Ao trabalhar com clientes e documentos, a maioria das pequenas e até mesmo grandes equipes de vendas e marketing o fazem de maneira lamentavelmente ineficiente. Os funcionários armazenam documentos em discos rígidos e os trocam por e-mail. Se tiverem sorte, eles terão acesso a ferramentas como o Dropbox ou Google Drive para centralizar documentos internamente - mas isso ainda deixa muito a desejar quando se trata de trabalhar com os clientes. Por exemplo, compartilhar documentos com clientes significa baixar documentos e enviá-los para e-mail. A colaboração com os clientes nesses documentos é feita por meio de cadeias de e-mail dolorosamente longas. É impossível identificar quanto de um documento um cliente realmente leu para verificar o que dizer em uma conversa posterior. E colaborar internamente em documentos para melhorar o uso, ou nos próprios documentos, é um processo muito complicado para realmente acontecer. Esses são apenas alguns dos desafios que as empresas com uma mentalidade de crescimento enfrentam - mas geralmente ficam sem soluções elegantes à vista.
Quando decidimos repensar como as empresas devem usar documentos, esses foram muitos os desafios que buscamos abordar. Isso foi há alguns meses atrás. Hoje, temos o prazer de divulgar e anunciar o futuro do gerenciamento de documentos de vendas e marketing no Vtiger com a solução de gerenciamento de documentos.
Solução de gerenciamento de documentos no Vtiger CRM
Vtiger's solução de gerenciamento de documentos aborda uma série de desafios importantes que eram uma afronta ao alto valor potencial dos documentos ao trabalhar com clientes. Vamos examinar a lista.
Encontre os documentos que você está procurando com mais rapidez, com a nova biblioteca de documentos
Quando os documentos não estão em um só lugar, encontrá-los e usá-los é difícil. Esse é o primeiro desafio que a solução de gerenciamento de documentos aborda. Os usuários podem enviar documentos diretamente para a biblioteca centralizada de documentos ou de ferramentas como o Dropbox e o Google Drive. Uma vez que um documento está no Vtiger, ele pode ser organizado em pastas, por exemplo, para diferentes produtos ou serviços. Em seguida, os documentos podem ser pesquisados com base em qualquer metadado do documento, como o título atribuído, a data de envio, uma tag personalizada ou até mesmo um comentário no registro do documento (mais sobre isso posteriormente).
Uma vez que um documento de vendas ou marketing está no Vtiger, ele deve ser compartilhado e é aí que o poder da nova solução de gerenciamento de documentos realmente brilha.
Compartilhe documentos diretamente do compositor de e-mail
Quando estiver pronto para compartilhar um documento com um contato, você pode fazer isso a partir do documento ou diretamente em seu fluxo de trabalho ao entrar em contato por e-mail. Para fazer isso, basta abrir o compositor de e-mail do Vtiger onde você verá o botão “inserir link do documento”. Clicar nele permite selecionar um documento para incorporar o URL do documento no e-mail. Esse link elimina algumas frustrações importantes em torno do compartilhamento de documentos. Em primeiro lugar, se você estiver compartilhando um documento com muitos clientes, não precisará reenviar o documento para vários e-mails, pois já está no Vtiger - o link é tudo o que você precisa para compartilhar. Em segundo lugar, o destinatário não precisa baixar o documento para visualizá-lo. O link abre o documento no visualizador de documentos do navegador do Vtiger - e se o destinatário precisar baixar o documento, ele pode fazer isso a partir daí.
Colabore on-line com clientes em documentos confidenciais, com salas de documentos e comentários.
O visualizador de documentos do Vtiger é um espaço colaborativo e monitorado para visualizar e discutir documentos. Isso é particularmente útil quando as vendas precisam obter consenso dos clientes em um contrato ou acordo. Os clientes que visualizam o documento podem comentar diretamente no visualizador de documentos, que envia uma notificação no CRM ao vendedor que compartilhou o documento. As vendas podem, então, responder no visualizador, notificando o cliente por email da resposta. Isso mantém todos informados e a conversa organizada de maneira concisa em um só lugar. Se mais pessoas precisarem estar envolvidas na conversa a qualquer momento, elas poderão ser adicionadas à sala de documentos privada por meio de um botão de compartilhamento. No geral, o novo visualizador de documentos impulsiona os negócios mais rapidamente.
Nos bastidores da sala de documentos, o Vtiger rastreia todas as interações do destinatário com um documento. Isso ajuda a orientar o próximo conjunto de conversas com insights orientados por dados.
Tenha conversas de vendas mais produtivas, com métricas de engajamento de documentos de segundo e de nível de página
As conversas de vendas são mais produtivas quando são orientadas pelo envolvimento do cliente com os documentos. Para cada cliente com o qual um documento é compartilhado, o Vtiger exibe aberturas em tempo real e engajamento com o segundo em cada página. Portanto, se um cliente em potencial não abriu um documento, a próxima conversa de vendas pode se concentrar em explorar se o documento foi útil. Enquanto isso, se eles abriram o documento e passaram a maior parte do tempo em uma página sobre um produto específico, a próxima conversa pode ser focada em explorar as necessidades que o produto satisfaz. A história que os dados contam depende de você interpretar e impulsionar seu engajamento.
Enquanto as estatísticas do documento são mostradas no registro do documento para todos os contatos com os quais um documento foi compartilhado, um widget de documentos mostrado nos registros de contato mostra uma lista de documentos compartilhados com esse contato, bem como as estatísticas de engajamento relacionadas.
Colabore internamente para melhorar documentos, com comentários internos do documento
À medida que as pessoas usam documentos, obtém-se um conhecimento interno útil sobre como esses documentos podem ser melhor usados e aprimorados. Esse conhecimento pode ser um cenário de cliente ideal para usar um documento de marketing ou uma nova ideia de como o documento pode ser aprimorado para melhorar o envolvimento do cliente. A caixa de comentários do registro de documentos permite que os usuários de CRM adicionem notas e as pessoas ou equipes @mention chamem sua atenção para a conversa, ajudando o documento a perceber mais completamente seu valor potencial.
De melhorar como as pessoas encontram documentos, compartilhamento, visibilidade no consumo e colaboração com clientes para fechar negócios e internamente para ajudar a melhorar documentos, a nova solução de gerenciamento de documentos aumenta radicalmente o valor das equipes de vendas e marketing dos documentos. Experimente a solução de gerenciamento de documentos em uma avaliação gratuita de 15 dias do Vtiger. Se você tiver alguma dúvida sobre isso, leia os docsou entre em contato conosco [email protegido].
Para entender como o Vtiger CRM ajuda sua equipe de vendas, assista a este vídeo:
