歡迎回到博客系列 Big Little Things，我們在其中重點介紹了 Vtiger CRM 中一些鮮為人知且有時被忽視的功能和增強功能，這些功能和增強功能非常強大。 這篇文章重點介紹了重複預防功能，該功能有助於防止在 CRM 中創建新的重複記錄。 讓我們深入了解這個小而強大的功能。
什麼是重複預防功能？
重複預防功能允許帳戶管理員為每個模塊選擇最多三個唯一字段，系統將在這些字段上自動檢查新創建的記錄是否存在重複值。 如果所選字段的值與現有記錄匹配，系統將阻止用戶創建新記錄。
用戶在哪裡可以找到重複預防功能？
管理員可以通過轉到設置頁面 → 模塊管理 → 模塊佈局和字段來訪問重複預防功能。
一旦用戶點擊模塊佈局和字段，他們將被提示選擇他們想要使用的模塊（聯繫人、交易、組織等）。
選擇所需模塊後，用戶可以單擊“重複預防”選項卡以開始修改和自定義此功能，以確保不會在 CRM 中創建新的重複記錄。
如何使用重複預防
選擇“防止重複”選項卡後，您首先要確保“啟用重複檢查”按鈕已打開。
從那裡，用戶將看到各種選項，以確保他們利用重複預防來滿足他們的需求。 讓我們一一分解這些選項並深入研究此功能：
選擇唯一字段
第一步是選擇最多三個用於檢查記錄的唯一字段。 唯一字段是任何現有字段，其值僅屬於 CRM 中的一條記錄（這包括由帳戶管理員創建的自定義字段）。 例如，如果用戶在聯繫人模塊上設置重複預防，他們不希望選擇要由重複預防檢查的名字或姓氏字段。 名字和姓氏通常由許多人共享，並且不是唯一的標識字段。
您應該用來防止聯繫人模塊中重複的一些字段示例是主要電子郵件和電話字段。 這些字段中的值對於持有它們的聯繫人將是唯一的，並且是讓系統檢查重複預防的重要字段。
重複考慮
接下來，用戶應該確定係統採取什麼考慮來確定新創建的記錄不是重複的。 在此步驟中有兩個選項可供選擇，詳細信息如下：
- 僅當所有唯一字段都匹配時才視為重複 – 系統將檢查在第一步中選擇的所有唯一字段，並且僅在所有字段值與現有記錄上的值匹配時才阻止創建記錄。
- 如果至少有一個唯一字段匹配，則視為重複 – 系統將檢查在第一步中選擇的所有唯一字段，如果任何字段值與現有記錄上的值匹配，系統將阻止創建新記錄。
檢查已關閉記錄中的重複項並忽略空白值
接下來的兩個複選框選項允許用戶進一步撥入他們的重複預防：
- 檢查重複的已關閉記錄 如果啟用該選項，系統將搜索系統中的所有記錄，包括已關閉的記錄，以尋找匹配的字段值，以防止創建重複記錄。
- 忽略空白值 選項，如果啟用，將在系統檢查所選的唯一字段時忽略空白字段值。 這意味著如果匹配的空白（空）字段在 CRM 中匹配，它將允許系統創建新記錄。 例如，如果用戶使用聯繫人模塊中的“主要電子郵件”字段進行重複預防，並且啟用了“忽略空白值”複選框，系統仍將允許創建新記錄，即使在技術上唯一字段匹配，因為它們是空的。
同步期間創建的重複記錄的操作選項
用戶在設置重複預防時的最後一個選項是“在與外部應用程序同步時發現重複記錄時要採取的措施”。 這是重複預防過程中的一個重要步驟，因為用戶可以在此指導系統如何處理在與外部應用程序同步期間發現的重複記錄。 在此步驟中有三個選項可供選擇，詳細信息如下：
- 首選最新記錄 – 將保留最近修改的記錄數據
- 首選內部記錄 – CRM 中的現有記錄將按原樣保留
- 首選外部記錄 – 來自外部應用程序的數據將被複製
更好地了解此功能并快速實施它是設置 CRM 的重要步驟，但有時會被忽視。 使用重複預防不僅可以幫助用戶維護數據完整性，還可以避免他們浪費寶貴的時間來清理在 CRM 旅程中創建的重複記錄。
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