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Pequeñas cosas grandes: Registros de tiempo

Bienvenido de nuevo a la serie de blogs Big Little Things, donde destacamos algunas de las características y mejoras menos conocidas y, a veces, pasadas por alto en Vtiger CRM que tienen un gran impacto. Esta publicación destaca el módulo Timelogs, que puede rastrear el tiempo dedicado a tareas por usuarios o grupos. Empecemos por lo básico.

¿Qué son los registros de tiempo?

Ya sea que su facturación se base en un seguimiento cuidadoso del tiempo por minuto o si desea realizar un mejor seguimiento del tiempo dedicado a tareas internas, el módulo Timelogs se adaptará a sus necesidades.

Los registros de tiempo le permiten documentar el tiempo que dedica a tareas específicas. El módulo le da la opción de seleccionar la hora y fecha de inicio y la hora y fecha de finalización de la actividad y agregar detalles adicionales según sea necesario.

Los registros de tiempo están disponibles en Tareas, Casos, Tickets internos y Órdenes de trabajo. Puede encontrar los registros de tiempo en la sección One View de cada registro, como se muestra a continuación.

Ubicación del registro de tiempo

También puede crear los registros de tiempo en otras dos ubicaciones: el módulo Registros de tiempo y el menú Creación rápida.

Desde el módulo Registros de tiempo, puede crear nuevos registros de tiempo según sea necesario. Puede encontrar el módulo abriendo el Menú principal > Proyectos > Habilitación de proyectos > Registros de tiempo.

Ubicación del módulo de registro de tiempo

Si necesita crear un registro de tiempo desde una sección no relacionada del CRM, puede hacerlo desde el menú Creación rápida en la parte superior de la pantalla con el ícono '+'.

Creación de registros de tiempo con la función de temporizador

Puede encontrar que dar estimaciones para cada registro de tiempo que crea es inexacto. Para un cronometraje preciso, hay disponible una función de temporizador dentro de los registros individuales compatibles con el módulo Timelogs.

El temporizador le permitirá iniciar, pausar y detener un temporizador que cuenta cada segundo que pasa. Una vez que detiene el temporizador, se crea un registro de tiempo que contiene el tiempo registrado.

Para encontrar el temporizador, vaya a la Vista de resumen de una tarea. En la tarea, hay un icono de inicio en la esquina superior derecha de la sección de registros de tiempo. Al hacer clic en este icono se iniciará el temporizador.

Temporizador de inicio para Timelog

Al hacer clic en el ícono una vez más, aunque ahora tendrá la forma de un cronómetro, se creará una ventana emergente que contiene el tiempo total transcurrido, la capacidad de hacer una pausa y la opción de detener el cronómetro.

Ventana emergente del temporizador de registro de tiempo

Pausar el temporizador le permitirá reiniciar el tiempo según sea necesario sin crear un nuevo registro de tiempo. Detener el temporizador creará el registro de registro de tiempo con el tiempo final agregado al registro.

Facturación a través de Timelogs

Si maneja la facturación por hora u otro período de tiempo, también puede establecer un registro de tiempo como facturable a través del registro relacionado. Esto se puede lograr a través de unos pocos pasos.

Primero, al crear o editar el registro, configure el registro como 'Es facturable'. Esto se puede seleccionar en el bloque Detalles del servicio del registro. Luego, vincula un servicio relacionado y establece la tarifa a la que facturarás el servicio.

En el siguiente ejemplo, configuré un Caso pendiente como "Es facturable" y vinculé el servicio relacionado con el tiempo dedicado a trabajar en el Caso. Se requiere vincular un servicio relacionado para establecer el registro como facturable.

Establecer el caso como facturable

Después de realizar el cambio, también tendrá la opción de establecer un registro de tiempo como facturable.

Establecer un registro de tiempo como facturable

Una vez que el registro se ha establecido como Cerrado o Resuelto, puede crear una factura a partir del registro. Esta factura extraerá la información directamente de los registros de tiempo establecidos como facturables en función de la tarifa establecida en el registro.

Generar una Factura a partir de un Caso

Siguiendo este proceso, puede realizar un seguimiento preciso del tiempo facturable dedicado a las tareas y facturar rápidamente a sus clientes desde el mismo registro.

Registros de tiempo en acción

La función Registros de tiempo se entiende mejor con un escenario del mundo real.

Por ejemplo, una empresa que ofrece servicios de consultoría para empresas emergentes cobra sesenta dólares la hora por el tiempo que pasa con uno de sus especialistas. Los clientes primero se comunican por correo electrónico. Esta acción genera un Caso en el CRM para que su equipo lo revise.

El correo electrónico enviado por el cliente se reenvía a la sala de correo del CRM, que luego genera un nuevo caso.

A partir de ahí, un miembro del equipo comenzará a trabajar en la solicitud de consulta, que a menudo incluye múltiples reuniones con el cliente junto con trabajo interno adicional con otros departamentos. Sabiendo que la solicitud era de consulta, el usuario primero establecería el registro como facturable y vincularía el servicio relacionado.

Las reuniones y el tiempo interno dedicado podrían calcularse a través de registros de tiempo y marcarse como facturables dentro de cada registro de tiempo. Cuando se completa la consulta, pueden generar y enviar una factura al cliente por la cantidad total de horas trabajadas. Incluso con varios registros de tiempo vinculados al caso, todos se agregarán a la factura automáticamente cuando se cree por primera vez.

Ahora, esto es solo un enfoque generalizado del proceso. Tal vez envíe una cotización primero o maneje la facturación a través de un proceso diferente. Puede modificar el CRM y cómo usarlo según sea necesario para adaptarse mejor a su proceso comercial.

Aunque Timelogs es una característica pequeña, es una herramienta poderosa capaz de rastrear el tiempo dedicado a tareas internas y externas.

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