大事小事 - 列表視圖操作

歡迎來到我們新迷你係列的第一個博客“Big Little Things”，我們在其中重點介紹了 Vtiger CRM 中的一些較小的功能和增強功能，這些功能非常強大。

對於雲技術用戶來說，聽到重大的新功能或版本更新是很常見的事情。 人們通常不會聽到的是對使用它們的企業產生巨大影響的小功能或增強功能。

本博客將重點介紹 列表查看 菜單以及可以在不離開列表視圖的情況下對記錄執行的單個或批量操作。
下面我一一分解了這些功能，並將進一步詳細介紹它們的用途和可以執行的操作。 但首先，讓我們更多地了解一下什麼是列表視圖操作。

什麼是列表視圖（記錄）操作？

列表視圖操作是可以在列表視圖中執行的單個或集體操作。 用戶可以選擇一次選擇單個或多個記錄並執行不同的操作，例如編輯、評論、導出、打印/導出 PDF、標記、轉移所有權、發送電子郵件、更改所有者、合併所選記錄和刪除。

讓我們深入了解以下每個功能：

編輯

列表視圖中的編輯功能是一次編輯單個記錄或多個記錄中的字段的有效方法，無需手動進入每條記錄進行更改。 默認情況下，Vtiger 中的許多字段可用於批量編輯。 管理員還可以打開和關閉此選項，從而完全控制可以以這種方式編輯哪些字段。 管理員還可以選擇創建新的自定義字段並啟用批量編輯選項。 這允許更多的可定制性和控制。

想像一下，您需要根據某個字段的值將數百條記錄重新分配給不同的用戶。 您可以簡單地使用條件創建新列表或使用列表視圖搜索來過濾特定記錄。 從那裡您可以選擇列表中的所有記錄並一舉重新分配它們。

此功能使用戶可以立即對記錄進行大量更改，從而幫助騰出寶貴的時間，讓用戶可以專注於更重要的事情。

評論

列表視圖中的評論功能允許用戶在不離開列表視圖的情況下發布消息、附加文件以及與團隊協作處理單個或多個記錄。 如果有任何需要他們注意的事情，用戶還可以使用@Mentions 向特定同事發送電子郵件和通知。

讓我們看一個場景，銷售經理可以使用此功能對狀態為“冷”的所有潛在客戶記錄發表評論，要求他們的銷售代表使用新腳本進行跟進電話。 銷售經理可以使用過濾器和條件創建自定義列表，以生成狀態為“冷”的所有潛在客戶的列表。 從那裡，銷售經理可以簡單地使用提及@salesteam 的@Mentions 進行調用並將新腳本文件直接附加到Leads 記錄的評論部分。 然後將通過電子郵件和 CRM 中的通知通知@salesteam 組中的所有用戶，提醒他們他們的經理已提出此請求。 他們還可以輕鬆訪問下載新的腳本文件。

在內部，在 Vtiger，我們在更新記錄或與不同團隊合作時嚴重依賴 Comments 和 @Mention 功能。 讓用戶能夠一次對多條記錄發表評論是一種簡單但有效的節省時間的方法。

出口

從列表視圖導出記錄數據時，用戶將看到以下三個不同的選項：

1. 導出選定的記錄：允許用戶通過啟用或禁用記錄旁邊的複選框來從列表中選擇和導出特定記錄。
2. 導出當前頁面中的數據：允許用戶導出頁面上的所有數據（一次 20 條記錄）。
3. 導出所有數據：導出與模塊關聯的所有頁面上的所有記錄。

這三個選項使用戶可以靈活地精確控制他們想要從列表視圖中導出哪些記錄。 如果用戶希望在重新導入和更新系統中的記錄之前將一些或許多特定記錄導出到 CSV 文件以進行更改，這將非常有用。

