Giữ liên lạc với các liên hệ luôn là một khía cạnh quan trọng của bán hàng, tiếp thị và duy trì. Khi công ty của bạn phát triển, bạn có thể thấy ngày càng khó theo kịp email theo dõi. Cũng có thể khó theo dõi email nào đã được gửi và ngày nào cần gửi thêm email. Tự động hóa quá trình này có thể giúp tiết kiệm hàng giờ và được thực hiện tốt nhất thông qua các chuỗi email.
Vì vậy, trình tự email là gì?
Nói tóm lại, chúng là một loạt các email được tạo để tự động gửi đến một liên hệ hoặc nhóm liên hệ. Những email này thường dựa trên thời gian hoặc dựa trên trình kích hoạt. Trong trường hợp của Vtiger, các chuỗi email của chúng tôi có thể được thiết lập theo các giai đoạn sau khi email đầu tiên được gửi, các email trong các giai đoạn sau được dựa trên việc email trước đó có được mở không và khoảng thời gian được chọn theo kích hoạt đó.
Có những tình huống cụ thể cho các chuỗi này, một số chuyên gia có danh sách dài các trình tự có thể được sử dụng. Trong trường hợp của Vtiger, chúng tôi muốn giúp đội ngũ bán hàng tiết kiệm thời gian và duy trì giọng điệu nhất quán với việc tiếp cận email của họ. Không có gì bí mật rằng việc duy trì tiếp cận nhất quán với khách hàng tiềm năng có thể khó khăn, đặc biệt nếu bạn có hàng chục hoặc hàng trăm khách hàng tiềm năng mà bạn đang tiếp cận hàng tuần. Có bốn vấn đề chính tôi thấy rằng trình tự email có thể giúp giải quyết trong Vtiger:
- Bối cảnh có thể bị mất theo thời gian vì vậy rất nhiều thời gian bị mất tìm kiếm thông qua các cuộc hội thoại email trước đó. Điều này trở nên rõ ràng hơn khi cần theo dõi thêm cho một khách hàng tiềm năng. Điều này có thể được giải quyết bằng các chuỗi email vì các email đã được viết và sẵn sàng để gửi theo trình tự.
- Theo dõi thường có thể bị lãng quên. Đây là một vấn đề rất phổ biến cho bất cứ ai trong bán hàng. Với số lượng lớn các cuộc hội thoại diễn ra mỗi ngày, có thể dễ dàng bỏ qua một email nên được gửi. Trình tự email tự động hóa quá trình này để theo dõi không bị lãng quên.
- Chất lượng theo dõi có thể giảm khi thời gian tiếp tục. Thời gian và nỗ lực thường được đặt vào những khách hàng tiềm năng tích cực hơn nếu những người khác không đáp ứng ban đầu. Điều này có thể gây bất lợi và kết thúc doanh số bị mất trong thời gian dài. Như đã đề cập trong vấn đề đầu tiên, với trình tự các email có thể được viết trước, đảm bảo rằng nội dung và chất lượng của mỗi email là hoàn hảo.
- Tôi thấy vấn đề thứ tư là một vấn đề rõ ràng hơn, nhưng nó đáng lưu ý. Rất nhiều thời gian được dành mỗi ngày chỉ đơn giản là theo dõi và gửi email theo dõi cho khách hàng tiềm năng. Với trình tự, quá trình này được tự động hóa và giải phóng thời gian để tập trung vào các vấn đề cấp bách hơn.
Trước khi tôi đi sâu hơn vào cách thức quy trình này có thể được sử dụng trong Vtiger, trước tiên tôi muốn đưa ra một vài ví dụ về trình tự mà bạn có thể sử dụng cho doanh nghiệp của mình. Tôi muốn tập trung vào ba thứ mà tôi thấy hữu ích nhất:
1. Trình tự nuôi dưỡng chì
Trình tự này là hơi tự giải thích từ tên. Giữ liên lạc với khách hàng tiềm năng, cho dù họ nóng hay lạnh, rất quan trọng cho quá trình bán hàng. Nó thường hữu ích để tạo ra một chuỗi cho mỗi ngành công nghiệp mà khách hàng đang kinh doanh. Điều này có thể có nghĩa là tạo ra các chuỗi riêng lẻ cho khách hàng tiềm năng trong lĩnh vực bất động sản, y tế, chính phủ, v.v.
