Khách hàng là yếu tố cần thiết để một doanh nghiệp phát triển. Và bạn càng có nhiều khách hàng, việc lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trở nên phức tạp. Nhiều tổ chức sử dụng nhiều công cụ và ứng dụng để điều hành hoạt động kinh doanh của họ. Điều này tạo ra dữ liệu bị phân mảnh và trở thành một thách thức khi các nhóm muốn tìm kiếm thông tin liên quan và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả. Các rào cản khác bao gồm khoảng cách giao tiếp giữa các nhóm, dịch vụ khách hàng kém, báo cáo không hiệu quả, v.v. Tất cả những điều này tạo ra tác động tiêu cực đến sự phát triển của tổ chức và đạt được mục tiêu doanh thu.
Bạn sẽ cần một hệ thống quản lý liên hệ tốt để lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng như sản phẩm đã mua, giảm giá, truy vấn đặt ra, chi tiết báo giá và hóa đơn, v.v. A quản lý liên lạc hệ thống giúp bạn tổ chức, quản lý và lưu trữ thông tin về khách hàng tiềm năng, khách hàng tiềm năng và khách hàng ở một nơi duy nhất. Nó trở thành một nguồn thông tin duy nhất mà các nhóm tiếp xúc với khách hàng có thể sử dụng để xây dựng mối quan hệ tuyệt vời với họ.
Theo một báo cáo thống kê, hơn 91% các công ty có 10 nhân viên trở lên sử dụng CRM để quản lý các cuộc trò chuyện với khách hàng. Bạn có phải là một trong số đó? Bạn có sử dụng CRM với hệ thống quản lý liên hệ mạnh mẽ giúp bạn có được dữ liệu khách hàng thống nhất không?
Tính năng quản lý khách hàng của Vtiger, mô-đun Danh bạ, là một giải pháp tuyệt vời để quản lý dữ liệu khách hàng. Hãy để chúng tôi xem xét mô-đun Liên hệ của Vtiger, mô-đun này giải quyết các điểm khó khăn đã đề cập trước đó.
Mô-đun Danh bạ trong Vtiger CRM
Bạn có thể sử dụng mô-đun Danh bạ trong Vtiger CRM để lưu trữ, theo dõi và quản lý chi tiết liên hệ. Người liên hệ có thể là khách hàng tiềm năng (khách hàng tiềm năng sẵn sàng mua sản phẩm của bạn) hoặc khách hàng (người đã mua sản phẩm từ bạn).
Từ màn hình mô-đun Danh bạ, bạn có thể:
- Sử dụng các chế độ xem khác nhau để hiển thị thông tin liên hệ
- Thêm một liên hệ
- Chỉnh sửa thông tin liên hệ
- Giao tiếp với các liên hệ của bạn
- Cộng tác với các thành viên trong nhóm của bạn
- Lưu ghi chú cuộc họp
- Gửi tài liệu
- Tạo báo cáo
Hãy để chúng tôi thảo luận chi tiết về những điều này:
Sử dụng các chế độ xem khác nhau để hiển thị thông tin liên hệ
Sẽ dễ dàng như thế nào nếu bạn có thể hiển thị dữ liệu theo nhiều cách khác nhau trong CRM?
- Bạn sẽ có thể liệt kê tất cả các hồ sơ liên hệ hiện có để xem nhanh.
- Sau đó, bạn sẽ có thể tiến thêm một bước và nhận được bản tóm tắt của các bản ghi riêng lẻ.
- Tiếp theo, bạn sẽ có thể nhận được thông tin chi tiết về một liên hệ.
Vtiger cung cấp ba chế độ xem khác nhau - Chế độ xem danh sách, Chế độ xem tóm tắt và Chế độ xem chi tiết để thực hiện chính xác điều đó.
Xem danh sách
Với Chế độ xem danh sách, bạn có thể hiển thị tất cả các bản ghi đã lưu của mình dưới dạng danh sách.
Bạn có các biểu tượng giúp bạn tìm kiếm bản ghi, thêm liên hệ hoặc chỉnh sửa bản ghi hiện có. Biểu tượng Lịch sử cung cấp thông tin tổng quan về các hoạt động trước đây của bạn, bạn có thể thêm bất kỳ liên hệ nào ngay lập tức bằng cách sử dụng Tạo nhanh.
