Lorsqu'elles travaillent avec des clients et des documents, la plupart des petites et même grandes équipes de vente et de marketing le font de manière terriblement inefficace. Les employés stockent les documents sur des disques durs et les échangent par e-mail. S'ils ont de la chance, ils ont accès à des outils comme Dropbox ou Google Drive pour centraliser les documents en interne - mais cela laisse encore beaucoup à désirer lorsqu'il s'agit de travailler avec les clients. Par exemple, partager des documents avec des clients signifie télécharger des documents et les télécharger par e-mail. La collaboration avec les clients sur ces documents se fait par le biais de chaînes de messagerie extrêmement longues. Il est impossible d'identifier la quantité de document qu'un client a réellement lu pour savoir quoi dire dans une conversation de suivi. Et collaborer en interne sur des documents pour améliorer l'utilisation, ou sur les documents eux-mêmes, est un processus trop chargé pour se produire. Ce ne sont là que quelques-uns des défis auxquels sont confrontées les entreprises ayant une mentalité de croissance, mais qui se retrouvent souvent sans solutions élégantes en vue.
Lorsque nous avons décidé de repenser la manière dont les entreprises devraient utiliser les documents, ces défis, parmi bien d'autres, ont été les défis que nous nous sommes fixés pour objectif de relever. C'était il y a quelques mois. Aujourd'hui, nous avons le plaisir de dévoiler l'avenir de la gestion de documents commerciaux et marketing chez Vtiger avec la solution de gestion de documents.
Solution de gestion de documents dans Vtiger CRM
Vtiger's solution de gestion de documents s'attaque à un certain nombre de défis clés qui étaient un affront à la valeur potentielle élevée des documents lors de la collaboration avec les clients. Parcourons la liste.
Trouvez plus rapidement les documents que vous recherchez avec la nouvelle bibliothèque de documents
Lorsque les documents ne sont pas tous au même endroit, il est difficile de les trouver et de les utiliser. C'est le premier défi que la solution de gestion de documents adresse. Les utilisateurs peuvent télécharger des documents directement dans la bibliothèque de documents centralisée ou à partir d'outils tels que Dropbox et Google Drive. Une fois qu'un document est dans Vtiger, il peut être organisé en dossiers, par exemple pour différents produits ou services. Les documents peuvent ensuite être recherchés en fonction de leurs métadonnées, telles que le titre attribué, la date de téléchargement, une balise personnalisée ou même un commentaire sur l’enregistrement du document (pour plus de détails ultérieurement).
Une fois qu'un document de vente ou de marketing est dans Vtiger, il est censé être partagé et c'est là que la puissance de la nouvelle solution de gestion de documents brille vraiment.
Partager des documents directement à partir du composeur de courrier électronique
Lorsque vous êtes prêt à partager un document avec un contact, vous pouvez le faire à partir du document ou directement dans votre flux de travail lorsque vous contactez par e-mail. Pour ce faire, ouvrez simplement l'éditeur de courrier électronique de Vtiger où vous verrez le bouton «insérer le lien du document». Cliquez dessus pour sélectionner un document pour intégrer son URL de document dans l'e-mail. Ce lien élimine quelques frustrations clés liées au partage de documents. Tout d'abord, si vous partagez un document avec de nombreux clients, vous n'aurez pas besoin de le télécharger à nouveau dans plusieurs e-mails car il est déjà dans Vtiger - le lien est tout ce dont vous aurez besoin pour partager. Deuxièmement, votre destinataire n'a pas besoin de télécharger le document pour l'afficher. Le lien ouvre le document dans la visionneuse de documents dans le navigateur de Vtiger - et si le destinataire a besoin de télécharger le document, il peut le faire à partir de là.
Collaborez en ligne avec les clients sur des documents sensibles, avec des salles de documentation et des commentaires.
La visionneuse de documents de Vtiger est un espace collaboratif suivi permettant de visualiser et de discuter des documents. Ceci est particulièrement utile lorsque les ventes doivent obtenir un consensus des clients sur un contrat ou un accord. Les clients qui consultent le document peuvent directement commenter ce document dans la visionneuse de document, qui envoie une notification dans CRM au vendeur qui a partagé le document. Les ventes peuvent ensuite répondre dans le visualiseur en informant le client par courrier électronique de la réponse. Cela garde tout le monde au courant et la conversation organisée de manière concise au même endroit. Si davantage de personnes doivent être impliquées dans la conversation à tout moment, elles peuvent être ajoutées à la salle des documents privés via un bouton de partage. Au total, le nouveau visualiseur de documents accélère les transactions.
Dans les coulisses de la salle des documents, Vtiger suit toutes les interactions des destinataires avec un document. Cela permet d'orienter la prochaine série de conversations avec des informations basées sur les données.
Conversations de vente plus productives, avec des métriques d'engagement de document au niveau de la seconde et au niveau de la page
Les conversations de vente sont plus productives lorsqu'elles sont guidées par l'engagement des clients avec les documents. Pour chaque client avec lequel un document est partagé, Vtiger affiche en temps réel les ouvertures et l'engagement à la seconde sur chaque page. Ainsi, si un prospect n'a pas ouvert de document, la prochaine conversation commerciale pourrait se concentrer sur l'exploration de l'utilité du document. Pendant ce temps, s'ils ouvraient le document et passaient la plupart de leur temps sur une page concernant un produit particulier, la conversation suivante pourrait plutôt être axée sur l'exploration des besoins que le produit satisfait. L'histoire racontée par les données vous appartient d'interpréter et de faire progresser votre engagement.
Alors que les statistiques de document sont affichées dans l'enregistrement de document pour tous les contacts avec lesquels un document a été partagé, un widget de document affiché dans les enregistrements de contact affiche une liste des documents partagés avec ce contact, ainsi que des statistiques d'engagement associées.
Collaborez en interne pour améliorer les documents, avec des commentaires internes
Au fur et à mesure que les gens utilisent des documents, des connaissances internes utiles sont acquises sur la manière dont ces documents peuvent être mieux utilisés et améliorés. Cette connaissance peut constituer un scénario client idéal pour utiliser un document marketing ou une nouvelle idée de la façon dont le document peut être amélioré pour améliorer l'engagement du client. La zone de commentaires de l'enregistrement de document permet aux utilisateurs de CRM d'ajouter des notes et aux personnes ou équipes @mention d'attirer leur attention sur la conversation, aidant ainsi le document à tirer pleinement parti de sa valeur potentielle.
Que ce soit pour améliorer la recherche des documents, le partage, la visibilité sur la consommation et la collaboration avec les clients pour conclure des transactions, mais aussi pour améliorer les documents en interne, la nouvelle solution de gestion de documents augmente radicalement la valeur que les équipes commerciales et marketing retirent des documents. Essayez la solution de gestion de documents dans un essai gratuit de Vtiger effectué pendant une journée par 15. Si vous avez des questions à ce sujet, lire les docsou contactez-nous à [email protected].
Pour comprendre comment Vtiger CRM aide votre équipe de vente, regardez cette vidéo:
