我们系列的第1部分 GDPR和CRM（什么是GDPR以及它如何影响CRM？）解释了GDPR的基础-从制定法律的方式到如何为合法地与欧洲公民的数据进行互动创建新的范例。 请返回该职位，以获取有关GDPR及其职责的入门知识。 在这一部分中，我们将介绍Vtiger所做的更改将如何帮助您遵守法律，这与任何其他CRM解决方案都不一样。
管理同意的挑战
遵守新法律中最具挑战性的部分之一是每次使用某人的数据时都要获得经过验证的同意。 由于四个原因，这尤其具有挑战性：
管理同意可能会拖延时间
您将处理无数的联系人，每个人都处于与您的关系的不同阶段，因此需要为不同的目的提供同意。 您可以要求新的潜在客户同意与您的合作伙伴分享他们的信息，并要求新客户同意存储他们的信用卡号。 每次，您都必须征得同意，等待他们的回复，记录他们的回复，然后采取行动。 这些都需要时间，并且每月在许多潜在客户和客户之间进行扩展，这可能会成为一个巨大的拖累时间。
一旦提供，联系人必须容易同意撤销
GDPR要求您让某人轻易撤销同意，因为他们需要提供同意。 这增加了管理同意所需的时间。
你不能让任何同意从裂缝中溜走
等待太长时间以达成同意可能会消除获得同意的效用。 在与合作伙伴共享潜在客户数据时尤其如此，合作伙伴必须在铁热时进行攻击。 此外，从法律上讲，您不要让联系人的选择漏掉。 如果联系人使用他们的数据撤销了对您的同意，但由于您没有注意到，您在事后因意外与合作伙伴分享，则您违反了GDPR。
同意必须难以伪造
首先记录联系人同意的原因是为了保护您，如果他们声称他们从未提供过。 如果您以难以拒绝的方式获得同意，那么这种情况就不太可能发生。 您可以通过询问身份证明形式，或者只有他们有权访问的经过验证的电子邮件地址或门户网站向您索取身份证明。 一个不太有用的同意是通过可公开访问的资源获得的，例如您网站上的表格，因为任何人都可以提交声称是其他人的表格。
除了您必须遵守的所有其他法律义务之外，GDPR似乎需要如此多的微观管理，以至于您没有时间实际做任何其他事情。
管理同意不一定那么难
以此为基础，我们很高兴地宣布Vtiger的新GDPR合规性和隐私工具-将于9月XNUMX日或之前推出。 它们是最轻松地大规模遵守GDPR众多规定的方式。 他们只需花几分钟的时间就可以让您的客户看到您的政策和与其相关的要求，安全地提供同意并行使GDPR所享有的其他权利，同时使您可以轻松地查看并采取他们的同意。
新工具包含三个巨大的变化，共同构成了Vtiger历史上最大的隐私和安全改革。 他们是：
- 新的联系首选项页面
- 一个新的加密数据字段
- 新的GDPR兼容电子邮件活动
这是GDPR变化的皇冠上的宝石：
介绍Vtiger的新联系首选项页面
同意页面是您的潜在客户和联系人执行以下所有操作的地方：
- 管理他们的电子邮件列表订阅
- 了解您的数据使用情况和其他政策
- 控制对您存储的数据的同意
- 控制同意被跟踪
- 控制对您要求的其他权限的同意
- 要求您停止使用他们的数据
- 要求您删除他们的个人识别数据
该页面是完全可定制的-从谁可以看到它，到他们看到并采取的行动，甚至是如何从他们那里收到要求他们提供新同意的通知。 Vtiger会尽可能自动地处理此页面上潜在顾客和联系人状态的首选项（在一秒钟内会更多），或在联系人记录中提供这些首选项，供您在列表过滤器，报告和工作流自动化中使用，从而最大程度地减少了员工的工作量。需要承担新的责任。
我的潜在客户和联系人将如何了解和访问他们的偏好页面？
一旦您启用了该页面并选择了可以访问该页面的人员，那些有权使用该页面的人会自动收到一封电子邮件，让他们知道。 这使他们毫不费力地要求。
您可以通过向其首选项页面添加指向您的Vtiger用户发送的电子邮件页脚的链接，以便以后更轻松地访问此页面。 这个页脚可以定制。
此外，Vtiger发送的电子邮件广告系列中的“取消订阅”链接现在指向收件人的首选项页面。 如果收件人无权访问首选项页面，那么他们只会在页面顶部看到电子邮件首选项选项。
有什么同意我能问我的潜在客户和联系人吗？
除了可自定义的书面声明外，您还可以向其页面添加5类型的同意。
数据存储和使用
如果您存储敏感数据（例如联系人的身份证号或信用卡号），则可以通过在他们的同意页面上请求权限来选择授予联系人对该字段的控制权。 如果联系人授予许可，那就太好了！ 如果他们撤消了许可，则CRM字段将自动删除并锁定-确保您的合规性。
