Phần 1 của loạt bài của chúng tôi về GDPR và CRM (GDPR là gì và nó ảnh hưởng đến CRM như thế nào?) đã giải thích những điều cơ bản về GDPR - từ lý do tại sao luật được ban hành, đến cách nó tạo ra một mô hình mới để tương tác hợp pháp với dữ liệu của công dân Châu Âu. Tham khảo lại bài đăng đó để biết sơ lược về GDPR và các nhiệm vụ của nó. Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét những thay đổi sắp tới đối với Vtiger sẽ giúp bạn tuân thủ luật không giống như bất kỳ giải pháp CRM nào khác như thế nào.
Những thách thức của việc quản lý sự đồng ý
Một trong những phần thách thức nhất của luật mới phải tuân thủ là nhận được sự đồng ý xác minh cho mỗi lần sử dụng dữ liệu của một người. Điều này đặc biệt thách thức vì bốn lý do:
Quản lý sự đồng ý có thể là một trở ngại lớn về thời gian
Bạn sẽ phải đối phó với vô số liên hệ, mỗi người trong một giai đoạn khác nhau trong mối quan hệ của họ với bạn, và do đó cần phải đồng ý cho một mục đích khác. Bạn có thể yêu cầu một khách hàng tiềm năng mới đồng ý chia sẻ thông tin của họ với đối tác của bạn và một khách hàng mới để đồng ý lưu trữ số thẻ tín dụng của họ. Mỗi lần, bạn sẽ phải yêu cầu sự đồng ý, chờ phản hồi của họ, ghi lại phản hồi của họ và sau đó hành động. Mỗi trong số này cần có thời gian và được nhân rộng qua nhiều khách hàng tiềm năng và khách hàng mỗi tháng, nó có thể trở thành lực cản rất lớn về thời gian.
Sau khi được cung cấp, sự đồng ý phải dễ dàng thu hồi danh bạ
GDPR yêu cầu bạn làm cho ai đó dễ dàng thu hồi sự đồng ý cũng như họ cung cấp cho họ. Điều này thêm vào thời gian cần thiết để quản lý sự đồng ý.
Bạn không thể để bất kỳ sự đồng ý nào trượt qua vết nứt
Chờ đợi quá lâu để hành động theo sự đồng ý có thể loại bỏ tiện ích để có được sự đồng ý. Điều này đặc biệt đúng khi chia sẻ dữ liệu khách hàng tiềm năng với các đối tác, những người phải đình công khi bàn ủi nóng. Ngoài ra, điều bắt buộc về mặt pháp lý là bạn không để các lựa chọn của người liên hệ trượt qua vết nứt. Nếu một liên hệ thu hồi sự đồng ý cho bạn sử dụng dữ liệu của họ, nhưng bạn vô tình chia sẻ nó với đối tác sau khi thực tế vì bạn không thông báo, bạn đang vi phạm GDPR.
Sự đồng ý phải khó làm sai lệch
Lý do để ghi lại sự đồng ý của người liên hệ ở nơi đầu tiên, là để bảo vệ bạn nếu họ cho rằng họ không bao giờ cung cấp. Điều đó ít có khả năng xảy ra nếu bạn có được sự đồng ý theo cách khó từ chối. Bạn có thể làm điều đó bằng cách yêu cầu một hình thức ID hoặc yêu cầu nó từ một địa chỉ email hoặc cổng thông tin được xác minh chỉ họ mới có quyền truy cập. Một sự đồng ý ít hữu ích hơn là một sự đồng ý có được thông qua một tài nguyên có thể truy cập công khai, như một biểu mẫu trên trang web của bạn, bởi vì bất kỳ ai cũng có thể gửi nó tự xưng là người khác.
Ngoài tất cả các nghĩa vụ pháp lý khác mà bạn phải tuân thủ, GDPR dường như cần rất nhiều quản lý vi mô đến mức bạn sẽ không có thời gian để thực sự làm bất cứ điều gì khác.
Quản lý sự đồng ý không phải quá khó
Với điều đó như một bản sơ khai, chúng tôi vui mừng thông báo các công cụ bảo mật và tuân thủ GDPR mới của Vtiger - ra mắt vào hoặc trước ngày 9 tháng XNUMX. Đây là cách dễ dàng nhất để tuân thủ nhiều quy định của GDPR, trên quy mô lớn. Chỉ mất vài phút để thiết lập, họ cho phép khách hàng của bạn xem chính sách và yêu cầu của bạn có liên quan đến họ, đưa ra sự đồng ý một cách an toàn và thực hiện các quyền khác do GDPR chi trả, đồng thời giúp bạn dễ dàng xem và thực hiện theo sự đồng ý của họ.