Tính năng Hộp thư đến cho phép bạn đối chiếu các email của mình ở một nơi và luôn cập nhật về các cuộc họp hoặc thời hạn của bạn với tính năng Hành động. Tính năng Lịch cho phép bạn lên lịch cho bất kỳ sự kiện nào và ưu tiên các cuộc họp.
Sử dụng tính năng Đồng bộ hóa, bạn có thể liên kết danh bạ của mình với các ứng dụng của bên thứ ba như Gmail, Office 365, Sách nhanh, sự kiện, v.v. Không chỉ vậy bạn có thể thực hiện cuộc gọi, gửi email và SMS trực tiếp từ bản ghi danh bạ bằng các biểu tượng có sẵn trên màn hình.
Xem tóm tắt
Chế độ xem Tóm tắt trong Vtiger cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về liên hệ của bạn. Tiện ích One View là một trong những tính năng quan trọng cung cấp cái nhìn 360 độ về khách hàng của bạn. Bạn có thể liên kết bất kỳ hồ sơ nào liên quan đến liên hệ của mình như giao dịch, trường hợp, hóa đơn, v.v. và tất cả thông tin sẽ được hiển thị trong Một lần xem. Cùng với đó, bạn có thể xem xếp hạng được cung cấp cho các liên hệ của mình, lần gần đây nhất bạn liên hệ, v.v., điều này giúp cho việc theo dõi trở nên rất dễ dàng.
Nó cũng cung cấp cho bạn tùy chọn để thêm mô tả ngắn gọn về khách hàng của bạn cùng với các chi tiết cơ bản như tên, tổ chức, chức danh, v.v. Bạn có thể liên hệ với khách hàng của mình trong giờ làm việc của họ bằng cách sử dụng tính năng Thời gian tốt nhất để liên hệ.
Tương tự như Chế độ xem danh sách, bạn có thể giao tiếp với họ trực tiếp từ bản ghi bằng các biểu tượng Điện thoại, Email, Gửi SMS và Whatsapp. Nó giúp bạn giải quyết nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả với tốc độ nhanh hơn.
Bạn cũng có thể hiểu vòng đời của hồ sơ, tức là hồ sơ đủ tiêu chuẩn tiếp thị hoặc đủ điều kiện bán hàng. Bằng cách sử dụng @mentions, bạn có thể thảo luận về bản ghi cụ thể này với đồng nghiệp của mình. Bạn cũng sẽ thấy các hoạt động sắp tới và các hành động tiếp theo sẽ được thực hiện như gửi thư, lên lịch cuộc họp, v.v.
Nếu mục đích của bạn là thúc đẩy các mối quan hệ khách hàng mới và hiện tại, bạn cần có một hệ thống cho phép bạn thực hiện nhiều tác vụ với các tính năng bổ sung. Vtiger giới thiệu cho bạn một thành phần tích hợp có tên là Widget để xem thông tin chi tiết về khách hàng của bạn. Lịch sử chiến dịch, đăng ký email, tất cả các giao dịch đã thực hiện, các cuộc khảo sát đã thực hiện, lịch sử trò chuyện, v.v., là một số điểm nổi bật của Vtiger Widgets.
Xem chi tiết
Tính năng Xem chi tiết cung cấp mọi chi tiết có thể mà bạn cần về một liên hệ. Từ chính cái tên, rõ ràng Chế độ xem chi tiết cung cấp mô tả đầy đủ như chi tiết thẻ tín dụng, lần cuối được liên hệ qua điện thoại, email hoặc SMS, nguồn khách hàng tiềm năng, v.v. Nó cũng cho bạn biết trạng thái liên hệ , lạnh, ấm hoặc trùng lặp. Các thông tin khác như điểm tương tác, điểm hồ sơ, v.v., giúp bạn tăng cường sự hợp tác với khách hàng.
Thêm một liên hệ
Nếu bạn đang nghĩ về điều gì đặc biệt khi thêm một địa chỉ liên hệ trong CRM, hãy để tôi khai sáng cho bạn. Có nhiều màn hình và các cách bạn có thể thêm địa chỉ liên hệ trong Vtiger CRM. Bạn có thể thêm một số liên lạc bằng cách sử dụng:
- Tính năng Tạo nhanh: Bạn có thể thêm các chi tiết cần thiết về danh bạ của mình và thông tin chi tiết có thể được thêm vào sau này. Tính năng này có sẵn trên tất cả các màn hình và tiết kiệm rất nhiều thời gian.
- Mô-đun Danh bạ: Bạn có thể sử dụng nút Thêm Liên hệ để tạo bản ghi liên hệ.
- Từ các mô-đun khác nhau: Bạn có thể thêm địa chỉ liên hệ từ các mô-đun khác như Giao dịch, Sản phẩm, Tổ chức, Hóa đơn, v.v.
- Tính năng Nhập liên hệ: Dữ liệu có thể được chuyển từ các ứng dụng của bên thứ ba sang CRM bằng cách sử dụng định dạng tệp CSV hoặc VCF.
- Vtiger Enrich: Bạn có thể lưu thông tin liên hệ bằng cách nắm bắt thông tin chi tiết từ các phương tiện truyền thông xã hội như Linkedin.
Chỉnh sửa thông tin liên hệ
Có những lúc bạn phải chỉnh sửa thông tin liên hệ. Giả sử, bạn đã bỏ lỡ một số chi tiết nhất định khi bạn sử dụng Tạo nhanh để thêm một liên hệ hoặc liên hệ đó đã thông báo cho bạn về sự thay đổi địa chỉ bưu điện của họ. Bạn có thể chỉnh sửa thông tin như công ty, nhân viên, nhà phát triển, chi tiết ngành, v.v. bằng cách sử dụng tính năng Chỉnh sửa nằm trong Chế độ xem Tóm tắt.
Giao tiếp với các liên hệ của bạn
Giao tiếp là trọng tâm của bất kỳ doanh nghiệp nào, đóng vai trò như một cầu nối mạnh mẽ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Với tư cách là đại diện bán hàng hoặc bộ phận hỗ trợ khách hàng, nếu bạn có thể trò chuyện tốt, mọi người sẽ bắt đầu coi trọng việc kinh doanh của bạn.
Các kênh liên lạc có sẵn trong bản ghi liên hệ Vtiger là Cuộc gọi điện thoại, Email, SMS và Whatsapp. Bạn có thể dựa vào tất cả các tính năng này để liên hệ trực tiếp với người liên hệ của mình từ CRM. Vtiger tích hợp với nhiều nhà cung cấp dịch vụ như Twilio, Plivo, Asterisk, v.v. để thực hiện các hành động này một cách hiệu quả.
Cộng tác với các thành viên trong nhóm của bạn
Bạn có thể thảo luận về liên hệ với các thành viên trong nhóm của mình bằng cách sử dụng nhận xét hoặc @ chú thích từ phần hoạt động của Chế độ xem tóm tắt. Ví dụ: nếu bạn muốn cung cấp thông tin cập nhật cho người quản lý của mình về một địa chỉ liên hệ, bạn có thể đề cập đến tên bằng cách sử dụng @mention và cung cấp thông tin chi tiết. Bằng cách này, bạn có thể tăng cường cộng tác nhóm để cung cấp dịch vụ tốt hơn.
Giữ ghi chú cuộc họp
Bạn đang tìm kiếm một cây bút và giấy ở khắp mọi nơi để ghi lại các ghi chú khi đang gọi điện? Từ mô-đun Danh bạ, bạn không chỉ có thể thực hiện cuộc gọi trực tiếp mà còn có thể ghi chú cuộc gọi. Bạn có thể lưu và xem các ghi chú cuộc họp này trong mô-đun Cuộc gọi Điện thoại. Và, những ghi chú này giúp theo dõi các chi tiết cần thiết và thực hiện các cuộc trò chuyện đầy đủ thông tin một cách liền mạch.
Gửi tài liệu
Nếu bạn là một đại diện bán hàng, bạn có thể phải gửi một tài liệu như thỏa thuận, kế hoạch hoặc bản trình bày cho khách hàng của mình. Sau khi gửi, bạn sẽ quan tâm đến việc họ đã mở tài liệu hoặc ký tên hoặc đọc tài liệu đó hay chưa.
