden kredi kartı numarasını saklama iznini isteyebilirsiniz. Her seferinde onay istemeniz, yanıtlarını beklemeniz, yanıtlarını kaydetmeniz ve ardından harekete geçmeniz gerekir. Bunların her biri zaman alır ve birçok potansiyel müşteri ve müşteriye göre bir ayda ölçeklenirse, büyük bir zaman kaybına neden olabilir.
Bir kez sağlandığında, kişilerin iptal etmesi için onay kolay olmalıdır
GDPR, bir kişinin onayı vermesi kadar, bir kişinin onayı geri almasını da kolaylaştırmanızı gerektirir. Bu, izinleri yönetmek için gereken süreyi artırır.
Herhangi bir rızanın çatlaklardan geçmesine izin veremezsiniz
Bir rızaya göre hareket etmek için çok uzun süre beklemek, rıza almanın faydasını tamamen ortadan kaldırabilir. Bu, özellikle demir sıcakken vurması gereken ortaklarla müşteri adayı verilerini paylaşırken geçerlidir. Ek olarak, bir kişinin seçimlerinin çatlaklardan kayıp gitmesine izin vermemeniz yasal olarak zorunludur. Bir kişi, verilerini kullanma izninizi iptal ederse, ancak bunun ardından bunu fark etmediğiniz için yanlışlıkla bir ortakla paylaşırsanız, GDPR'yi ihlal ediyorsunuz demektir.
Rızaların tahrif edilmesi zor olmalı
İlk etapta bir kişinin izinlerini kaydetmenin nedeni, bunu asla sağlamadıklarını iddia etmeleri durumunda sizi korumaktır. Reddedilmesi zor bir şekilde rıza alırsanız, bunun gerçekleşmesi önemli ölçüde daha az olasıdır. Bunu, bir kimlik formu isteyerek veya yalnızca onların erişebildiği doğrulanmış bir e-posta adresinden veya portaldan isteyerek yapabilirsiniz. Çok daha az yararlı bir onay, web sitenizdeki bir form gibi herkesin erişebileceği bir kaynak aracılığıyla alınan bir onaydır, çünkü herkes başka biri olduğunu iddia ederek gönderebilir.
Uymanız gereken diğer tüm yasal yükümlülüklere ek olarak, GDPR'nin o kadar çok mikro yönetime ihtiyacı var ki, aslında başka bir şey yapmak için zamanınız olmayacak.
Rızayı yönetmek bu kadar zor olmak zorunda değil
Bununla birlikte, Vtiger'in 9 Mayıs'ta veya daha önce piyasaya sürülecek olan yeni GDPR uyumluluğu ve gizlilik araçlarını duyurmaktan memnuniyet duyuyoruz. GDPR hükümlerinin çoğuna geniş ölçekte uymanın en zahmetsiz yoludur. Kurulumu yalnızca birkaç dakika sürer ve müşterilerinizin kendileriyle ilgili politikanızı ve isteklerinizi görmelerine, güvenli bir şekilde onay vermelerine ve GDPR tarafından sağlanan diğer hakları kullanmalarına olanak tanırken, tüm bunları sizin onaylarını görmenizi ve bunlara göre hareket etmenizi kolaylaştırır.
Yeni araçlar, birlikte Vtiger'ın tarihindeki en büyük gizlilik ve güvenlik revizyonunu oluşturan üç büyük değişiklikten oluşuyor. Onlar:
- Yeni bir iletişim tercihleri sayfası
- Yeni bir şifreli veri alanı
- Yeni GDPR uyumlu e-posta kampanyaları
Ve işte bu GDPR değişikliklerinin baş tacı:
Vtiger'ın yeni iletişim tercihleri sayfasıyla tanışın
İzinler sayfası, potansiyel müşterilerinizin ve ilgili kişilerin aşağıdakilerin tümünü yapmak için gittiği yerdir:
- E-posta listesi aboneliklerini yönetin
- Veri kullanımınız ve diğer politikalar hakkında bilgi edinin
- Bunlarda sakladığınız veriler için kontrol izni
- İzlenmeye onay kontrolü
- Sormak istediğiniz diğer izinler için onay kontrolü
- Verilerini kullanmayı bırakmanızı isteyin
- Kişisel olarak tanımlayıcı verilerini silmenizi isteyin
Sayfa tamamen özelleştirilebilir – kimlerin görebileceğinden, ne gördüklerine ve ne yaptıklarına ve hatta onlardan gerekli yeni izinler hakkında nasıl bilgilendirildiklerine kadar. Bu sayfadaki müşteri adaylarının ve ilgili kişilerin durumunun tercihleri, mümkün olduğunda Vtiger tarafından otomatik olarak uygulanır (bir saniye içinde daha fazlası) veya liste filtrelerinde, raporlarda ve iş akışı otomasyonunda kullanmanız için kişi kayıtlarında bulunur - çalışanlarınızın durumunu en aza indirir. yeni sorumluluklar alması gerekiyor.
Müşteri adaylarım ve kişilerim tercihler sayfasını nasıl öğrenecek ve bunlara nasıl erişecek?
Sayfayı etkinleştirdikten ve kimlerin erişebileceğini seçtikten sonra, onu kullanma iznine sahip olanlar otomatik olarak kendilerine bilgi veren bir e-posta alırlar. Bu onları istemek için zahmetsiz hale getirir.
Vtiger kullanıcılarınızdan gönderilen e-postaların altbilgisine tercihler sayfasına bir bağlantı ekleyerek bu sayfaya gelecekte daha kolay erişim sağlayabilirsiniz. Bu altbilgi özelleştirilebilir.
Ek olarak, Vtiger'dan gönderilen e-posta kampanyalarındaki "abonelikten çık" bağlantısı artık alıcının tercihler sayfasına işaret ediyor. Bir alıcının tercihler sayfasına erişimi yoksa, sayfanın üst kısmında yalnızca e-posta tercihleri seçeneklerini görür.
Potansiyel müşterilerimden ve kişilerimden hangi izinleri isteyebilirim?
Özelleştirilebilir yazılı beyana ek olarak, sayfalarına ekleyebileceğiniz 5 tür izin vardır.
Veri depolama ve kullanım
Bir kişinin ulusal kimlik numarası veya kredi kartı numarası gibi hassas verileri saklarsanız, ilgili kişilerin izinler sayfasından izin isteyerek bu alan üzerinde kontrol sahibi olmayı seçebilirsiniz. Kişi izin verirse – harika! İzni iptal ederlerse, CRM alanı otomatik olarak silinir ve kilitlenir - uyumluluğunuzu sağlar.
Katılım takibi
Vtiger'dan bir kişiye e-posta veya belge gönderdiğinizde, onların etkileşimleri izlenir, böylece satış, pazarlama ve destek ekipleriniz kişilerin ilgi alanları hakkında daha fazla bilgi edinebilir ve gelecekteki iletişimleri onlara göre ayarlayabilir. Dilerseniz, kişilerinizin onları takip edip etmeyeceğinizi etkileşim takibi yoluyla kontrol etmesine izin verebilirsiniz.
Özel izinler
Kişi verilerini üçüncü bir tarafla paylaşmak veya otomatik karar vermede kullanmak gibi şeyler yaparsanız, bu kullanım için izin almak üzere özel bir izin alanı ekleyebilirsiniz. Bir ilgili kişi onayı verir veya iptal ederse, bu kişinin kararını ilgili kişi kaydında görürsünüz ve yanıtını filtrelenmiş listeler, oluşturulmuş raporlar ve hatta iş akışı otomasyonları oluşturmak için kullanabilirsiniz.