Các công cụ mới bao gồm ba thay đổi lớn cùng nhau tạo nên sự đại tu bảo mật và quyền riêng tư lớn nhất trong lịch sử của Vtiger. Họ đang:
- Trang tùy chọn liên hệ mới
- Trường dữ liệu được mã hóa mới
- Các chiến dịch email tuân thủ GDPR mới
Và đây là viên ngọc quý của những thay đổi GDPR này:
Giới thiệu trang tùy chọn liên hệ mới của Vtiger
Trang chấp thuận là nơi khách hàng tiềm năng và người liên hệ của bạn thực hiện tất cả các thao tác sau:
- Quản lý đăng ký danh sách email của họ
- Tìm hiểu về việc sử dụng dữ liệu của bạn và các chính sách khác
- Kiểm soát sự đồng ý cho dữ liệu bạn lưu trữ trên chúng
- Kiểm soát sự đồng ý để được theo dõi
- Kiểm soát sự đồng ý cho các quyền khác mà bạn muốn yêu cầu
- Yêu cầu bạn ngừng sử dụng dữ liệu của họ
- Yêu cầu bạn xóa dữ liệu nhận dạng cá nhân của họ
Trang này hoàn toàn có thể tùy chỉnh - từ ai có thể xem, đến những gì họ thấy và hành động, thậm chí cả cách họ được thông báo về sự đồng ý mới cần từ họ. Các tùy chọn dẫn đến trạng thái liên hệ và khách hàng tiềm năng trên trang này được Vtiger thực hiện tự động bất cứ khi nào có thể (nhiều hơn trong một giây) hoặc có sẵn trong hồ sơ liên hệ để bạn sử dụng trong bộ lọc danh sách, báo cáo và tự động hóa quy trình làm việc - giảm thiểu nhân viên của bạn ' cần phải đảm nhận những trách nhiệm mới.
Khách hàng tiềm năng và liên hệ của tôi sẽ tìm hiểu và truy cập trang tùy chọn của họ như thế nào?
Khi bạn đã bật trang và chọn người có thể truy cập trang, những người có quyền sử dụng trang sẽ tự động nhận email cho họ biết. Điều này làm cho họ dễ dàng để yêu cầu.
Bạn có thể cho phép truy cập vào trang này dễ dàng hơn trong tương lai bằng cách thêm liên kết đến trang tùy chọn của họ vào chân trang của các email được gửi từ người dùng Vtiger của bạn. Chân trang này có thể được tùy chỉnh.
Ngoài ra, liên kết không hủy đăng ký trên mạng trong các chiến dịch email được gửi từ Vtiger hiện trỏ đến trang tùy chọn của người nhận. Nếu người nhận không có quyền truy cập vào trang tùy chọn, thì họ sẽ chỉ thấy các tùy chọn tùy chọn email ở đầu trang.
Những sự đồng ý nào tôi có thể hỏi khách hàng tiềm năng và liên hệ của tôi để làm gì?
Ngoài một tuyên bố bằng văn bản có thể tùy chỉnh, còn có các loại sự đồng ý mà bạn có thể thêm vào trang của họ.
Lưu trữ và sử dụng dữ liệu
Nếu bạn lưu trữ dữ liệu nhạy cảm, chẳng hạn như số ID quốc gia hoặc số thẻ tín dụng của một liên hệ, bạn có thể chọn cấp cho các liên hệ quyền kiểm soát trường đó bằng cách yêu cầu quyền thông qua trang đồng ý của họ. Nếu liên hệ cấp quyền - tuyệt vời! Nếu họ thu hồi quyền, thì trường CRM sẽ tự động bị xóa và khóa - đảm bảo sự tuân thủ của bạn.
Theo dõi đính hôn
Khi bạn gửi email hoặc tài liệu tới một liên hệ từ Vtiger, các tương tác của họ được theo dõi để các nhóm bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ của bạn có thể tìm hiểu thêm về sở thích của người liên hệ và điều chỉnh các liên lạc trong tương lai với họ. Nếu muốn, bạn có thể để các liên hệ của mình kiểm soát xem bạn có theo dõi họ hay không thông qua theo dõi tương tác.
Sự đồng ý tùy chỉnh
Nếu bạn thực hiện những việc như chia sẻ dữ liệu liên hệ với bên thứ ba hoặc sử dụng dữ liệu đó trong quá trình ra quyết định tự động, bạn có thể thêm trường đồng ý tùy chỉnh để được phép sử dụng. Nếu một liên hệ cấp hoặc thu hồi sự đồng ý, bạn sẽ thấy quyết định của họ trong hồ sơ liên hệ của họ và có thể sử dụng phản hồi của họ để tạo danh sách được lọc, báo cáo được xây dựng hoặc thậm chí trong tự động hóa quy trình làm việc.
Dừng xử lý
GDPR yêu cầu bạn cung cấp cho các liên hệ khả năng từ chối hoàn toàn xử lý. Bạn có thể giao chìa khóa vào hồ sơ của một liên hệ cho họ bằng cách thêm nút “Dừng xử lý” vào trang tùy chọn của họ. Nếu họ nhấp vào nó, Vtiger sẽ tự động khóa bản ghi CRM của họ để người dùng không thể chỉnh sửa các giá trị trường và chọn chúng không tham gia các chiến dịch email - không cần can thiệp thủ công.
Chỗ tẩy
Bạn có thể cho phép các liên hệ yêu cầu bạn xóa dữ liệu nhận dạng cá nhân của họ bằng cách thêm nút “Xóa dữ liệu của tôi” vào trang tùy chọn của họ. Nếu họ nhấp vào nó, nó sẽ bật hộp kiểm có nhãn “yêu cầu xóa” trong hồ sơ của họ. Để thực hiện, bạn có thể lọc các liên hệ này và xóa toàn bộ hồ sơ của họ - nhưng đối với một số người, đây là cách tiếp cận quá rộng. Để tiết kiệm hơn về việc hiển thị không nhận dạng bản ghi, bạn có thể sử dụng tùy chọn “Xóa dữ liệu cá nhân” mới trong menu “thêm” của bản ghi để xóa các trường Vtiger mà bạn đã đánh dấu là nhận dạng cá nhân.
Làm thế nào để tôi sử dụng sự đồng ý của họ?
Trừ khi sự đồng ý dễ dàng hành động, chúng trở nên tốn kém hơn để quản lý hơn là hữu ích. Đây là nơi Vtiger thực sự tỏa sáng.
Ngoài việc lưu trữ và sử dụng dữ liệu, theo dõi sự tham gia và ngừng xử lý các tự động xóa được đề cập ở trên, tất cả các phản hồi đồng ý được lưu vào một khối Consents Consents mới trong bản ghi CRM của họ để người dùng của bạn thấy khi họ tương tác với khách hàng tiềm năng và liên hệ .
Bạn có thể sử dụng những sự đồng ý này để xây dựng danh sách hoặc báo cáo. Ngoài ra, chúng có thể được sử dụng làm điều kiện trong quy trình làm việc tự động - vì vậy, ví dụ: thời điểm một liên hệ đồng ý được đối tác liên hệ, Vtiger có thể tự động và ngay lập tức gửi email thông tin của họ cho đối tác mà không cần sự can thiệp của bạn.
Nếu liên hệ của tôi chuyển tiếp một email có chứa liên kết tùy chọn của họ với người khác, người đó có thể thay đổi tùy chọn của họ không?
Các thay đổi đối với trang tùy chọn của liên hệ yêu cầu xác nhận qua email - và đó là điều khiến chúng có thể xác minh được. Khi thay đổi tùy chọn được thực hiện, người liên hệ sẽ nhận được email tiếp theo yêu cầu họ nhấp vào liên kết để xác nhận những thay đổi đó. Ngay cả những thay đổi đối với tùy chọn email hiện cũng yêu cầu xác nhận, vì vậy, các liên hệ của bạn có thể chuyển tiếp email của bạn một cách an toàn mà không lo lắng rằng ai đó có thể thay đổi tùy chọn của họ.
Làm cách nào để thiết lập trang đồng ý?
Cài đặt trang tùy chọn khách hàng tiềm năng và liên hệ mới được định cấu hình từ trang Đồng ý trong khu vực Cài đặt CRM. Từ đây, bạn có thể cấu hình:
- Ai nhận được thông báo để truy cập và thay đổi trang ưu tiên của họ (ví dụ: Chỉ thông báo cho các liên hệ với khu vực = EU EU)
- Chân trang email liên kết đến trang tùy chọn của liên hệ trong email của người dùng
- Những sự đồng ý nào xuất hiện trong trang tùy chọn của người liên hệ dựa trên thông tin trong hồ sơ của họ (ví dụ: Chỉ yêu cầu CC # cho các địa chỉ liên hệ với giai đoạn bán hàng = đã sẵn sàng để mua).
- Lựa chọn mặc định của mỗi sự đồng ý
Trang chấp thuận đi một chặng đường dài để giúp bạn đạt được sự tuân thủ GDPR với trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng của bạn và đó là nỗ lực cho bạn.
Các trường dữ liệu được mã hóa
Nếu bạn lưu trữ dữ liệu nhạy cảm như số thẻ tín dụng hoặc số ID quốc gia, giờ đây bạn có tùy chọn đánh dấu trường là nhạy cảm trong Vtiger.
Điều này đạt được ba mục tiêu:
- Nó mã hóa trường trong cơ sở dữ liệu của Vtiger. Sau khi hoàn thành, không ai mà không có sự cho phép của bạn có thể xem dữ liệu. Không phải tin tặc (chúng tôi biết rằng không có vi phạm cho đến nay!), Không phải chúng tôi, và không phải người dùng khác của bạn.
- Nó che giấu giá trị trường hiển thị cho người dùng của bạn. Ví dụ: bạn có thể ẩn tất cả trừ các chữ số 4 cuối cùng của số thẻ tín dụng. Ví dụ, điều này có nghĩa là các nhân viên hỗ trợ của bạn vẫn có thể sử dụng để xác minh danh tính của người liên hệ, nhưng họ không thể thấy toàn bộ giá trị, giảm nguy cơ bị xâm phạm.
- Nó cho phép bạn ủy quyền cho một số người dùng nhất định để xem giá trị trường đầy đủ. Ví dụ: các thành viên trong nhóm thanh toán được ủy quyền có thể tiết lộ số thẻ tín dụng đầy đủ chỉ bằng một cú nhấp chuột. Hành động đó được ghi lại và có thể tìm kiếm thông qua nhật ký truy cập trường được mã hóa mới trong khu vực cài đặt.
Các trường được mã hóa có một vài hạn chế mà bạn nên xem xét trước khi bật chúng:
- Liệt kê lượt xem, báo cáo và dữ liệu đã xuất chỉ có thể hiển thị các giá trị được mã hóa
- Tìm kiếm toàn cầu chỉ tìm kiếm các nhân vật tiếp xúc
- Khi được bật cho một trường, mã hóa không thể bị vô hiệu hóa
Đó là tất cả cho các lĩnh vực được mã hóa bây giờ.
Chiến dịch email tuân thủ GDPR
Cuối cùng, nhưng chắc chắn không kém phần quan trọng là các chiến dịch email tuân thủ GDPR mới của Vtiger.
GDPR hiện yêu cầu bạn phải có quyền rõ ràng, rõ ràng để gửi email tiếp thị - về cơ bản điều đó có nghĩa là có được lựa chọn tham gia kép (được mô tả trong phần 1 của blog này).
Với Vtiger, việc chọn hai lần trong khách hàng tiềm năng và liên hệ rất dễ dàng. Nếu họ đã gửi một biểu mẫu web với hộp thư gửi email tiếp thị cho tôi, họ sẽ nhận được email chọn tham gia kép yêu cầu họ xác nhận mong muốn nhận email tiếp thị của bạn bằng cách nhấp vào liên kết. Nếu họ không đến qua một biểu mẫu web, bạn có thể gửi email này đến một khách hàng tiềm năng hoặc liên hệ thủ công từ hồ sơ CRM của họ hoặc đến toàn bộ danh sách từ mô-đun Danh sách tiếp thị (trừ khi họ đã từ chối).
Nếu bạn biết ai đó không thuộc Liên minh Châu Âu hoặc bạn đã nhận được một hình thức cho phép khác để gửi email cho họ, bạn có thể bỏ qua nhu cầu đăng ký kép bằng cách tự chọn liên hệ. Để hiểu cách thực hiện điều đó, chúng ta hãy tìm hiểu cách phần còn lại của các lựa chọn đăng ký email mới hoạt động.
