Bei der Arbeit mit Kunden und Dokumenten tun dies die meisten kleinen und sogar großen Verkaufs- und Marketingteams äußerst ineffizient. Mitarbeiter speichern Dokumente auf Festplatten und tauschen sie per E-Mail aus. Wenn sie Glück haben, haben sie Zugriff auf Tools wie Dropbox oder Google Drive, um Dokumente intern zu zentralisieren. Dies lässt jedoch bei der Zusammenarbeit mit Kunden zu wünschen übrig. Wenn Sie beispielsweise Dokumente für Kunden freigeben, müssen Sie Dokumente herunterladen und per E-Mail hochladen. Die Zusammenarbeit mit Kunden an diesen Dokumenten erfolgt über E-Mail-Ketten, die schmerzhaft lang sind. Es ist unmöglich festzustellen, wie viel von einem Dokument ein Kunde tatsächlich gelesen hat, um festzustellen, was er in einem Folgegespräch sagen soll. Die interne Zusammenarbeit an Dokumenten zur Verbesserung der Verwendung oder an den Dokumenten selbst ist zu reibungslos, um tatsächlich stattfinden zu können. Dies sind nur einige der Herausforderungen, mit denen Unternehmen mit einer Wachstumsphilosophie konfrontiert sind - aber oft sind keine eleganten Lösungen in Sicht.
Als wir überlegten, wie Unternehmen Dokumente verwenden sollten, waren dies unter anderem die Herausforderungen, denen wir uns stellen wollten. Das war vor ein paar Monaten. Heute freuen wir uns, Ihnen die Zukunft des Dokumentenmanagements für Vertrieb und Marketing in Vtiger mit der Dokumentenmanagement-Lösung vorzustellen.
Dokumentenmanagementlösung in Vtiger CRM
Vtiger's Dokumentenmanagement-Lösung bewältigt eine Reihe wichtiger Herausforderungen, die das hohe Potenzial von Dokumenten in der Zusammenarbeit mit Kunden verletzen. Lassen Sie uns die Liste durchgehen.
Mit der neuen Dokumentbibliothek finden Sie die gewünschten Dokumente schneller
Wenn Dokumente nicht alle an einem Ort sind, ist das Finden und Verwenden schwierig. Dies ist die erste Herausforderung, der sich die Dokumentenmanagement-Lösung stellt. Benutzer können Dokumente direkt in die zentrale Dokumentbibliothek oder von Tools wie Dropbox und Google Drive hochladen. Sobald sich ein Dokument in Vtiger befindet, kann es in Ordnern organisiert werden, beispielsweise für verschiedene Produkte oder Dienstleistungen. Anschließend können Dokumente nach beliebigen Dokument-Metadaten durchsucht werden, z. B. dem zugewiesenen Titel, dem Upload-Datum, einem benutzerdefinierten Tag oder sogar einem Kommentar zu dem Dokumenteintrag (dazu später mehr).
Sobald sich ein Verkaufs- oder Marketingdokument in Vtiger befindet, soll es weitergegeben werden, und hier zeigt sich die Leistungsfähigkeit der neuen Dokumentenmanagementlösung.
Geben Sie Dokumente direkt vom E-Mail-Composer aus frei
Wenn Sie bereit sind, ein Dokument für einen Kontakt freizugeben, können Sie dies über das Dokument oder direkt in Ihrem Workflow tun, wenn Sie per E-Mail Kontakt aufnehmen. Öffnen Sie dazu einfach den E-Mail-Composer von Vtiger, in dem die Schaltfläche "Dokumentlink einfügen" angezeigt wird. Wenn Sie darauf klicken, können Sie ein Dokument auswählen, um dessen Dokument-URL in die E-Mail einzubetten. Dieser Link beseitigt einige wichtige Frustrationen beim Teilen von Dokumenten. Wenn Sie ein Dokument für viele Kunden freigeben, müssen Sie das Dokument nicht erneut in mehrere E-Mails hochladen, da es bereits in Vtiger enthalten ist. Der Link ist alles, was Sie zum Freigeben benötigen. Zweitens muss Ihr Empfänger das Dokument nicht herunterladen, um es anzuzeigen. Der Link öffnet das Dokument in Vtigers In-Browser-Dokument-Viewer - und wenn der Empfänger das Dokument herunterladen muss, kann er es von dort aus tun.
