Mẹ tôi thường tạo danh sách kiểm tra - cho các cửa hàng tạp hóa, chi tiêu hàng tháng, mua sắm, v.v. Danh sách du lịch của cô ấy đã trở thành huyền thoại. Tùy thuộc vào nơi chúng tôi đi du lịch, cô ấy sẽ liệt kê mọi thứ cần phải đóng gói, bao gồm cả bộ cờ từ tính, bút màu và truyện tranh cho bọn trẻ chúng tôi. Tuy nhiên, danh sách kiểm tra của cô ấy rất linh hoạt và chịu trách nhiệm thay đổi theo ý muốn của cô ấy.
Mặt khác, các danh sách kiểm tra tại bệnh viện của cha tôi được lập ra một cách tỉ mỉ và chăm chỉ theo dõi. Anh ấy là một bác sĩ phẫu thuật, đảm bảo danh sách kiểm tra được tạo ra cho các thủ tục khác nhau - trước, trong và sau khi phẫu thuật.
Một nghiên cứu của Hoa Kỳ cho thấy rằng các bệnh viện sử dụng danh sách kiểm tra an toàn phẫu thuật của Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) đã giảm 22% tỷ lệ tử vong sau phẫu thuật. 1
Bạn có thể tạo danh sách kiểm tra cho các nhiệm vụ cá nhân cũng như nghề nghiệp của mình. Bạn có biết rằng danh sách kiểm tra là một trong những danh sách kiểm tra lâu đời nhất và rẻ nhất (nếu bạn không quan tâm đến từ ngữ) và là kỹ thuật quản lý dễ dàng nhất? Mặc dù Benjamin Franklin được coi là cha đẻ của danh sách kiểm tra hiện đại, tôi chắc chắn rằng danh sách kiểm tra đã được sử dụng trong nhiều thế kỷ.
Trong blog này, tôi sẽ thảo luận về cách danh sách kiểm tra có thể giúp bạn tăng năng suất trong công việc, nhưng trước tiên…
Danh sách kiểm tra là gì?
Danh sách kiểm tra là một trợ giúp công việc liệt kê các nhiệm vụ hoặc hoạt động phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể. Danh sách kiểm tra nâng cao cũng bao gồm các yêu cầu khác nhau - như công cụ, phụ thuộc và hành vi, yêu cầu bạn hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Danh sách kiểm tra giúp ích như thế nào?
Tất cả chúng ta đều lo lắng về 'cột mốc di chuyển' tại nơi làm việc. Đôi khi một đường chạy hàng trăm mét có thể biến thành một cuộc chạy marathon.
Chúng tôi cũng bị cản trở bởi thực tế là trí nhớ của con người là có hạn. Trên hết, nhiều người trong chúng ta có xu hướng trì hoãn, bỏ bê hoặc bỏ qua các nhiệm vụ của mình. Danh sách kiểm tra hỗ trợ bạn trong việc quản lý dự án - bất kể dự án nhỏ đến mức nào. Nó có thể đơn giản như viết blog hoặc phức tạp như triển khai một giải pháp phần mềm.
Danh sách kiểm tra giúp bạn trong:
- Có quyền kiểm soát các nhiệm vụ của bạn.
- Xác định và ưu tiên các bước cần trở thành một phần của quy trình.
- Chia nhiệm vụ của bạn thành các yếu tố nhỏ nhất, chỉ định người và ngày tháng.
- Đảm bảo các nhiệm vụ trọng yếu không bị bỏ qua.
- Tập trung vào các nhiệm vụ trong tầm tay.
- Đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành theo thứ tự đã được công nhận.
- Thực hiện nhất quán hoàn thành nhiệm vụ của mình để đạt được kết quả như mong muốn.
Làm thế nào để bạn tạo một danh sách kiểm tra?
Bây giờ bạn đã biết danh sách kiểm tra giúp bạn như thế nào, bạn nghĩ điều gì cần thiết để trở thành một phần của danh sách kiểm tra? Dưới đây là một số điểm cần lưu ý khi bạn tạo danh sách kiểm tra cho một quy trình:
- Xác định lý do cần tạo danh sách kiểm tra.
- Xác định tất cả các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ cần phải hoàn thành.
- Xác định cách thức, thời điểm và ai sẽ sử dụng danh sách kiểm tra.
- Xác định những người chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ.
- Chỉ định các phần phụ thuộc cho các nhiệm vụ.
Lợi ích của việc sử dụng danh sách kiểm tra
Danh sách kiểm tra mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức cũng như cá nhân - đặc biệt là sức khỏe tinh thần của nhân viên. Hãy để chúng tôi xem làm thế nào.
Lợi ích cho tổ chức
Phân bổ thời gian và công sức tốt hơn
Danh sách kiểm tra chính xác giúp bạn xác định tất cả các bước cần thiết cho một quy trình. Bạn sẽ có thể xác định các nhiệm vụ quan trọng và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng. Bạn sẽ có thể chuyển hướng sự chú ý, thời gian và nỗ lực của mình để hoàn thành chúng trước những người khác.
Giảm lỗi
Danh sách kiểm tra giúp bạn liệt kê tất cả các nhiệm vụ và hoạt động cho một quy trình hoặc dự án trong một ngày hoặc khoảng thời gian đã định. Vì tất cả các nhiệm vụ đều được liệt kê, khả năng xảy ra sai sót sẽ giảm đi và có rất ít phạm vi để nhân viên bỏ lỡ một nhiệm vụ.
Tăng hiệu quả
Với danh sách kiểm tra, nhân viên trở nên thoải mái khi làm việc trên toàn bộ quy trình. Các lỗi được giảm bớt. Thời gian và nỗ lực cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ cũng được giảm bớt. Điều này dẫn đến việc tăng hiệu quả. Đôi khi, danh sách kiểm tra cũng giúp bạn xác định các bước dư thừa hoặc lặp lại, điều này sẽ giúp bạn loại bỏ các bước thừa hoặc cải thiện quy trình.
Xác định các nhiệm vụ lặp đi lặp lại
Danh sách kiểm tra giúp bạn dễ dàng xác định các công việc lặp đi lặp lại hoặc những công việc cần thời gian. Đối với những người bạn sử dụng các quy trình số hóa hoặc nếu bạn đang sử dụng phần mềm, đây là bước đầu tiên để tự động hóa các tác vụ này. Hãy tưởng tượng thời gian bạn sẽ tiết kiệm được bằng cách tự động hóa.
Tăng năng suất
Đọc lại phần trên. Bạn không nghĩ rằng tất cả chúng đều dẫn đến tăng năng suất sao? Rốt cuộc, bạn sẽ làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Lợi ích cho nhân viên
So với các kỹ thuật hoặc công cụ quản lý khác, danh sách kiểm tra có thể là một công cụ quản lý đơn giản, nhưng nó mang lại lợi ích cho nhân viên của bạn về nhiều mặt.
Tăng động lực
Danh sách kiểm tra giúp đạt được các mục tiêu nhỏ. Với mỗi nhiệm vụ được hoàn thành, nhân viên cảm thấy một cảm giác thành tựu. Khi họ hài lòng trong công việc, họ có động lực để đầu tư vào bản thân và tổ chức.
Tăng khả năng sáng tạo
Bộ não của chúng ta có dây để suy nghĩ và xem xét lại các nhiệm vụ mà chúng ta cần chú ý, tạo ra một tình huống căng thẳng. Vì danh sách kiểm tra đề cập đến tất cả các nhiệm vụ cần phải thực hiện nên nhân viên cảm thấy tự do và bớt căng thẳng hơn. Nó giúp họ thỏa sức sáng tạo trong công việc. Họ sẽ đưa ra những ý tưởng mới có thể thực sự giúp cải thiện các quy trình được sử dụng.
Tạo ra phẩm chất lãnh đạo
Hoàn thành nhiệm vụ một cách thường xuyên mang lại cảm giác hoàn thành công việc cho nhân viên của bạn. Nó xây dựng sự tự tin và giúp họ tìm kiếm các nhiệm vụ đầy thử thách. Danh sách kiểm tra giúp phát triển phẩm chất lãnh đạo ở nhân viên của bạn.
Các loại danh sách kiểm tra
Bây giờ bạn phải tự hỏi nếu có các loại danh sách kiểm tra khác nhau! Nhiều người đã cố gắng phân loại chúng, nhưng tất cả phụ thuộc vào loại quy trình hoặc hoạt động bạn muốn tạo một danh sách kiểm tra cho. Đó có thể là danh sách kiểm tra dự án, danh sách kiểm tra an toàn, danh sách kiểm tra chất lượng, v.v. Chúng có thể được tạo cho các nhóm hoặc cho các cá nhân, và chúng có thể được thực hiện cho bất kỳ loại nghề nghiệp nào.
Nó có thể là một danh sách kiểm tra đơn giản, nơi bạn liệt kê mười điều bạn cần làm và bạn đánh dấu chúng khi hoàn thành chúng. Hoặc, nó có thể là một danh sách kiểm tra cho các quy trình phức tạp với ngày tháng và các yếu tố phụ thuộc được đề cập.
Bạn có thể tạo nhiều danh sách kiểm tra khác nhau. Tôi chắc chắn rằng bạn đã tạo một hoặc hai danh sách kiểm tra của riêng bạn. Tôi sử dụng trang tính EXCEL để tạo danh sách kiểm tra đơn giản giúp tôi sắp xếp thứ tự ưu tiên và hoàn thành công việc hàng ngày. Nhiệm vụ đang chờ xử lý được chuyển sang ngày hôm sau. Chúng giúp tôi xác định những nhiệm vụ quan trọng cần tôi chú ý và đẩy những người khác xuống cuối danh sách.
Một số danh sách kiểm tra của tôi cũng chứa các nhiệm vụ trải dài trong một tuần vì ngày hoàn thành không phải là ngay lập tức.
Hãy tiếp tục và tạo một danh sách kiểm tra vào đầu ngày làm việc của bạn. Hãy tự mình chứng kiến - bạn sẽ làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn như thế nào.
——————————————————————————-
Tham khảo: 1 - https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935
