Tetap berhubungan dengan kontak selalu menjadi aspek penting dari penjualan, pemasaran, dan retensi. Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, Anda mungkin merasa semakin sulit untuk mengikuti email follow-up. Mungkin juga sulit untuk melacak surel mana yang telah dikirim dan hari-hari surel mana yang perlu keluar. Mengotomatiskan proses ini dapat membantu menghemat waktu dan paling baik dilakukan melalui urutan email.
Jadi, apakah urutan email itu?
Singkatnya, mereka adalah serangkaian email yang dibuat untuk secara otomatis dikirim ke kontak atau grup kontak. Email-email ini biasanya berdasarkan waktu atau berdasarkan pemicu. Dalam kasus Vtiger, urutan email kami dapat diatur dalam tahap di mana setelah email pertama dikirim, email di tahap selanjutnya didasarkan pada apakah email sebelumnya dibuka dan periode waktu yang dipilih mengikuti pemicu itu.
Ada situasi khusus untuk urutan ini, beberapa profesional memiliki daftar panjang urutan yang dapat digunakan. Dalam kasus Vtiger, kami ingin membantu tim penjualan menghemat waktu dan mempertahankan nada yang konsisten dengan penjangkauan email mereka. Bukan rahasia bahwa mempertahankan penjangkauan yang konsisten dengan arahan bisa sulit, terutama jika Anda memiliki lusinan atau ratusan arahan yang Anda jangkau secara mingguan. Ada empat masalah utama yang saya temukan bahwa urutan email dapat membantu mengatasi di Vtiger:
- Konteks dapat hilang seiring waktu sehingga banyak waktu hilang mencari melalui percakapan email sebelumnya. Ini menjadi lebih jelas karena tindak lanjut lebih lanjut diperlukan untuk memimpin. Ini dapat diatasi dengan urutan email karena email sudah ditulis dan siap dikirim secara berurutan.
- Tindak lanjut sering kali bisa dilupakan. Ini adalah masalah yang sangat umum bagi siapa pun dalam penjualan. Dengan banyaknya percakapan yang terjadi per hari, mudah untuk mengabaikan email yang seharusnya dikirim. Urutan email mengotomatiskan proses ini sehingga tindak lanjut tidak dilupakan.
- Kualitas tindak lanjut dapat menurun seiring berjalannya waktu. Waktu dan upaya sering ditempatkan pada arahan yang lebih aktif jika yang lain awalnya tidak responsif. Ini bisa merugikan dan berakhir dengan penjualan yang hilang dalam jangka panjang. Seperti disebutkan dalam edisi pertama, dengan urutan email dapat ditulis sebelumnya, memastikan bahwa konten dan kualitas setiap email sempurna.
- Saya menemukan yang keempat menjadi masalah yang lebih jelas, tetapi perlu dicatat. Banyak waktu dihabiskan setiap hari hanya melacak dan mengirim email tindak lanjut ke arahan. Dengan urutan, proses ini otomatis dan membebaskan waktu untuk fokus pada masalah yang lebih mendesak.
Sebelum saya menyelami lebih jauh bagaimana proses ini dapat digunakan di Vtiger, saya pertama-tama ingin memberikan beberapa contoh rangkaian yang dapat Anda gunakan untuk bisnis Anda. Saya ingin fokus pada tiga yang menurut saya paling berguna:
1. Urutan Pemeliharaan Utama
Urutan ini sedikit jelas dari namanya. Tetap berhubungan dengan Leads, apakah panas atau dingin, sangat penting untuk proses penjualan. Seringkali berguna untuk membuat urutan untuk setiap industri yang berbisnis dengan pelanggan. Ini bisa berarti menciptakan urutan individu untuk arahan di real estat, perawatan kesehatan, pemerintah, dll.
Mengotomatiskan penjangkauan dapat membantu Anda dan produk Anda tetap berada di puncak pikiran pelanggan. Dengan banyak email, terutama email dari kampanye atau urutan email. Urutan email akan memungkinkan Anda untuk mengirim email tindak lanjut lebih lanjut secara otomatis berdasarkan apakah email sebelumnya telah dibuka. Ini dapat meningkatkan peluang bahwa Lead akan membuka email karena lebih banyak yang akan dikirim.
2. Urutan Onboarding
Saya tahu ini sangat berguna bagi kami di sini di Vtiger. Kami ingin memastikan bahwa pelanggan menggunakan perangkat lunak yang kami tawarkan sepenuhnya dan seefisien mungkin. Email yang membantu mengarahkan pelanggan ke sumber daya dukungan kami secara online dan informasi kontak dapat membantu kami terhubung, lebih memahami kebutuhan bisnis mereka, dan menuntun mereka melalui berbagai kebutuhan penyesuaian yang mereka miliki.
3. Urutan Pelanggan yang Berulang
Mengapa penting untuk menjangkau pelanggan tetap? Smallbiztrends.com telah berbagi beberapa statistik yang memberikan beberapa wawasan tentang masalah ini, tetapi saya telah menemukan yang paling penting, "Probabilitas penjualan ke pelanggan yang sudah ada adalah 60-70 persen. Probabilitas menjual ke prospek baru adalah 5-20 persen. "
Statistik ini menunjukkan betapa pentingnya untuk tetap berhubungan dan mempertahankan pelanggan tetap. Email-email ini dapat sesederhana menyebutkan rilis produk baru atau diskon yang ditawarkan. Ini dapat sangat membantu meningkatkan penjualan dan membantu menunjukkan Anda sangat peduli pada pelanggan yang sudah ada seperti halnya Anda terhadap pelanggan potensial.