Các trạng thái chọn tham gia email mới
Thay vì trường hộp kiểm cũ Opt Opt Out của chúng tôi, các khách hàng tiềm năng và người liên hệ giờ đây đều có trường Trạng thái chọn tham gia Email Email thay thế hộp kiểm cũ Opt Out Out. Trong đó, có các giá trị 6.
- Không áp dụng
- Chọn tham gia (người dùng)
- Chọn tham gia đơn (biểu mẫu web)
- Đôi opt-in
- Từ chối (người dùng)
- Từ chối (liên hệ)
Các giá trị này có thể được đặt theo một trong số các cách. Nếu một liên hệ nhấp vào liên kết trong email chọn tham gia kép mà họ đã nhận được, Vtiger sẽ đặt giá trị "Chọn tham gia kép". Nếu một liên hệ gửi biểu mẫu web của bạn với hộp kiểm “Tôi muốn nhận tiếp thị qua email” được bật, Vtiger sẽ đặt giá trị “Chọn tham gia một lần (biểu mẫu web)”. Chọn tham gia một lần (người dùng) chỉ do người dùng của bạn đặt - và có thể được thực hiện khi tạo liên hệ riêng lẻ hoặc trong quá trình tải lên. Nếu không, tất cả các địa chỉ liên hệ mới bắt đầu với trạng thái "Không có".
Các trạng thái này rất quan trọng vì bạn có thể cho Vtiger biết những lựa chọn mà bạn cho là chấp nhận được khi gửi email liên hệ từ hệ thống chiến dịch email. Lựa chọn của bạn là:
- Chỉ chọn tham gia kép
- Chọn tham gia kép và chọn tham gia đơn (người dùng)
- Chọn tham gia kép, chọn tham gia đơn (người dùng) và chọn tham gia đơn (biểu mẫu web)
Cài đặt nào bạn nên chọn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Chúng tôi luôn khuyến nghị chọn tham gia kép là lựa chọn an toàn nhất về mặt pháp lý, bởi vì thật khó để phân biệt nếu người liên hệ là công dân EU.
Làm cách nào để danh bạ từ chối các chiến dịch của tôi?
Danh bạ của bạn có thể từ chối các chiến dịch email của bạn theo hai cách. Nếu họ liên hệ với bạn yêu cầu bạn từ chối họ trong các chiến dịch của mình, bạn có thể thay đổi trạng thái chọn tham gia của họ thành Từ chối không tham gia (người dùng). Bạn có thể đảo ngược trạng thái này trong trường hợp họ yêu cầu được chọn tham gia lại. Tuy nhiên, nếu người liên hệ truy cập trang tùy chọn của họ và bỏ qua, thì từ chối của họ là không thể đảo ngược, trừ khi họ gửi lại biểu mẫu web để chọn lại.
Không tham gia ảnh hưởng gì?
Để đảm bảo rằng các ưu tiên của người liên hệ không nhận được email thương mại được tôn trọng, từ chối ngăn chặn tất cả các email mới được gửi đến liên hệ. Điều này bao gồm các chiến dịch email, trả lời tự động, email quy trình làm việc và email đặc biệt.
Để ngăn chặn việc từ chối dừng các mối quan hệ hiện có hoặc các cuộc hội thoại do các liên hệ của bạn khởi xướng, cả hai điều này luôn có thể được trả lời ngay cả thông qua từ chối liên hệ.
Tổng hợp lại
Tuân thủ GDPR là một chủ đề phức tạp đòi hỏi bạn phải cung cấp cho công dân châu Âu có dữ liệu bạn sử dụng, với một số quyền mới nhất định. Những quyền này có thể khó cung cấp theo cách không làm gián đoạn doanh nghiệp của bạn.
Các công cụ quản lý quyền riêng tư và GDPR mới của Vtiger giúp bạn dễ dàng tuân thủ GDPR bằng cách cho các địa chỉ liên hệ của bạn đến nơi để quản lý sự đồng ý của họ hoặc thực hiện các quyền GDPR của họ, không mất nhiều thời gian hơn để bạn thiết lập trang.
Nếu chúng tôi có sự quan tâm của bạn, hãy theo dõi bài đăng trên blog tiếp theo của chúng tôi về cách định cấu hình GDPR và các công cụ bảo mật mới và các chiến dịch email, để giúp bạn nhanh chóng đồng ý và tuân thủ.