打印/導出 PDF

打印/導出 PDF 選項允許用戶快速選擇單個或多個記錄，以 PDF 格式打印或導出這些記錄。 用戶可以通過以下方式選擇要導出為 PDF 的數據：

• 創建自定義打印模板
• 使用 Vtiger 提供的默認模板

打印/導出 PDF 功能的另一個重要屬性是它允許用戶向 CRM 中的聯繫人、用戶或臨時電子郵件地址發送電子郵件，並自動附加選定的 PDF 文件。

標籤

使用標籤是通過應用稱為“標籤”的單詞或短語來標記記錄的好方法。 用戶可以根據標記的單詞或短語來組織或查找特定記錄。 在列表視圖中，用戶還可以使用這些標籤同時標記許多記錄，使他們能夠快速輕鬆地將特定記錄組合在一起。 標籤還可用於許多活動的條件，包括創建模塊列表、營銷列表等。

所有權轉讓

此功能僅在聯繫人模塊上可用，可用於將相關記錄傳輸到 CRM 中的用戶或組。 例如，如果聯繫人具有相關案例、報價、交易等。用戶可以使用轉移所有權功能將所有相關記錄從特定模塊轉移並分配給 CRM 中的特定用戶或組。

發電子郵件

列表視圖中的發送電子郵件功能在聯繫人、組織和潛在客戶模塊中可用，並且是向特定聯繫人或潛在客戶發送電子郵件時使用的強大工具。 此功能允許用戶一次發送多達 10 封電子郵件，而無需設置和安排電子郵件活動。 使用此列表視圖功能發送電子郵件時，用戶可以從現有的​​電子郵件模板中進行選擇，或在將其發送給所需的聯繫人或潛在客戶之前即時創建電子郵件。 用戶還可以選擇是要將所有收件人包含在一封電子郵件中還是向每個收件人發送單獨的電子郵件。

更改所有者

此列表視圖操作在任務模塊中可用。 它允許用戶只需點擊幾下即可更改單個或多個任務記錄的所有者（“分配給”），即使記錄處於“關閉”狀態。

如何使用它的一個很好的例子是，如果用戶離開您的公司並且您需要將他們的任務重新分配給另一個用戶。 您需要做的就是：

• 在任務模塊中打開所有任務列表
• 使用列表視圖搜索過濾分配給離開的用戶的任務
• 根據搜索結果選擇所有任務
• 將這些任務重新分配給另一個用戶

這可以在不到 30 秒的時間內完成，從而節省了大量時間，而這些時間會因進入每條記錄手動重新分配而浪費掉。

合併選定的記錄

列表視圖操作還允許您將最多三個選定的記錄合併為一個，這在處理重複記錄時非常有用。 一旦用戶在列表視圖中選擇記錄並單擊合併選定記錄按鈕，就會顯示一個彈出窗口。 它會提示他們在合併記錄時選擇要保留的字段。 這允許用戶在他們想要保留的各個字段中精確定位和選擇數據。 此外，所有活動（例如評論和接觸點）以及任何相關模塊記錄都將在合併發生後自動合併並保留。

例如，如果您有同一個人的兩個聯繫人記錄，但其中一個記錄的電子郵件地址已不再使用。 用戶可以合併記錄並確保他們保留其聯繫人正在使用的當前電子郵件地址。 在刪除其中一條記錄之前，無需在記錄之間切換並將信息複製/粘貼到字段中。

合併選定記錄功能使此過程變得簡單、快速和精確，節省時間和精力，同時保留準確和相關的數據。

刪除

列表視圖操作中的刪除功能是一次刪除單個或多個記錄的極其有效的方法。

例如，假設您已將數百條潛在客戶記錄導入到 CRM 中，這些記錄有錯誤或缺失的數據，例如名字、姓氏和電子郵件字段中的值為空。 您可以使用條件輕鬆創建新列表以過濾和選擇這些記錄並將它們直接發送到回收站。 刪除的記錄會在回收站中保留 30 天，然後才會被永久刪除。 此功能可幫助用戶：

• 清理他們的 CRM 中的記錄
• 快速減少使用的存儲空間量

現在我們已經查看了列表視圖操作中可用的所有功能，很明顯，這些功能的構建是為了高效、無縫和輕鬆地對記錄執行批量操作。 最終，允許 Vtiger CRM 用戶節省時間、精力和金錢。