Chào mừng bạn quay trở lại Big Little Things, nơi chúng tôi nêu bật một số tính năng và cải tiến ít được biết đến và đôi khi bị bỏ qua trong Vtiger CRM đã đóng gói một cú đấm lớn. Bằng cách xem xét sâu hơn và trình bày một số tính năng này, mục tiêu của chúng tôi là giúp đảm bảo người dùng của chúng tôi thu được nhiều lợi ích nhất có thể khi sử dụng CRM của chúng tôi.
Blog này nêu bật mô-đun Tìm bản sao. Hãy cùng tìm hiểu và khám phá xem tính năng Tìm bản sao là gì và cách sử dụng tính năng này để dọn dẹp cơ sở dữ liệu của bạn trong khi đảm bảo rằng người dùng có dữ liệu cập nhật phù hợp nhất trong CRM của họ. Chúng tôi cũng sẽ thảo luận một số cách khác để tìm các bản sao trong CRM bằng cách sử dụng các tìm kiếm Chế độ xem danh sách, Chế độ xem một lần và Tìm kiếm toàn cầu.
Mô-đun Tìm trùng lặp là gì?
Sản phẩm Tìm bản sao mô-đun có sẵn trong tất cả các phiên bản của Vtiger và có thể được tìm thấy trong Ứng dụng công cụ trong danh mục Quản lý dữ liệu. Nó cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm và xác định các bản ghi trùng lặp dựa trên các giá trị trường trong các mô-đun cụ thể. Sau khi xác định các bản ghi trùng lặp, người dùng có thể quyết định cách quản lý chúng tốt nhất.
Sử dụng Tìm bản sao
Khi mô-đun Tìm bản sao được mở, người dùng sẽ được nhắc chọn giá trị mô-đun, danh sách và (các) trường mà họ muốn tìm kiếm để xác định các bản ghi trùng lặp. Người dùng cũng có tùy chọn bỏ qua các giá trị trường trống và kiểm tra các bản ghi đã đóng để tìm bản sao.
Sau khi nhập tất cả các tiêu chí và nhấn tìm kiếm, hệ thống sẽ nhanh chóng xác định và hiển thị tất cả các bản ghi trùng lặp được tìm thấy, ở dạng xem danh sách. Từ đó, người dùng có thể chọn các bản ghi có liên quan và quyết định cách họ muốn quản lý chúng bằng cách sử dụng các tùy chọn Xóa hoặc Hợp nhất.
Hợp nhất các bản ghi trùng lặp
Khi sử dụng tùy chọn hợp nhất, người dùng có thể chọn tối đa ba bản ghi cùng một lúc để sau đó hợp nhất thành một. Các bản ghi đã chọn được hiển thị ở định dạng lưới cho phép người dùng chọn các trường riêng lẻ mà họ muốn giữ lại trong bản ghi được hợp nhất cuối cùng. Thật vô cùng hữu ích khi có thể có một cái nhìn rõ ràng về tất cả các bản ghi trùng lặp với các trường của chúng được đặt cạnh nhau. Điều này đảm bảo rằng người dùng giữ lại thông tin cập nhật và chính xác nhất từ tất cả các bản ghi trùng lặp trong khi cũng khai báo và làm sạch cơ sở dữ liệu của họ.
Xóa các bản ghi trùng lặp
Việc xóa các bản ghi trùng lặp được thực hiện dễ dàng bằng cách sử dụng mô-đun Tìm bản sao. Người dùng có thể chỉ cần chọn các bản ghi trùng lặp mà họ muốn xóa và với một vài cú nhấp chuột sẽ xóa nhiều bản ghi cùng một lúc. Các bản ghi bị xóa cũng sẽ được lưu trữ trong thùng rác trong 30 ngày trước khi bị xóa hoàn toàn, cho phép người dùng khôi phục mọi bản ghi và dữ liệu của họ bị xóa do nhầm lẫn.
Các cách khác để tìm bản ghi trùng lặp
Có ba cách khác để tìm các bản sao trong CRM. Tôi đã tóm tắt chúng thêm, bên dưới:
Một góc nhìn
Sau khi cài đặt Vtiger's Giải tích AI Tiện ích mở rộng, người dùng sẽ có thể xem và nhanh chóng truy cập các bản ghi Thỏa thuận trùng lặp được hiển thị trong khi xem bản ghi Thỏa thuận trong Một góc nhìn. Theo mặc định, Calculus AI kiểm tra trường "Tên giao dịch" để tìm văn bản trùng lặp, nhưng cũng sẽ hiển thị các bản ghi trùng lặp dựa trên bất kỳ trường nào bạn đã thiết lập bằng cách sử dụng Phòng chống trùng lặp trên mô-đun Giao dịch.
Danh sách Xem Tìm kiếm
Người dùng có thể sử dụng tìm kiếm Dạng xem Danh sách để tìm các bản ghi trùng lặp bằng cách nhập các giá trị duy nhất vào các hộp tìm kiếm. Khi các bản ghi trùng lặp đã được định vị, người dùng có thể chọn nhiều bản ghi và sử dụng Xem danh sách các hành động để hợp nhất hoặc xóa các bản ghi.
Tìm kiếm toàn cầu
Tương tự như Tìm kiếm dạng xem danh sách, người dùng có thể nhập các giá trị duy nhất như địa chỉ email, số điện thoại, v.v. vào Tìm kiếm toàn cầu hộp tìm kiếm để tìm các bản ghi trùng lặp. Có những hạn chế về cách xử lý các bản ghi trùng lặp sau khi định vị chúng bằng Tìm kiếm toàn cầu. Ví dụ: bạn không thể hợp nhất hoặc xóa bản ghi bằng cách sử dụng tính năng Tìm kiếm chung. Bạn chỉ có thể truy cập các bản ghi riêng lẻ để xóa các bản ghi hoặc hoàn nguyên về sử dụng các tính năng của Chế độ xem danh sách hoặc Tìm bản sao để hợp nhất hoặc xóa nhiều bản ghi cùng một lúc.
Nhấp chuột tại đây để đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày hoặc dùng thử phiên bản Pilot miễn phí vĩnh viễn của chúng tôi.