İşlemeyi durdur
GDPR, kişilere işlemeyi tamamen devre dışı bırakma yeteneği vermenizi gerektirir. Tercihler sayfasına bir "İşlemeyi durdur" düğmesi ekleyerek bir kişinin kaydının anahtarlarını onlara verebilirsiniz. Tıklarlarsa, Vtiger, kullanıcıların alan değerlerini düzenleyememesi için CRM kayıtlarını otomatik olarak kilitler ve bunları e-posta kampanyalarından çıkarır - manuel müdahale gerekmez.
Kazıntı
Kişilerin, tercih sayfalarına bir "Verilerimi Sil" düğmesi ekleyerek kişisel tanımlayıcı verilerini silmenizi istemesine izin verebilirsiniz. Tıklarlarsa, kayıtlarında "silme istendi" etiketli bir onay kutusu etkinleştirilir. Buna göre hareket etmek için, bu kişileri filtreleyebilir ve tüm kayıtlarını silebilirsiniz – ancak bazıları için bu çok geniş bir yaklaşımdır. Kayıtların kimliksiz hale getirilmesi konusunda daha cerrahi olmak için, kişisel olarak tanımladığınız Vtiger alanlarını silmek için kaydın "daha fazla" menüsündeki yeni "Kişisel verileri sil" seçeneğini kullanabilirsiniz.
İzinlerini nasıl kullanırım?
İzinlerin üzerinde hareket edilmesi kolay olmadıkça, yönetmek yardımcı olmaktan daha maliyetli hale gelir. Vtiger'ın gerçekten parladığı yer burasıdır.
Yukarıda bahsedilen Veri depolama ve kullanım, etkileşim izleme ve işleme silmeyi durdurma otomasyonlarına ek olarak, tüm izin yanıtları, kullanıcılarınızın potansiyel müşteriler ve ilgili kişilerle ne zaman etkileşim kurduklarını görmeleri için CRM kayıtlarında yeni bir "İzinler" bloğuna kaydedilir. .
Listeler veya raporlar oluşturmak için bu izinleri kullanabilirsiniz. Ek olarak, bunlar otomatikleştirilmiş iş akışlarında koşullar olarak kullanılabilirler – örneğin, bir kişi bir iş ortağı tarafından kendisiyle iletişime geçilmesine izin verdiği anda, Vtiger bilgilerini sizin müdahaleniz olmadan otomatik olarak ve anında bir ortağa e-posta ile gönderebilir.
Kişim, tercihlerinin bağlantısını içeren bir e-postayı başka birine yönlendirirse, bu kişi tercihlerini değiştirebilir mi?
Bir kişinin tercihler sayfasındaki değişiklikler için e-posta onayı gerekir ve onları doğrulanabilir kılan da budur. Bir tercih değişikliği yapıldığında, ilgili kişiye bu değişiklikleri onaylamak için bir bağlantıya tıklamasını isteyen bir takip e-postası gönderilir. E-posta tercihlerinde yapılan değişiklikler bile artık onay gerektiriyor, böylece kişileriniz, birisinin tercihlerini değiştirebileceğinden endişe etmeden e-postalarınız arasında güvenli bir şekilde iletebiliyor.
İzinler sayfasını nasıl kurarım?
Yeni müşteri adayı ve ilgili kişi tercihleri sayfası ayarları, CRM Ayarları alanındaki İzinler sayfasından yapılandırılır. Buradan şunları yapılandırabilirsiniz:
- Tercihler sayfasına erişim ve değişiklikler için bildirim alan kişiler (ör: Yalnızca bölge = "AB" olan kişilere bildir)
- Kullanıcı e-postalarında kişinin tercihler sayfasına bağlanan e-posta alt bilgisi
- Hangi onaylar, kişinin profilindeki bilgilere dayalı olarak kişinin tercihler sayfasında görünür (ör: Satış aşamasına sahip kişiler için yalnızca CC# isteyin = “satın almaya hazır”).
- Her onayın varsayılan seçimi
İzinler sayfası, müşterileriniz için harika ve sizin için zahmetsiz bir deneyimle GDPR ile uyumluluğa ulaşmanıza yardımcı olmak için uzun bir yol kat eder.
Şifreli veri alanları
Kredi kartı numarası veya ulusal kimlik numarası gibi hassas verileri saklarsanız, artık alanı Vtiger'da hassas olarak işaretleme seçeneğiniz vardır.
Bu üç hedefe ulaşır:
- Vtiger'ın veritabanlarındaki alanı şifreler. Tamamlandığında, izniniz olmadan hiç kimse verileri göremez. Bilgisayar korsanları değil (şu ana kadar herhangi bir ihlal olmadığını biliyoruz!), biz değil, diğer kullanıcılarınız değil.
- Kullanıcılarınıza gösterilen alan değerini gizler. Örneğin, bir kredi kartı numarasının son 4 hanesi hariç tümünü gizleyebilirsiniz. Bu, örneğin, destek temsilcileriniz tarafından bir kişinin kimliğini doğrulamak için hala kullanılabilir olduğu, ancak tam değeri göremedikleri ve tehlikeye girme riskini azalttıkları anlamına gelir.
- Belirli kullanıcılara tam alan değerini görme yetkisi vermenizi sağlar. Örneğin, yetkili faturalandırma ekibi üyeleri, yalnızca bir tıklamayla tam bir kredi kartı numarasını gösterebilir. Bu eylem günlüğe kaydedilir ve ayarlar alanında yeni bir şifreli alan erişim günlüğü aracılığıyla aranabilir.
Şifrelenmiş alanların, etkinleştirmeden önce göz önünde bulundurmanız gereken birkaç sınırlaması vardır:
- Liste görünümleri, raporlar ve dışa aktarılan veriler yalnızca şifrelenmiş değerleri gösterebilir
- Genel arama yalnızca açıkta kalan karakterleri arar
- Bir alan için etkinleştirildikten sonra şifreleme devre dışı bırakılamaz
Şimdilik şifreli alanlar için bu kadar.
GDPR Uyumlu E-posta Kampanyaları
Son olarak, ama kesinlikle en az değil, Vtiger'in yeni GDPR uyumlu e-posta kampanyaları.
GDPR, artık pazarlama e-postası göndermek için açık ve net bir izin almanızı gerektiriyor - bu, temel olarak çift katılım elde etmek anlamına gelir (bu blogun 1. bölümünde açıklanmıştır).
Vtiger ile müşteri adaylarını ve kişileri iki kez seçmek kolaydır. "Bana pazarlama e-postası gönder" onay kutusu etkinleştirilmiş bir web formu gönderdilerse, bir bağlantıya tıklayarak pazarlama e-postanızı alma isteklerini onaylamalarını isteyen bir çift katılım e-postası alacaklardır. Bir web formu aracılığıyla ulaşmadıysa, bu e-postayı bir müşteri adayına veya ilgili kişiye CRM kayıtlarından manuel olarak veya Pazarlama Listeleri modülünden bir listenin tamamına (tercih etmemişlerse) gönderebilirsiniz.
Birinin Avrupa Birliği'nde olmadığını biliyorsanız veya onlara e-posta göndermek için kabul edilebilir başka bir izin aldıysanız, ilgili kişiyi kendiniz seçerek çift kayıt ihtiyacını atlayabilirsiniz. Bunu nasıl yapacağınızı anlamak için, yeni e-posta tercihlerinin geri kalanının nasıl çalıştığına bakalım.
Yeni e-posta katılım durumları
Eski "Devre Dışı Bırakma" onay kutusu alanımız yerine, müşteri adayları ve ilgili kişilerin artık her biri, eski "Devre Dışı Bırakma" onay kutusunun yerini alan bir "E-posta Etkinleştirme Durumu" alanına sahiptir. İçinde 6 değer var.
- Hayır
- Tek katılım (kullanıcı)
- Tek katılım (web formu)
- Çift kayıt
- Devre dışı bırakma (kullanıcı)
- Devre dışı bırakma (iletişim)
Bu değerler birkaç yoldan biriyle ayarlanabilir. Bir kişi, aldığı çift katılım e-postasındaki bir bağlantıyı tıklarsa, Vtiger “Çift Katılım” değerini ayarlar. Bir kişi web formunuzu "E-posta pazarlaması almak istiyorum" onay kutusu etkinken gönderirse, Vtiger "Tek katılım (web formu)" değerini ayarlar. Tek katılım (kullanıcı) yalnızca kullanıcılarınız tarafından belirlenir ve bireysel olarak veya bir yükleme sırasında bir kişi oluşturulurken yapılabilir. Aksi takdirde, tüm yeni kişiler “Yok” durumuyla başlar.
Bu durumlar önemlidir çünkü Vtiger'a e-posta kampanyaları sisteminden bir iletişim e-postası göndermek için hangi tercihleri kabul ettiğinizi söyleyebilirsiniz. Seçenekleriniz:
- Yalnızca çift katılım
- Çift katılım ve tek katılım (kullanıcı)
- Çift katılım, tek katılım (kullanıcı) ve tek katılım (web formu)
Hangi ayarı seçeceğiniz birçok faktöre bağlıdır. Bir kişinin AB vatandaşı olup olmadığını ayırt etmek her zaman zor olduğu için, her zaman yasal olarak en güvenli seçenek olarak Double opt-in'i öneriyoruz.
Kişiler kampanyalarımdan nasıl vazgeçer?
Kişileriniz e-posta kampanyalarınızdan iki şekilde vazgeçebilir. Kampanyalarınızdan çıkmanızı talep etmek için size ulaşırlarsa, katılım durumlarını "Devre dışı bırakma (kullanıcı)" olarak değiştirebilirsiniz. Tekrar dahil olmayı istemeleri durumunda bu durumu tersine çevirebilirsiniz. Ancak, kişi tercihler sayfasını ziyaret edip vazgeçerse, tekrar dahil olmak için bir web formunu yeniden göndermeleri dışında, devre dışı bırakma geri alınamaz.
Devre dışı bırakma neleri etkiler?
Kişilerin ticari e-posta almama tercihlerine saygı gösterilmesini sağlamak için, devre dışı bırakma, tüm yeni e-postaların kişiye teslim edilmesini durdurur. Buna e-posta kampanyaları, otomatik yanıtlayıcılar, iş akışı e-postaları ve geçici e-postalar dahildir.
Devre dışı bırakmaların mevcut ilişkileri veya kişileriniz tarafından başlatılan konuşmaları durdurmasını önlemek için, bunların her ikisine de bir kişi devre dışı bırakma yoluyla bile her zaman yanıt verilebilir.
Özetlersek
GDPR uyumluluğu, verilerini kullandığınız Avrupa vatandaşlarına belirli yeni haklar sağlamanızı gerektiren karmaşık bir konudur. Bu hakları, işinizi aksatmayacak şekilde sağlamak zor olabilir.
Vtiger'in yeni GDPR ve gizlilik yönetimi araçları, kişilerinize, sayfayı oluşturmanız için gereken süreden daha kısa sürede onaylarını yönetmeleri veya GDPR haklarını kullanmaları için bir yer vererek GDPR'ye uymanızı kolaylaştırır.
İlginizi çekiyorsa, yeni GDPR ve gizlilik araçlarımızı ve e-posta kampanyalarımızı nasıl yapılandıracağımızla ilgili bir sonraki blog yazımız için bizi izlemeye devam edin, bu sayede onay almanıza ve hızlı bir şekilde uyumluluğa geçmenize yardımcı olur.