参与跟踪
当您向Vtiger的联系人发送电子邮件或文档时，会跟踪他们的交互，以便您的销售，营销和支持团队可以了解有关联系人兴趣的更多信息，并为他们定制未来的通信。 如果需要，您可以通过互动跟踪让联系人控制您是否跟踪他们。
自定义同意
如果您执行与第三方共享联系人数据或在自动决策中使用联系人数据的操作，则可以添加自定义同意字段以获得该用途的许可。 如果联系人授予或撤销同意，您将在其联系人记录中看到他们的决定，并可以使用他们的响应来创建筛选列表，构建报告，甚至在工作流自动化中。
停止处理
GDPR要求您为联系人提供完全选择退出处理的能力。 您可以通过在联系人的首选项页面上添加“停止处理”按钮来将联系人记录中的键移交给他们。 如果单击它们，Vtiger会自动锁定其CRM记录，以便用户无法编辑字段值，并将其选择退出电子邮件活动-无需手动干预。
擦除
您可以通过向联系人的首选项页面添加“删除我的数据”按钮，让联系人要求您删除其个人身份数据。 如果他们单击它，则会在他们的记录中启用一个标记为“要求擦除”的复选框。 要对此采取行动，您可以筛选这些联系人并删除它们的整个记录，但是对于某些联系人来说，这是一种过于广泛的方法。 要更灵活地处理使记录无法识别的问题，可以在记录的“更多”菜单中使用新的“擦除个人数据”选项，以擦除标记为个人识别的Vtiger字段。
我如何使用他们的同意？
除非同意很容易采取行动，否则管理成本会高于有用。 这就是Vtiger真正闪耀的地方。
除了上面提到的数据存储和使用，参与跟踪和停止处理擦除自动化之外，所有同意响应都会保存到其CRM记录中的新“同意”块中，以便用户查看他们何时与潜在客户和联系人进行交互。
您可以使用这些同意书来建立列表或报告。 此外，它们可以用作自动化工作流程中的条件-例如，当联系人同意由合作伙伴联系时，Vtiger可以自动将其信息立即通过电子邮件发送给合作伙伴，而无需您干预。
如果我的联系人将包含其偏好链接的电子邮件转发给其他人，那么其他人是否可以更改其偏好？
更改联系人的首选项页面需要电子邮件确认-这就是使它们可验证的原因。 进行首选项更改后，该联系人将收到一封后续电子邮件，要求他们单击链接以确认那些更改。 现在，即使更改电子邮件首选项也需要确认，因此您的联系人可以安全地在电子邮件周围转发，而不必担心有人可以更改其首选项。
如何设置同意页面？
新的潜在客户和联系首选项页面设置是从“CRM设置”区域的“同意”页面配置的。 从这里，您可以配置：
- 谁收到访问和更改其首选项页面的通知（例如：仅通过region =“EU”通知联系人）
- 电子邮件页脚链接到用户电子邮件中的联系人首选项页面
- 根据其个人资料中的信息在联系人的偏好设置页面中显示什么同意（例如：仅针对具有销售阶段=“准备购买”的联系人请求CC＃）。
- 每个同意的默认选择
同意页面可以帮助您实现对GDPR的合规性，同时为您的客户提供卓越的体验，这对您来说毫不费力。
加密数据字段
如果存储敏感数据（如信用卡号或国家ID号），您现在可以选择在Vtiger中将该字段标记为敏感。
这实现了三个目标：
- 它加密Vtiger数据库中的字段。 完成后，未经您许可的任何人都可以查看数据。 不是黑客（我们到目前为止都没有发现任何漏洞！），而不是我们，而不是你的其他用户。
- 它会模糊显示给您的用户的字段值。 例如，您可以隐藏除信用卡号码的最后一个4数字之外的所有数字。 这意味着，例如，您的支持代理仍然可以使用它来验证联系人的身份，但是他们无法看到完整的价值，从而降低了泄露风险。
- 它允许您授权某些用户查看完整的字段值。 例如，授权的计费团队成员只需单击即可显示完整的信用卡号。 该操作将通过设置区域中的新加密字段访问日志进行记录和搜索。
加密字段确实有一些限制，您应该在启用它们之前考虑这些限制：
- 列表视图，报告和导出的数据只能显示加密值
- 全局搜索仅搜索公开的字符
- 为字段启用后，无法禁用加密
这就是现在加密字段的全部内容。
符合GDPR标准的电子邮件广告系列
最后，但绝对不是最不重要的是Vtiger新的符合GDPR标准的电子邮件活动。
GDPR现在要求您现在获得发送营销电子邮件的明确，明确的许可-这基本上意味着要获得双重选择加入（在本博客的部分1中描述).
使用Vtiger，可轻松选择引线和触点。 如果他们提交了一个带有“向我发送营销电子邮件”复选框的网络表单，他们将收到一封双重选择加入的电子邮件，要求他们通过点击链接确认他们希望收到您的营销电子邮件。 如果他们没有通过网络表单到达，您可以通过他们的CRM记录手动发送此电子邮件给联系人或联系人，或者从营销列表模块发送到整个列表（除非他们选择退出）。
如果您认识某人不在欧盟，或者您已收到另一种可接受的电子邮件许可，则可以通过选择自己的联系来避免双重选择。 要了解如何执行此操作，让我们了解其他新电子邮件选择加入的工作方式。
新的电子邮件选择加入状态
现在，每个潜在客户和联系人都有一个“电子邮件选择状态”字段，而不是我们旧的“选择退出”复选框字段，该字段替换旧的“选择退出”复选框。 其中，有6值。
- 不包含
- 单一选择（用户）
- 单一选择（webform）
- 双重选择
- 退出（用户）
- 退出（联系）
可以通过以下几种方法之一设置这些值。 如果联系人单击他们收到的双重加入电子邮件中的链接，则Vtiger会设置“双重加入”值。 如果联系人在启用“我想接收电子邮件营销”复选框的情况下提交您的Web表单，则Vtiger会设置“单一选择加入（Web表单）”值。 单一加入（用户）仅由您的用户设置-可以在单独创建联系人或在上传过程中完成。 否则，所有新联系人均以“无”状态开始。
这些状态很重要，因为您可以告诉Vtiger您从电子邮件广告系列系统发送联系电子邮件时认为可接受的选项。 你的选择是：
- 仅限双重选择
- 双重选择和单一选择（用户）
- 双重选择，单一选择加入（用户）和单一选择加入（webform）
您应该选择哪种设置取决于很多因素。 我们始终建议双重选择仅作为法律上最安全的选择，因为如果联系人是欧盟公民，总是很难辨别。
联系人如何选择退出我的广告系列？
您的联系人可以通过两种方式退出您的电子邮件广告系列。 如果他们与您联系，要求您选择退出广告系列，则可以将其选择加入状态更改为“选择停用（用户）”。 如果他们要求重新加入，您可以撤消此状态。但是，如果联系人访问他们的偏好设置页面然后选择退出，那么他们的选择退出是不可逆转的，除非他们重新提交网络表单以重新加入。
选择退出会影响什么？
为确保联系人不接受商业电子邮件的偏好，选择退出会阻止所有新电子邮件发送给联系人。 这包括电子邮件活动，自动回复，工作流电子邮件和临时电子邮件。
为防止退出停止现有关系或联系人发起的对话，即使通过联系人选择退出，也可以始终回复这两者。
把它们加起来
GDPR合规是一个复杂的主题，要求您为您使用其数据的欧洲公民提供某些新权利。 这些权利很难以不会破坏您业务的方式提供。
Vtiger的新GDPR和隐私管理工具使您可以轻松地遵守GDPR，为您的联系人提供管理他们的同意或行使其GDPR权利的地方，不会超过您设置页面所需的时间。
如果我们对您有兴趣，请继续关注我们关于如何配置新的GDPR和隐私工具以及电子邮件活动的下一篇博客文章，以帮助您快速获得同意和合规性。