Mô-đun Chia sẻ Tài liệu có thể thực hiện được bằng cách tập trung tất cả các tài liệu của bạn vào một nơi. Bạn có thể gửi hoặc chia sẻ tài liệu với khách hàng của mình và theo dõi mức độ tương tác của họ. Bạn cũng sẽ nhận được thông báo theo thời gian thực nếu họ thực hiện các hành động trên tài liệu.
Tạo báo cáo
Bạn có thể tạo báo cáo từ tiện ích con Analytics có trong Chế độ xem Tóm tắt để nhận các số liệu chính về bản ghi liên hệ. Các báo cáo liên quan đến liên hệ của bạn như số lượng trường hợp, số lượng truy vấn, v.v., sẽ được hiển thị dưới dạng biểu đồ hoặc bảng.
Lợi ích của việc sử dụng Vtiger Contact Management
Bây giờ, bạn có thể đã có ý tưởng về các tính năng Quản lý liên hệ của Vtiger. Hãy để tôi hướng dẫn bạn những lợi ích của việc sử dụng mô-đun Danh bạ để tối ưu hóa hiệu suất của nhóm và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Dữ liệu tập trung
Hệ thống quản lý dữ liệu tập trung giúp bạn lưu trữ tất cả các hồ sơ liên quan đến giao dịch ở một nơi duy nhất và loại bỏ nguy cơ trùng lặp dữ liệu.
Mô-đun Danh bạ là một kho dữ liệu trung tâm - một nguồn thông tin duy nhất. Các bộ phận bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ khách hàng của bạn có thể có quyền truy cập vào thông tin thời gian thực giúp thúc đẩy cộng tác.
Nó giúp bạn giảm bớt sự phụ thuộc giữa các nhóm và nỗ lực cần thiết để thu thập dữ liệu. Bạn cũng có thể cập nhật về mức độ tương tác của khách hàng không chỉ với nhóm của bạn mà với các nhóm khác trong tổ chức.
Chế độ xem khách hàng 360 độ
Một trong những lý do tại sao bạn nên có hệ thống quản lý liên hệ Vtiger là khả năng cung cấp dữ liệu khách hàng thống nhất của nó. Bạn có nghĩ rằng sẽ dễ dàng nếu bạn có thể xem tất cả các hồ sơ liên hệ liên quan của mình ở một nơi?
Vtiger One View cho phép bạn xem dữ liệu liên quan để liên hệ như giao dịch, hóa đơn, tổ chức, v.v., trên một nền tảng duy nhất. Khi bạn có một cái nhìn thống nhất về khách hàng của mình, bạn có thể hiểu các kiểu hành vi và điểm đau của họ, do đó giúp bạn tập trung vào việc đáp ứng các nhu cầu cụ thể của họ. Bằng cách này, bạn có thể làm phong phú thêm sự cộng tác và tối đa hóa chuyển đổi giao dịch.
Tự động hóa
Sự bùng nổ của công nghệ xảy ra chỉ để làm cho cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn. Vì vậy, tại sao không tận dụng nó một cách tối đa. Với tính năng tự động hóa trong hệ thống quản lý liên hệ, bạn có thể thiết lập quy trình làm việc để hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Tự động hóa quy trình làm việc được kích hoạt cho các điều kiện nhất định trong mô-đun Danh bạ.
Ví dụ: bạn có thể tự động hóa quá trình tạo bản ghi khách hàng tiềm năng hoặc liên hệ từ các email đến. Bạn có thể tự động hóa các quy trình khác nhau như chỉ định khách hàng tiềm năng cho nhóm bán hàng, khởi chạy chiến dịch, lên lịch phỏng vấn, v.v.
phân tích
Không một doanh nghiệp nào muốn tiếp tục mở rộng hoạt động mà không có định hướng rõ ràng. Với tiện ích con Analytics trong mô-đun Danh bạ, bạn có thể theo dõi các hoạt động liên quan đến khách hàng, tiến độ bán hàng, số liệu hiệu suất, v.v. giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt. Tất cả những hiểu biết sâu sắc này giúp nhóm hoạt động tốt hơn và đạt được các mục tiêu đã định ngay cả trước thời hạn.
Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để lái thử chưa? Cài đặt Vtiger CRM và tận hưởng các lợi ích của Hệ thống quản lý liên hệ. Đăng ký Ngay bây giờ!