Tự động hóa việc tiếp cận cộng đồng có thể giúp cả bạn và sản phẩm của bạn luôn đứng đầu trong tâm trí khách hàng. Với nhiều email, đặc biệt là email từ các chiến dịch hoặc chuỗi email. Trình tự email sẽ cho phép bạn tự động gửi email theo dõi thêm dựa trên việc các email trước đó đã được mở chưa. Điều này có thể làm tăng tỷ lệ cược rằng Khách hàng tiềm năng sẽ mở email vì sẽ gửi nhiều hơn.
2. Trình tự lên tàu
Tôi biết cái này đặc biệt hữu ích cho chúng tôi ở đây tại Vtiger. Chúng tôi muốn đảm bảo rằng khách hàng đang sử dụng phần mềm chúng tôi cung cấp ở mức độ đầy đủ và hiệu quả nhất có thể. Email giúp khách hàng trực tiếp đến các tài nguyên hỗ trợ của chúng tôi trực tuyến và thông tin liên hệ có thể giúp chúng tôi kết nối, hiểu rõ hơn về nhu cầu kinh doanh của họ và hướng dẫn họ qua bất kỳ nhu cầu tùy chỉnh nào họ có.
3. Trình tự khách hàng lặp lại
Tại sao điều quan trọng là tiếp cận khách hàng lặp lại? Smallbiztrends.com đã chia sẻ một số thống kê cung cấp một số thông tin chi tiết về vấn đề này, nhưng tôi đã tìm thấy điều quan trọng nhất, xác suất bán cho một khách hàng hiện tại là 60-70%. Xác suất bán cho khách hàng tiềm năng mới là 5-20%.
Thống kê này nói lên tầm quan trọng của việc giữ liên lạc và giữ chân khách hàng lặp lại. Những email này có thể đơn giản như đề cập đến việc phát hành sản phẩm mới hoặc giảm giá được cung cấp. Điều này rất có thể giúp tăng doanh số và giúp bạn thể hiện sự quan tâm của khách hàng hiện tại cũng như đối với những khách hàng tiềm năng.
Trình tự email khác với các chiến dịch Email ở chỗ chúng cung cấp quy trình tự động tùy chỉnh hơn cho các email được gửi đến danh bạ. Chúng tôi đã cân nhắc điều này khi cấu trúc các chuỗi email cho Vtiger.
Có hai điều kiện tiên quyết cần được đáp ứng trước khi tạo chuỗi email đầu tiên trong Vtiger CRM của bạn.
- Thiết lập Hộp thư đến của bạn với địa chỉ email liên quan đến công việc của bạn
- Xác nhận địa chỉ email của bạn
Khi hai bước này được hoàn thành, bạn có thể bắt đầu tạo chuỗi của mình. Trước tiên bạn sẽ muốn truy cập mô-đun trình tự email. Điều này có thể được tìm thấy bằng cách trước tiên đi vào phần thả xuống 'Bán hàng' và sau đó nhấp vào tùy chọn 'Trình tự email' trong phần 'Hỗ trợ bán hàng'.
Thao tác này sẽ đưa bạn đến màn hình bên dưới với một chuỗi ví dụ đã được tạo cho CRM. Chúng tôi sẽ bỏ qua chuỗi đó và thay vào đó nhấp vào nút 'Trình tự mới' ở góc trên cùng bên phải.
Điều này sẽ đưa bạn đến màn hình dưới đây.