Arbeiten Sie online mit Kunden an sensiblen Dokumenten, Dokumenträumen und Kommentaren zusammen.
Der Dokumentbetrachter von Vtiger ist ein nachverfolgbarer, gemeinschaftlicher Raum zum Anzeigen und Besprechen von Dokumenten. Dies ist besonders hilfreich, wenn der Verkauf einen Konsens über einen Vertrag oder eine Vereinbarung erzielen muss. Kunden, die das Dokument anzeigen, können dies direkt in der Dokumentansicht kommentieren, wodurch eine Benachrichtigung in CRM an den Verkäufer gesendet wird, der das Dokument freigegeben hat. Der Vertrieb kann dann im Viewer antworten und den Kunden per E-Mail über die Antwort informieren. So bleiben alle auf dem Laufenden und die Konversation ist an einem Ort zusammengefasst. Wenn zu einem bestimmten Zeitpunkt mehr Personen in das Gespräch einbezogen werden müssen, können sie über eine Share-Schaltfläche zum privaten Dokumentenraum hinzugefügt werden. Insgesamt beschleunigt der neue Dokumentbetrachter die Transaktionen schneller.
Hinter den Kulissen im Dokumentenraum verfolgt Vtiger alle Empfängerinteraktionen mit einem Dokument. Dies hilft, die nächsten Gespräche mit datengesteuerten Erkenntnissen zu leiten.
Profitieren Sie von produktiveren Verkaufsgesprächen, mit Messwerten zur Erfassung von Dokumenten auf Sekundenbasis und auf Seitenebene
Verkaufsgespräche sind produktiver, wenn sie von der Kundenbindung mit Dokumenten geleitet werden. Für jeden Kunden, mit dem ein Dokument geteilt wird, zeigt Vtiger auf jeder Seite Echtzeit-Eröffnungen und Engagements im Sekundentakt an. Wenn ein Interessent kein Dokument geöffnet hat, konzentriert sich das nächste Verkaufsgespräch möglicherweise darauf, zu untersuchen, ob das Dokument überhaupt nützlich war. Wenn sie das Dokument geöffnet und die meiste Zeit auf einer Seite über ein bestimmtes Produkt verbracht haben, konzentriert sich das nächste Gespräch möglicherweise darauf, die Anforderungen zu untersuchen, die dieses Produkt erfüllt. Die Geschichte, die die Daten erzählen, liegt bei Ihnen, um Ihr Engagement zu interpretieren und voranzutreiben.
Während Dokumentstatistiken für alle Kontakte, für die ein Dokument freigegeben wurde, im Dokumentdatensatz angezeigt werden, zeigt ein in den Kontaktdatensätzen angezeigtes Dokument-Widget eine Liste der mit diesem Kontakt freigegebenen Dokumente sowie zugehörige Kontaktstatistiken an.
Interne Zusammenarbeit zur Verbesserung der Dokumente mit internen Dokumentenkommentaren
Bei der Verwendung von Dokumenten wird ein nützliches internes Wissen darüber gewonnen, wie diese Dokumente besser genutzt und verbessert werden können. Dieses Wissen könnte ein ideales Kundenszenario sein, in dem ein Marketingdokument verwendet werden kann, oder eine neue Idee, wie das Dokument verbessert werden kann, um die Kundenbindung zu verbessern. Im Kommentarfeld des Dokumentensatzes können CRM-Benutzer Notizen hinzufügen, und Personen oder Teams von @mention können ihre Aufmerksamkeit auf die Konversation lenken, wodurch das Dokument seinen potenziellen Wert besser erkennen kann.
Die neue Dokumentenmanagement-Lösung steigert den Wert, den Vertriebs- und Marketingteams aus Dokumenten erzielen, von der Verbesserung der Suche nach Dokumenten, dem Austausch von Informationen über den Konsum und der Zusammenarbeit mit Kunden über das Schließen von Transaktionen bis hin zur internen Verbesserung der Dokumente. Testen Sie die Dokumentenverwaltungslösung in einer kostenlosen 15-Testversion von Vtiger. Wenn Sie Fragen dazu haben, lese die Dokumenteoder kontaktieren Sie uns unter [E-Mail geschützt] .
Sehen Sie sich dieses Video an, um zu verstehen, wie Vtiger CRM Ihrem Verkaufsteam hilft:
