KPI + Vtiger CRM

Công ty

Krishna Park Infracon (KPI) là một nhà cung cấp giải pháp đỗ xe ô tô sáng tạo có trụ sở tại thành phố Kolkata, Ấn Độ. Hợp tác với WOHR, nhà sản xuất hệ thống đỗ xe ô tô hàng đầu ở châu Âu, KPI đã thiết lập thành công chỗ đứng vững chắc trong ngành công nghiệp đang bùng nổ này với khách hàng trải khắp Ấn Độ. Kể từ khi thành lập ở 2009, nhóm KPI đã cài đặt nhiều hơn các giải pháp đỗ xe tự động 3000 cho khu dân cư, bán lẻ và các tòa nhà thương mại.

Thách thức

Trong những năm đầu thành lập, tất cả dữ liệu và quy trình liên quan đến kinh doanh đều được quản lý thủ công trên bảng tính hoặc giấy tờ – và điều này cuối cùng đã dẫn đến nhiều vấn đề. Theo thời gian, việc tổ chức dữ liệu liên quan đến khách hàng, giám sát các nhiệm vụ liên quan đến dự án, theo dõi hàng tồn kho và quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh trên bảng tính và giấy tờ đã trở thành một nỗ lực tốn kém. Ông Avinash Yaduka, Giám đốc công ty, sớm nhận ra rằng ông và nhóm của mình đang dành hàng giờ cho những công việc lặp đi lặp lại cho đến quản lý quy trình kinh doanh trên bảng excel.

Giải pháp: Vtiger CRM

Avinash bắt đầu tìm kiếm một giải pháp có thể tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và hợp lý hóa quy trình kinh doanh để giúp nhóm của anh ấy dành nhiều thời gian hơn để cải thiện dịch vụ khách hàng - và điều đó dẫn anh đến CRM. Phần mềm tìm kiếm của chúng tôi cho một hệ thống CRM có thể được tùy chỉnh cho quy trình kinh doanh của chúng tôi đã kết thúc tại Vtiger. Với Vtiger, chúng tôi đã sắp xếp hợp lý toàn bộ quy trình kinh doanh của chúng tôi, Avinash nói.

Vtiger đã tiết kiệm cho chúng tôi vài giờ dành cho việc tìm kiếm và chia sẻ dữ liệu

Trước khi sử dụng Vtiger, KPI đã duy trì tất cả dữ liệu kinh doanh của mình trong các bảng excel. Do đó, nhóm của KPI đã dành ít nhất một giờ mỗi ngày để lấy và hợp nhất dữ liệu từ các bảng tính khác nhau. Quy trình bán hàng của chúng tôi bắt đầu với một thành viên nhóm bán hàng trước thu thập các yêu cầu của khách hàng. Tiếp theo, một nhóm thiết kế giải pháp phân tích các yêu cầu này và đưa ra bản vẽ bố trí chung. Khi khách hàng chấp thuận giải pháp, các thành viên nhóm cài đặt của chúng tôi sẽ truy cập trang web và hoàn tất quy trình cài đặt. Sau khi cài đặt hoàn tất, nhóm sau bán hàng của chúng tôi tiếp quản dịch vụ cài đặt bài. Chúng tôi cũng có một nhóm dịch vụ khách hàng trả lời các câu hỏi của khách hàng. Trong toàn bộ quá trình này, từ bán hàng trước đến sau bán hàng, các thành viên trong nhóm của chúng tôi chia sẻ rất nhiều dữ liệu. Theo dõi, theo dõi và chia sẻ thông tin trên các tờ là một quá trình khó khăn và tốn thời gian.

Với Vtiger, nhóm của KPI đã tổ chức tất cả dữ liệu kinh doanh của mình ở một nơi và điều này cho phép điều kỳ diệu xảy ra. Chúng tôi sử dụng mô-đun Danh bạ để lưu thông tin khách hàng, mô-đun Hàng tồn kho để theo dõi dòng sản phẩm và mô-đun Case để theo dõi các vấn đề của khách hàng. Bất cứ khi nào một bản ghi được tạo hoặc sửa đổi trong Vtiger, nhóm liên quan sẽ được thông báo ngay lập tức. Mỗi ngày, điều này giúp chúng tôi tiết kiệm vài phút dành cho việc gửi email trên các bản cập nhật gần đây. Và tính năng tìm kiếm toàn cầu trong Vtiger lấy thông tin chúng ta cần, chạy qua hàng triệu bản ghi trong một phần của giây. Tôi và nhóm của mình có thể truy cập bất kỳ dữ liệu nào được nhập vào Vtiger bất cứ lúc nào mà không gặp rắc rối nào.

