LabStats + Vtiger CRM

Firmamız

Labstats, eğitim kurumlarının teknoloji varlıklarının kullanımını izlemelerine yardımcı olan bulut tabanlı yazılım çözümleri sunar. LabStats, çeşitli okullar ve üniversitelerle birlikte çalışarak laboratuvarlardaki mevcut bilgisayarları tespit etmeye, bakıma ihtiyaç duyan bilgisayarları belirlemeye, hangi uygulamaların en çok kullanıldığını ve hangilerinin az kullanıldığını bilmeye ve daha fazlasına yardımcı olan yazılım çözümleri kurar.

Zorluklar

LabStats on üç yıl önce başladığında, satış sürecini yönetmek için bir CRM sistemi geliştirdiler. Bununla birlikte, iş yıllar içinde büyüdükçe, ihtiyaçları giderek daha karmaşık hale geldi. Satış ekibi, satış sürecini ve müşteri hesaplarını yönetmek için bir sisteme ihtiyaç duyarken, muhasebe ekibi üyelerinin satış siparişlerini ve faturaları işlemek için bir sisteme ihtiyacı vardı. Satış ve muhasebe ekipleri yakın çalıştığı için LabStats'ın da etkili bir işbirliği aracına ihtiyacı vardı. LabStats, müşteri verilerini çoğaltmadan farklı departmanların ihtiyaçlarını çözebilecek bir CRM çözümü istedi, ancak mevcut CRM sistemlerinin çoğu, birçok ihtiyacından sadece bir veya ikisini çözdü.

Çözüm: Vtiger CRM

LabStats CEO'su Christian Hayes, "Vtiger en entegre CRM sistemidir ve tüm satış, müşteri desteği ve muhasebe hedeflerimizi gerçekleştirmemize yardımcı oldu" diyor.

“Vtiger, değerlendirdiğimiz tüm CRM sistemleri arasında en dengeli CRM sistemiydi. Vtiger, bir satış öncesi, sırası ve sonrasında müşterileri ve süreçleri yönetmemize yardımcı olur. Hepsi bir arada çözüm” diyor Christian. LabStats, Vtiger'ı seçmeden önce 20'den fazla farklı CRM sistemini değerlendirdi. "İncelediğimiz diğer CRM'ler, satış, destek ve muhasebe sürecimizi sürdürmek için 2 hatta 3 ayrı çözüme sahip olmamızı gerektiriyordu. Hatta Salesforce'u bir süre kullandık ama kısa sürede iş ihtiyaçlarımızı karşılamadığını fark ettik. Salesforce, bir potansiyel müşteriyi dönüşüme kadar takip etme sürecine çok dar bir şekilde odaklanmıştı ve bir müşteriyi bizimle geçirdikleri süre boyunca izlemeye devam etmemize yardımcı olmak için kapsamlı özelleştirme gerektiriyordu."

Labstats ekip üyeleri için, müşteriyle ilgili tüm verileri Vtiger'da yönetmek yalnızca zamandan ve emekten tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda yanlış iletişimi de ortadan kaldırır. "Satış, destek, muhasebe ve operasyon ekiplerimiz işlerini halletmek için her gün Vtiger kullanıyor. Ve tek bir sisteme sahip olmak, müşteriyle ilgili tüm verilerimizin tek bir yerde olmasını sağlayarak bilgi paylaşımını ve aramayı hızlı ve sorunsuz hale getirir. Çalışanlarımızın birden fazla sistemden müşteri bilgilerini veya durumunu aktarması veya çekmesi gerekmediğinden, insan hatalarına yer yoktur.”

Vtiger'in özelleştirmeleri ve otomasyonları LabStat'ın iş sürecini hızlandırdı

Christian, ekibinin verimli çalışmasına yardımcı olmak için Vtiger'da otomatikleştirilmiş görevler ve bildirimlere sahiptir. "Vtiger'ın özel iş ihtiyaçlarımıza göre özelleştirilmesi kolay olduğundan, iş süreçlerimizi kolaylaştırdık." Gelişmiş verimliliğin en iyi örneği LabStats'ın sipariş oluşturma ve gerçekleştirme departmanından gelir. “Bir sipariş alındığında ve Onaylandı olarak işaretlendiğinde, Vtiger, siparişin ve müşterinin tüm ayrıntılarını içeren bir Vaka oluşturur ve siparişin yerine getirilmesi için teknik ekibe atar. Ardından, bu Vaka teknik ekip tarafından Çözümlendi olarak işaretlendiğinde, Müşterinin ihtiyaç duydukları her şeye sahip olduklarından emin olmak için Müşteriyi takip etmesi için Hesap Yöneticisine bilgi verilir."

Vtiger'ın özelleştirilmiş iş akışları, LabStats ekibinin önemli konulardan haberdar olmasına da yardımcı oldu. “Bir koşul karşılandığında bildirimleri tetiklemek için özelleştirilmiş iş akışları kullanıyoruz. Bir örnek, bir müşteri abonelik tarihinden önce yenilemeyi başaramazsa hesap yöneticilerine bildirimde bulunmaktır. Hesap yöneticileri, abonelik sona ermeden 60 gün önce, abonelik sona ermeden 2 hafta önce ve abonelik sona erme gününde olmak üzere üç noktada yenileme zamanı bildirimi alır. Bu bildirimler, hesap yöneticilerimizin yenileme zamanı gelen müşterilerle bağlantı kurmasına ve yenileme konusunda sorunları olup olmadığını veya yeni gereksinimleri olup olmadığını anlamasına ve bunları doğru ekibe iletmesine yardımcı olur”

Vtiger, LabStats'ın müşteri yenileme oranını yıllık bazda %15 artırmasına yardımcı oldu

"Vtiger'ı, doğru müşteriye doğru zamanda doğru ilgiyi göstermemize yardımcı olacak şekilde yapılandırdık." LabStats, normal satış sürecine ek olarak birkaç benzersiz müşteriye dönük sürece sahiptir. “Vtiger'da, hesap yöneticilerimizin müşterilerle ne zaman check-in yapacaklarını bilmelerine ve bu check-in'lerin tamamlandığını izlemelerine yardımcı olan yeni bir modül oluşturduk. Bu, hesap yöneticilerine günde en az 30 dakika kazandırır çünkü kiminle ve ne zaman iletişime geçeceğine karar vermek için hesap listelerini taramak zorunda kalmazlar. Vtiger, bir müşteri abonelik yenileme zamanı gelmeden önce hesap yöneticileri için otomatik olarak yeni fırsatlar yaratarak, onların yenileme tarihlerinden önce kalmalarına ve müşterilere zamanında teklif almalarına olanak tanır. Kişisel dokunuşu tercih ettiğimiz için müşterilere otomatik yenileme hatırlatıcıları göndermiyoruz. Ve Vtiger, müşterilerimizin hesap yöneticileriyle olan tüm etkileşimlerini yakaladığından, satış ortaklarımız daha iyi bir çözüm sağlamak için bu etkileşimleri inceleyebilir.”

Vtiger'ın iş akışları ve @mentions, LabStat'ın ekiplerini mükemmel bir uyum içinde tutar

“Vtiger'ı kullanmadan önce tüm dahili iletişimlerimiz CRM dışında gerçekleşti. Örneğin, satış görevlileri muhasebe ekibinin fatura oluşturmasını istediğinde, talep ve takipler e-posta alışverişi yoluyla gerçekleşecekti. Bu zaman alıcı bir süreçti ve istenmeyen gecikmelere neden oldu. Ancak şimdi, ilgili kişilere görevlerin tamamlanmasını anında bildiren iş akışlarımız var. Satış ortakları, müşterilerinin destek bileti kapatıldığında bilgilendirilir. Bir anlaşma kapatıldığında muhasebe ekibine bilgi verilir. Muhasebe ekibimiz bir siparişi birden fazla aşamada işler ve her aşamada teknik ekibimize siparişin yerine getirilmesini başlatması için bilgi verilir. Sipariş yerine getirildikten sonra, müşteriye fatura kesilmesi için muhasebe ekibine bilgi verilir. Bu dahili iletişim süreci, normalde CRM dışındaki bilgileri manuel olarak aramak için harcanan zamandan önemli ölçüde tasarruf sağlar”.

LabStats ekip üyeleri, ilgili kişilerin dikkatini anında çekmek için kayıtlarda Vtiger'ın @Mention özelliğini kullanıyor “@Mentions, iletişim gecikmelerini azaltmamıza yardımcı oldu. @Mentions için masaüstü bildirimlerini etkinleştirdiğimiz için, bir kayıtta adı geçen ekip üyesi bildirimleri anında görüyor ve hızlı aksiyon alabiliyor.”