Google CRM: Hướng dẫn dành cho chủ doanh nghiệp SMB

Tìm hiểu ý nghĩa của tính năng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) được tích hợp với các ứng dụng Google Workspace (G-suite) đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có ngân sách công nghệ lớn. 

Google có CRM không?

Câu trả lời đơn giản - Không, Google không có sản phẩm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của riêng mình hoặc cung cấp bất kỳ sản phẩm nào tự nhiên như một phần của các ứng dụng Google Workspace (trước đây là G Suite). Nó cung cấp một công cụ quản lý liên hệ rất cơ bản có tên là Google Contacts nhưng đây không phải là một giải pháp CRM chính thức.

Danh bạ Google có thể được sử dụng tốt nhất để lưu trữ thông tin liên hệ của khách hàng và khách hàng tiềm năng, nhưng nó không có khả năng sắp xếp khách hàng tiềm năng, thiết lập và quản lý quy trình bán hàng, chạy các chiến dịch tiếp thị tích hợp hoặc thu thập phân tích và thông tin chi tiết.

Chúng tôi có thể sử dụng Ứng dụng Google Workspace làm CRM không?

Bạn có thể cùng nhau hack một công cụ CRM rất nguyên thủy bằng cách sử dụng các ứng dụng Google Workspace.

• Danh bạ Google để theo dõi Danh bạ của bạn. 
• Google Biểu mẫu để thu thập thông tin liên hệ. 
• Google Tài liệu và Trang trình bày để tạo các tài liệu cần thiết để hỗ trợ tiếp thị và bán hàng cũng như tạo hóa đơn bằng các mẫu. 
• Google Trang tính có thể được định cấu hình để hoạt động như một hệ thống theo dõi quy trình giao dịch nguyên thủy. 
• Gmail và Trò chuyện để cộng tác nội bộ và gửi email. 
• Google Meet để thiết lập cuộc gọi.

Đối với một người làm việc tự do hoặc doanh nghiệp rất nhỏ với một nhóm khách hàng hạn chế, phương pháp này có thể hiệu quả. Tuy nhiên, mặc dù có một số loại kết nối giữa các ứng dụng Google Workspace, nhưng chúng vốn không được thiết kế để hoạt động cùng nhau dưới dạng các mô-đun hoặc thành phần của một hệ thống tích hợp lớn hơn.

Dữ liệu phần lớn bị cô lập và không dễ dàng để các nhóm cộng tác xung quanh một nguồn thông tin duy nhất. Dữ liệu rất dễ bị sao chép, bị mất hoặc thậm chí bị đánh cắp khi được duy trì trong các nguồn không an toàn như Google Trang tính. Nói một cách đơn giản, các ứng dụng Google Workspace không được thiết kế để hoạt động như một CRM.

Google CRM là gì?

CRM trong Google là một thuật ngữ bao quát dùng để mô tả các công cụ CRM tích hợp với các ứng dụng trong Google Workspace. 

Các CRM bên thứ ba này được tích hợp với các ứng dụng Workspace cho phép người dùng đồng bộ hóa dữ liệu giữa CRM và các ứng dụng phổ biến như Gmail, Drive, Lịch. 

Đối với các doanh nghiệp nhỏ sử dụng các ứng dụng Workspace để liên lạc và cộng tác hàng ngày, việc có một CRM tích hợp tốt với các ứng dụng này sẽ giúp loại bỏ nhu cầu nhập thủ công và chuyển đổi giữa các ứng dụng. 

Các nhóm có thể cộng tác, chia sẻ dữ liệu, cập nhật hồ sơ CRM, đặt trước và tiến hành các cuộc họp, sắp xếp lịch của họ mà không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng họ chọn. 

Năm khả năng cốt lõi cần tìm khi chọn CRM cho Google Workspace

Cho dù bạn là một doanh nghiệp vừa và nhỏ hay một doanh nhân độc lập đang sử dụng rộng rãi các ứng dụng Google Workspace thì không có “CRM tốt nhất”. Những gì bạn nên tìm kiếm là CRM phù hợp có thể thích ứng và hỗ trợ các yêu cầu riêng của bạn.

Google CRM phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, do đó, có thể tự động hóa, tiết kiệm thời gian bằng cách cho phép bạn làm việc từ bên trong ứng dụng bạn chọn - truy cập dữ liệu CRM từ bên trong các ứng dụng không gian làm việc hoặc truy cập các tính năng của ứng dụng không gian làm việc từ bên trong CRM.

Thực sự không quan trọng bạn phục vụ cho ngành nào và quy trình bán hàng hoặc hỗ trợ của bạn là gì. Ở mức tối thiểu, CRM của bạn phải có các khả năng sau

1. Tích hợp liền mạch với các ứng dụng Google Workspace

Google CRM phù hợp là dịch vụ cung cấp khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng Google Workspace mà bạn đã sử dụng trong doanh nghiệp của mình.

Mặc dù điều này có vẻ hiển nhiên nhưng rất nhiều CRM tự xưng là CRM của Google không tích hợp liền mạch với các ứng dụng Workspace. Họ có thể yêu cầu bạn sử dụng các trình kết nối của bên thứ ba để đạt được nhiều thứ bạn muốn nhưng lại không đạt được mục đích. Bạn không cần phải có chuyên môn kỹ thuật sâu hoặc viết mã tùy chỉnh để thiết lập và chạy đồng bộ hóa dữ liệu cơ bản.

2. CRM phải đơn giản để thiết lập

Google CRM phù hợp là một trong số đó rất đơn giản để thiết lập và định cấu hình để nó hoạt động “ngay lập tức”.

Các công cụ CRM trải rộng ở nhiều mức độ phức tạp khác nhau. Có những ứng dụng dùng một lần cực kỳ đơn giản chỉ thực hiện một hoặc một vài việc cho đến những ứng dụng cấp doanh nghiệp cực kỳ phức tạp cần có chuyên môn kỹ thuật sâu để thiết lập và quản trị.

Với hàng trăm lĩnh vực và khả năng tùy chỉnh nâng cao, hầu hết các CRM này có thể gây choáng ngợp cho các doanh nghiệp nhỏ khi thiết lập. Bạn thường phải thuê các chuyên gia có kinh nghiệm đắt tiền để thiết lập và chạy công cụ - và thậm chí sau đó, việc quản lý hàng ngày có thể là một thách thức.

Google CRM lý tưởng sẽ giúp tích hợp ứng dụng Workspace của bạn hoạt động chỉ sau vài cú nhấp chuột bằng cách chỉ yêu cầu bạn đăng nhập bằng ID Google Workspace của mình và có một trang kiểm soát quản trị viên trực quan cho phép bạn quyết định cách bạn muốn quản lý quyền truy cập dữ liệu của nhiều ứng dụng và người dùng .

3. Sử dụng trực quan

Google CRM phù hợp phải trực quan để sử dụng cho mọi thành viên nhóm trong tổ chức.

Các công cụ chỉ có thể hiệu quả khi các thành viên trong nhóm sử dụng chúng theo cách mà họ phải làm. Đối với các chuyên gia bán hàng bận rộn chốt giao dịch và theo đuổi khách hàng tiềm năng mới, việc sử dụng CRM không giúp cuộc sống của họ dễ dàng hơn hoặc không tiết kiệm thời gian cho họ chỉ là một mối phiền toái.

Các thành viên trong nhóm ở các chức năng, có thể là Bán hàng, Tiếp thị hoặc Hỗ trợ phải có khả năng hiểu một cách trực quan giao diện người dùng và quy trình làm việc trong CRM và trong các tích hợp trong ứng dụng.

4. Dễ dàng tùy chỉnh và tăng (hoặc giảm) quy mô dễ dàng

Google CRM phù hợp phải dễ dàng tùy chỉnh để đáp ứng quy trình kinh doanh và luồng công việc của bạn. Công cụ này không chỉ thích ứng với tình hình kinh doanh hiện tại của bạn mà còn có thể mở rộng quy mô khi bạn phát triển.

Khi doanh nghiệp phát triển, bạn thêm các quy trình mới, bạn tinh chỉnh các quy trình hiện tại của họ để hiệu quả hơn và mở rộng bộ công cụ của mình để kết hợp chức năng bổ sung. CRM nên được thiết kế để thích ứng và mở rộng dễ dàng với những thay đổi này.

Thậm chí có thể xảy ra trường hợp khi tổ chức phát triển, bạn chọn sử dụng một nền tảng cộng tác khác và một bộ ứng dụng khác để quản lý email, lịch và tài liệu của họ. CRM cũng có thể xử lý việc di chuyển này một cách dễ dàng thay vì bạn phải tách mọi thứ ra và xây dựng lại từ đầu.

5. Chất lượng hỗ trợ

Google CRM phù hợp phải có một nhóm hỗ trợ quy trình và kỹ thuật tốt có thể hướng dẫn bạn khi bạn cần trợ giúp.

Như với bất kỳ công cụ nào, sẽ có lúc bạn cần trợ giúp. Và khi bạn làm như vậy, cần có một nhóm hiệu quả và nhạy bén để giải quyết các truy vấn của bạn. Việc kết hợp CRM vào kho công nghệ tiếp thị và bán hàng của bạn là một quyết định không hề nhỏ và nên được thực hiện trong thời gian dài. Chọn một CRM có hồ sơ theo dõi đã được thiết lập và phản hồi tuyệt vời của khách hàng.