Chào mừng bạn quay trở lại với loạt blog Big Little Things, nơi chúng tôi nêu bật một số tính năng và cải tiến ít được biết đến và đôi khi bị bỏ qua trong Vtiger CRM.
Chương này sẽ tập trung vào tổ chức trong CRM của bạn thông qua việc sử dụng tạo danh sách tùy chỉnh. Hãy bắt đầu từ những điều cơ bản.
Danh sách là gì?
Danh sách là một lựa chọn các bản ghi trong một mô-đun có một hoặc nhiều thuộc tính nhận dạng được chia sẻ giữa chúng. Các danh sách được sử dụng để giúp sắp xếp hồ sơ của bạn theo cách có lợi cho cả bản thân bạn và công ty của bạn.
Nếu bạn hiện đang sử dụng Vtiger, bạn có thể nhận thấy rằng mỗi mô-đun đã có sẵn một vài danh sách mặc định. Ví dụ: trong mô-đun Liên hệ, bạn có danh sách 'Tất cả Liên hệ', hiển thị mọi bản ghi Liên hệ trong CRM.
Bạn cũng nên có một danh sách được gọi là 'Danh sách Liên hệ của tôi', danh sách này sẽ chỉ hiển thị các bản ghi Liên hệ được chỉ định trực tiếp cho bạn với tư cách là người dùng.
Bây giờ chúng ta hãy tiến thêm một bước nữa. Giả sử bạn muốn có một danh sách có sẵn cho các Liên hệ ở Hoa Kỳ. Đó là nơi bạn sẽ xem xét việc tạo một danh sách tùy chỉnh.
Tạo một danh sách mới
Tạo danh sách mới sẽ tuân theo quy trình tương tự cho mọi mô-đun trong CRM.
Trước tiên, bạn sẽ muốn nhấp vào menu thả xuống danh sách. Trong menu đó, bạn sẽ thấy biểu tượng dấu '+' màu xanh lam ở góc trên cùng bên phải. Đây là nơi bạn có thể tạo một danh sách mới cho mô-đun hiện tại mà bạn đang tham gia.
Tạo danh sách mới được chia thành bốn phần:
- Thông tin danh sách
- Liệt kê các điều kiện
- Chọn cột và đặt hàng
- Danh sách chia sẻ
Hãy xem qua danh sách theo thứ tự. Danh sách mới mà tôi sẽ tạo sẽ lấy từ ví dụ mà tôi đã đưa ra trước đó, vì vậy chúng tôi muốn lấy tất cả các Địa chỉ liên hệ có trụ sở tại Hoa Kỳ.
Thông tin danh sách
Phần Thông tin danh sách là nơi bạn sẽ thêm tên của danh sách bạn đang tạo, cột (Trường) thông tin sẽ được sắp xếp theo mặc định và chúng sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hay giảm dần cho cột đó.
Bạn có thể thấy ở trên rằng tôi đã đặt tên cho danh sách, Danh sách liên hệ có trụ sở tại Hoa Kỳ và đã đặt danh sách được sắp xếp theo Họ theo thứ tự giảm dần. Việc sắp xếp này chỉ là những gì các bản ghi sẽ được sắp xếp theo ban đầu. Bạn có thể sắp xếp lại các bản ghi trong danh sách bằng cách sử dụng chức năng tìm kiếm theo cột có sẵn trong mỗi mô-đun.
Liệt kê các điều kiện
Phần thứ hai, Điều kiện Danh sách, là nơi bạn sẽ xác định những bản ghi nào được thêm vào danh sách mới của bạn.
Có hai loại điều kiện có thể được thêm vào. Tất cả các điều kiện yêu cầu rằng mọi điều kiện được thêm vào trong phần này phải phù hợp với từng bản ghi. Bất kỳ điều kiện nào cũng yêu cầu ít nhất một trong các điều kiện được thêm vào trong phần này phải phù hợp với mỗi bản ghi.
Bản thân các điều kiện là thông tin trường thiết lập các tham số mà các bản ghi được kéo vào danh sách phải khớp.
Trong ví dụ trên, chúng tôi muốn thu hút các địa chỉ liên hệ có trụ sở tại Hoa Kỳ. Vì vậy, chúng tôi biết rằng Quốc gia được liệt kê trong Danh bạ cần phải ngang bằng với Hoa Kỳ. Tên trường cho mục đó trong bản ghi Liên hệ là Quốc gia gửi thư. Dưới đây là điều kiện hiện đã được thêm vào danh sách mà chúng tôi đang tạo.
Chọn cột và đặt hàng
Phần Chọn cột và thứ tự là nơi bạn có thể chọn các cột sẽ xuất hiện trong danh sách bạn đang tạo và chúng sẽ hiển thị theo thứ tự nào.
Để thêm trường mới dưới dạng cột, bạn có thể tìm kiếm trường đó trong thanh tìm kiếm ở đầu phần này và thêm trường đó dưới dạng cột. Bạn có thể xóa một cột đã được thêm bằng cách chọn biểu tượng 'x' ở phía bên phải của tên cột. Bạn có thể điều chỉnh thứ tự của các cột bằng cách nhấp và kéo ở phía bên trái của cột đã được thêm để di chuyển nó đến vị trí bạn muốn.
Chia sẻ danh sách
Phần Chia sẻ danh sách là nơi bạn có thể chia sẻ danh sách với những người dùng, vai trò hoặc nhóm khác. Khi danh sách đã được chia sẻ, những người dùng đó cũng sẽ có thể xem danh sách trong danh sách thả xuống của họ.
Sau khi hoàn tất, bạn có thể lưu danh sách mới của mình và danh sách này sẽ được thêm vào menu thả xuống danh sách của bạn.
Người tạo danh sách luôn có thể quay lại và chỉnh sửa các cột để thêm hoặc xóa các trường hoặc sắp xếp lại thứ tự của các cột sau đó.
Việc sử dụng danh sách tùy chỉnh là một cách đáng kinh ngạc để phân đoạn và sắp xếp thông tin trong mỗi mô-đun, cho phép bạn và nhóm của bạn truy cập vào dữ liệu bạn cần một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Nhấp chuột đây để đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày hoặc dùng thử phiên bản Pilot miễn phí vĩnh viễn của chúng tôi.
