Sau GDPR, các doanh nghiệp đang thực hiện các biện pháp để giữ cho dữ liệu CRM của họ luôn chính xác và cập nhật. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, không nhận ra, đã thất bại trong nỗ lực tuân thủ vì một vấn đề phổ biến - hồ sơ trùng lặp.
Làm thế nào để hồ sơ liên lạc trùng lặp gây nguy hiểm cho những nỗ lực của bạn để tuân thủ GDPR?
Giả sử bạn đã lưu chi tiết liên lạc của một trong những khách hàng của mình, Matthew McLeon hai lần. Một bản ghi có Matthew McLeon là tên, ID email và ngày sinh. Và hồ sơ khác có Matt McLeon là tên, ID email, ngày sinh và số điện thoại.
Matthew muốn biết bạn đang nắm giữ thông tin cá nhân nào. Bạn nhìn vào CRM, tìm người liên hệ đầu tiên với Matthew McLeon là tên và cho anh ta biết rằng bạn có ID email, ngày sinh và địa chỉ nhà của anh ta. Bạn không biết rằng có một bản ghi khác giữ số điện thoại của anh ấy. Sau một vài tháng, bạn gọi cho Matthew để nói với anh ấy về một lời đề nghị. Tuy nhiên, Matthew khó chịu vì anh ấy không được thông báo rằng bạn có số của anh ấy - rõ ràng là phá vỡ GDPR.
Đây chỉ là một ví dụ về cách các bản sao có thể phá hỏng các nỗ lực tuân thủ GDPR của bạn.
Làm thế nào để đối phó với các bản sao?
Nếu bạn đang sử dụng Vtiger, thì việc kiểm tra dữ liệu CRM cho các bản sao là một nhiệm vụ dễ dàng. Công cụ quản lý trùng lặp của Vtiger cho phép bạn ngăn chặn, phát hiện, hợp nhất và xóa các bản ghi trùng lặp.
Với Vtiger bạn có thể:
Tự động tìm các bản sao ẩn: Trong ví dụ trước, nếu bạn đã mở bản ghi của Matthew trong Vtiger CRM, bạn sẽ có ngay lập tức cảnh báo về một bản ghi trùng lặp. Và một khi bạn đã biết, Vtiger cho phép bạn hợp nhất hoặc xóa bản ghi trùng lặp để đảm bảo rằng bạn có một chế độ xem khách hàng.
Ngăn chặn việc tạo bản ghi trùng lặp: Vtiger mang đến cho bạn một cách thức mà bạn đã cài đặt ngăn chặn hồ sơ trùng lặp. Bạn có thể cho Vtiger biết trường / s nào - họ, ID email, số điện thoại - trong bản ghi liên hệ được coi là duy nhất và Vtiger tự động cảnh báo bạn khi bạn cố gắng lưu một bản ghi khác có cùng giá trị.
Xử lý các bản sao trong quá trình nhập: Để duy trì tính toàn vẹn dữ liệu CRM, Vtiger tự động kiểm tra trùng lặp trước khi nhập dữ liệu từ các nguồn khác. Nếu trùng lặp được phát hiện, bạn sẽ được cảnh báo ngay lập tức để có hành động thích hợp.
Loại bỏ các bản sao hiện có: Bất cứ lúc nào, bạn có thể kiểm tra trùng lặp hiện có liên lạc trong hai lần nhấp. Khi được đưa vào vận hành, Vtiger nhanh chóng tìm ra các bản ghi chia sẻ các giá trị trường giống hệt nhau và hiển thị kết quả. Bạn có thể xóa các bản ghi trùng lặp hoặc hợp nhất chúng lại với nhau.
Sử dụng bốn phương pháp chống trùng lặp này để đảm bảo rằng dữ liệu CRM của bạn không bao giờ cản trở việc tuân thủ GDPR của bạn.
Chúng tôi hiểu rằng tuân thủ GDPR là ưu tiên hàng đầu của bạn! Để giúp bạn trong nỗ lực của bạn, chúng tôi đã xây dựng Bảo vệ cá nhân - một công cụ cho phép bạn tuân thủ GDPR một cách dễ dàng bằng cách tự động hóa quá trình thu thập, lưu trữ và sử dụng sự đồng ý của khách hàng và mã hóa dữ liệu nhạy cảm của họ. Nó cũng cho phép bạn xác định các chính sách xử lý dữ liệu và cung cấp cho bạn khả năng kiểm tra quyền truy cập của người dùng một cách dễ dàng.
Bạn có bất kỳ câu hỏi nào về việc xử lý các bản ghi trùng lặp hoặc giữ cho dữ liệu CRMR của bạn luôn sẵn sàng? Để lại bình luận cho chúng tôi trong khung bên dưới, hoặc gửi email cho chúng tôi theo địa chỉ [email được bảo vệ].