Vtiger đã cho chúng tôi khả năng tạo các mô-đun mới để nắm bắt thông tin hàng tồn kho bổ sung

Theo dõi hàng tồn kho là rất quan trọng cho quá trình bán hàng, cài đặt và phục vụ của chúng tôi. Mỗi ngày, nhiều công cụ không thể tiêu thụ như máy phần cứng và các mặt hàng tiêu hao như dầu mỡ di chuyển vào và ra khỏi kho của chúng tôi. Trừ khi chúng tôi theo dõi hàng tồn kho của mình một cách hiệu quả để giữ cho cổ phiếu của chúng tôi ở mức an toàn, chúng tôi có thể thực hiện giao hàng trễ - điều này làm tổn thương trải nghiệm khách hàng của chúng tôi, Avinash nói.

Theo dõi hàng tồn kho trên bảng tính là một quá trình rườm rà. Không có cách nào hiệu quả để theo dõi lượng hàng tồn kho được giải phóng so với nhiệm vụ dự án hoặc hợp đồng dịch vụ. Không có cách nào để cập nhật số lượng trong kho khi các sản phẩm vào và ra khỏi kho.

Avinash tiếp tục nói Vtiger đã giúp giải quyết vấn đề này như thế nào. Vtiger đã cho chúng tôi khả năng kiểm toán hàng hóa di chuyển vào và ra khỏi kho của chúng tôi. Chúng tôi đã xây dựng hai mô-đun mới để theo dõi việc phát hành và mua sắm các mặt hàng tồn kho. Bây giờ, mọi sản phẩm đi ra khỏi kho của chúng tôi đều được nhập vào mô-đun Out và khi một số sản phẩm đó trả về một mục nhập được thực hiện trong mô-đun In. Mỗi khi một sản phẩm ra ngoài, nó được đánh dấu chống lại một nhiệm vụ dự án hoặc hợp đồng dịch vụ hoặc vé. Cách theo dõi các mặt hàng tồn kho này cho phép chúng tôi theo dõi chuyển động của từng mặt hàng riêng lẻ và số dư mở tại bất kỳ thời điểm nào.

Hơn nữa, Avinash đã tận dụng khả năng của Vtiger để tạo các trường và quy trình công việc tùy chỉnh để giữ một tab ở mức tồn kho. Chúng tôi có một trường tùy chỉnh trong mỗi bản ghi sản phẩm xác định mức sắp xếp lại cho sản phẩm cụ thể đó. Và với quy trình công việc tùy chỉnh, chúng tôi thường xuyên chạy một báo cáo liệt kê tất cả các sản phẩm đã đạt đến dưới mức sắp xếp lại được xác định. Chúng tôi tạo đơn đặt hàng trong Vtiger khi sản phẩm đã đạt dưới mức sắp xếp lại. Quá trình này giúp chúng tôi đảm bảo rằng hàng tồn kho của chúng tôi luôn được duy trì ở mức an toàn.

Quy trình làm việc của Vtiger giúp chúng tôi quản lý hợp đồng dịch vụ tốt hơn:

Công việc của chúng tôi không dừng lại ở việc cài đặt giải pháp đỗ xe. Khi một dự án được đánh dấu hoàn thành, các thành viên nhóm bán hàng của chúng tôi sẽ tiếp quản và tạo các hợp đồng dịch vụ. Chúng tôi có các loại hợp đồng dịch vụ khác nhau. Chẳng hạn, hợp đồng dịch vụ có thể là bảo hành hoặc hợp đồng bảo trì hàng năm. Đối với mỗi hợp đồng dịch vụ này, chúng tôi cung cấp số lượng dịch vụ khác nhau trong một năm. Chúng tôi có một vài hợp đồng dịch vụ cung cấp dịch vụ 6 một năm và một số hợp đồng khác cung cấp dịch vụ 4. Trước khi sử dụng Vtiger, việc quản lý các hợp đồng dịch vụ này thật khó chịu, Avinash nói.

Những người làm việc với Vtiger làm việc với các hợp đồng dịch vụ là một cuộc dạo chơi. Khi hợp đồng dịch vụ được tạo, chúng tôi có quy trình làm việc tùy chỉnh tạo vé cho mọi dịch vụ. Chẳng hạn, nếu hợp đồng dịch vụ cung cấp dịch vụ 6, thì vé 6 sẽ được tạo tự động. Mỗi vé này được đóng lại sau khi hoàn thành một dịch vụ. Chúng tôi có quy trình làm việc trên vé để gửi email nhắc nhở cho nhóm dịch vụ của tôi. Điều này đảm bảo rằng chúng tôi không bao giờ bỏ lỡ một cuộc hẹn dịch vụ. Sau khi hoàn thành một dịch vụ, chúng tôi đóng vé và một thông báo SMS và email tự động gửi đến khách hàng của chúng tôi.

Vtiger giúp nhóm Krishna Park Infracon tiết kiệm thời gian, cải thiện sự hợp tác và hoàn thành công việc đúng hạn. Avinash sử dụng Vtiger để theo dõi mọi hoạt động bán hàng và giám sát tất cả các cuộc gọi của khách hàng để hướng dẫn nhóm của anh ấy vượt trội về những gì họ làm. Với tính linh hoạt và khả năng tùy biến của Vtiger, Avinash có thể tổ chức tốt hơn toàn bộ quy trình kinh doanh của mình.