Urutan email berbeda dari kampanye Email karena mereka menawarkan proses otomatis yang lebih khusus untuk email yang dikirim ke kontak. Kami mempertimbangkan ini ketika menyusun urutan email untuk Vtiger.
Ada dua prasyarat yang harus dipenuhi sebelum membuat urutan email pertama Anda dalam Vtiger CRM Anda.
- Siapkan Kotak Masuk Anda dengan alamat email yang terkait dengan pekerjaan Anda
- Verifikasi alamat email Anda
Setelah dua langkah ini selesai, Anda dapat mulai membuat urutan Anda. Pertama-tama Anda ingin mengakses modul urutan email. Ini dapat ditemukan dengan terlebih dahulu masuk ke Dropdown 'Penjualan' dan kemudian mengklik opsi 'Urutan Email' di bawah 'Pemberdayaan Penjualan'.
Ini akan membawa Anda ke layar di bawah ini dengan satu contoh urutan yang telah dibuat untuk CRM. Kami akan mengabaikan urutan itu dan sebagai gantinya klik tombol 'Urutan Baru' di sudut kanan atas.
Ini akan membawa Anda ke layar di bawah ini.
Seperti yang Anda lihat, kami berada di email pertama kami untuk urutannya. Untuk mengatur email ini saya sarankan melakukannya dalam langkah-langkah berikut:
- Beri Nama Urutan
- Jadwalkan kapan email akan dikirim
- Tambahkan subjek ke email
- Tulis isi surel atau pilih template email.
Selamat! Anda sekarang telah menyelesaikan tahap pertama untuk urutan pertama Anda. Layar Anda sekarang akan terlihat mirip dengan yang di bawah ini.
Anda sekarang dapat menambahkan tahapan selanjutnya ke urutan email dengan mengikuti langkah 2-4. Untuk tahapan selanjutnya, Anda juga perlu menambahkan pemicu kapan email akan dikirim. Pemicu ini didasarkan pada tahap sebelumnya. Yang saya atur di bawah ini berarti bahwa tahap kedua dari urutan hanya akan dikirim ketika tahap pertama dari email belum dibuka setelah satu minggu berlalu.
Setelah selesai membuat tahapan, sekarang Anda dapat beralih ke menambahkan penerima untuk urutan email. Jumlah kontak maksimum saat ini yang dapat dikirim secara berurutan adalah 150. Mengirim sejumlah besar email harus dilakukan melalui kampanye email kami. Jika Anda belum ingin penerima untuk urutan email, Anda dapat memilih untuk melewati langkah ini.
Penerima dapat ditambahkan dengan berbagai cara:
- Secara individual mencari setiap Kontak.
- Dengan mencari a daftar Kontak di Modul Kontak.
Setelah penerima telah atau belum ditambahkan, Anda dapat pindah ke bagian 'Pengaturan Lainnya' dari urutan. Bagian ini memungkinkan Anda memilih siapa urutan yang ditetapkan dari pengguna di CRM Anda dan dengan siapa Anda ingin berbagi urutan.
Setelah ini ditambahkan, Anda sekarang dapat menyimpan urutan Anda.
Lebih Lanjut Tentang Urutan Email
Ada satu lagi metode urutan email yang dapat digunakan dalam CRM. Urutan email dapat dipilih dalam setiap email yang dikirim dari catatan Kontak. Metode ini juga bisa sangat berguna jika urutan digunakan berdasarkan aktivitas yang dilakukan oleh masing-masing Pemimpin atau Pelanggan.
Di bawah ini Anda dapat melihat di mana Urutan dapat dipilih saat mengirim email ke Kontak.
Anda akan ingin memastikan urutan yang ingin Anda gunakan saat ini aktif, jika tidak, urutan itu tidak akan muncul di daftar dropdown Sequence.
Anda juga dapat melihat statistik untuk urutan yang telah dikirim sebelumnya. Ini termasuk informasi seperti tarif terbuka dan rasio klik-tayang. Ini dapat membantu dengan membuat dan memodifikasi urutan untuk meningkatkan statistik ini, tetapi juga dapat membantu dengan hanya mengetahui urutan mana yang tidak berfungsi dengan baik sehingga Anda tidak membuang waktu untuk mengirim urutan yang tidak dibuka atau memiliki interaksi lebih lanjut oleh pimpinan.
Membungkus Semuanya
Saya harap setelah membaca ini Anda tidak hanya mengerti cara mengatur urutan email di Vtiger tetapi juga mempelajari beberapa cara baru di mana urutan email digunakan.
Saya merekomendasikan pengujian urutan untuk diri sendiri. Bersenang-senanglah dengan itu. Cari tahu berapa banyak waktu yang dapat dihemat dan bagaimana peningkatan komunikasi dengan pelanggan dan prospek membantu perusahaan Anda tumbuh.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah yang muncul saat mengatur urutan email Anda, silahkan hubungi kami Kami selalu senang membantu.