Như bạn có thể thấy, chúng tôi đang ở email đầu tiên của chúng tôi cho chuỗi. Để thiết lập email này, tôi khuyên bạn nên làm như vậy trong các bước sau:
- Đặt tên cho chuỗi
- Lịch trình khi email sẽ được gửi
- Thêm một chủ đề vào email
- Viết phần thân của email hoặc chọn một mẫu email.
Xin chúc mừng! Bây giờ bạn đã hoàn thành giai đoạn đầu tiên cho chuỗi đầu tiên của bạn. Màn hình của bạn bây giờ trông giống như màn hình bên dưới.
Bây giờ bạn có thể thêm các giai đoạn tiếp theo vào chuỗi email bằng cách làm theo các bước 2-4. Đối với bất kỳ giai đoạn nào khác, bạn cũng cần thêm một kích hoạt khi email sẽ được gửi. Những kích hoạt này được dựa trên giai đoạn trước. Cái tôi đã thiết lập dưới đây có nghĩa là giai đoạn thứ hai của chuỗi sẽ chỉ được gửi khi giai đoạn đầu tiên của email chưa được mở sau khi một tuần trôi qua.
Khi bạn đã hoàn thành việc tạo các giai đoạn, bây giờ bạn có thể chuyển sang thêm người nhận cho chuỗi email. Số lượng liên lạc tối đa hiện tại mà một chuỗi có thể được gửi đến là 150. Gửi một số lượng lớn hơn các email nên được thực hiện thông qua các chiến dịch email của chúng tôi. Nếu bạn chưa muốn có người nhận cho chuỗi email, bạn có thể chọn bỏ qua bước này.
Người nhận có thể được thêm vào bằng nhiều cách:
- Bằng cách tìm kiếm riêng cho từng Liên hệ.
- Bằng cách tìm kiếm một danh sách Danh bạ trong Module Liên hệ.
Khi người nhận đã hoặc chưa được thêm, bạn có thể chuyển sang phần 'Cài đặt khác' của chuỗi. Phần này cho phép bạn chọn người được chỉ định từ người dùng trong CRM của bạn và người bạn muốn chia sẻ trình tự đó.
Khi những thứ này đã được thêm vào, bây giờ bạn có thể lưu chuỗi của mình.
Thêm về chuỗi email
Có một phương pháp nữa là trình tự email có thể được sử dụng trong CRM. Trình tự email có thể được chọn trong các email riêng lẻ được gửi từ một bản ghi Liên hệ. Phương pháp này cũng có thể cực kỳ hữu ích nếu chuỗi được sử dụng dựa trên các hoạt động được thực hiện bởi mỗi Khách hàng tiềm năng hoặc Khách hàng.
Dưới đây bạn có thể thấy nơi Trình tự có thể được chọn khi gửi email đến một Liên hệ.
Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng chuỗi bạn muốn sử dụng hiện được đặt là hoạt động, nếu không, nó sẽ không hiển thị trong danh sách thả xuống Trình tự.
Bạn cũng có thể xem số liệu thống kê cho các chuỗi đã được gửi trước đó. Điều này bao gồm thông tin như tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp. Điều này có thể giúp tạo và sửa đổi trình tự để tăng các số liệu thống kê này, nhưng cũng có thể giúp đơn giản chỉ cần biết trình tự nào không hoạt động tốt để bạn không lãng phí thời gian gửi trình tự không được mở hoặc có bất kỳ tương tác nào nữa bởi khách hàng tiềm năng.
Bao bọc tất cả
Tôi hy vọng sau khi đọc nó, bạn không chỉ hiểu cách thiết lập một chuỗi email trong Vtiger mà còn học được một vài cách mới trong đó trình tự email được sử dụng.
Tôi khuyên bạn nên thử nghiệm trình tự ra cho chính mình. Hãy vui vẻ với nó. Tìm hiểu bao nhiêu thời gian có thể được tiết kiệm và làm thế nào tăng giao tiếp với khách hàng và khách hàng tiềm năng giúp công ty của bạn phát triển.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào phát sinh khi thiết lập trình tự email của bạn, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn lòng giúp đỡ.
