顧客や文書を扱うとき、小規模または大規模な営業チームやマーケティング チームのほとんどは、ひどく非効率的に作業を行っています。 従業員はドキュメントをハードドライブに保存し、電子メールで交換します。 運が良ければ、Dropbox や Google ドライブなどのツールにアクセスして社内でドキュメントを一元管理できますが、顧客との連携に関してはまだ不十分な点が多くあります。 たとえば、顧客とドキュメントを共有するには、ドキュメントをダウンロードして電子メールにアップロードする必要があります。 これらの文書に関する顧客との共同作業は、非常に長い電子メール チェーンを通じて行われます。 顧客が実際に文書をどのくらい読んだかを特定して、その後の会話で何を言うべきかを確認することは不可能です。 また、ドキュメントの使用方法やドキュメント自体を改善するために社内で共同作業することは、実際に行うにはあまりにも摩擦が多いプロセスです。 これらは、成長を志向する企業が直面する課題のほんの一部ですが、多くの場合、洗練された解決策が見当たりません。
企業がドキュメントをどのように使用すべきかを再考し始めたとき、これらは数ある課題の中でも特に私たちが解決することを目指した課題でした。 それは数か月前のことでした。 本日は、文書管理ソリューションを使用した Vtiger での販売およびマーケティング文書管理の将来について発表できることを嬉しく思います。
Vtiger CRMのドキュメント管理ソリューション
Vtiger's ドキュメント管理ソリューション は、顧客と協力する際の文書の高い潜在的価値を侮辱する多くの重要な課題に取り組んでいます。 リストをざっと見てみましょう。
新しいドキュメント ライブラリを使用して、探しているドキュメントをすばやく見つけます
ドキュメントがすべて XNUMX か所にまとめられていない場合、ドキュメントを見つけて使用するのは困難です。 これが、文書管理ソリューションが対処する最初の課題です。 ユーザーは、集中ドキュメント ライブラリに直接、または Dropbox や Google ドライブなどのツールからドキュメントをアップロードできます。 ドキュメントがVtigerにあると、たとえばさまざまな製品やサービスごとにフォルダに整理できます。 その後、割り当てられたタイトル、アップロード日、カスタム タグ、さらにはドキュメント レコードのコメントなどのドキュメント メタデータに基づいてドキュメントを検索できます (詳細は後述します)。
販売またはマーケティング文書がVtigerに保存されると、それは共有されることになるため、新しい文書管理ソリューションの力が真に発揮されるのはここです。
電子メール作成者から直接ドキュメントを共有
ドキュメントを連絡先と共有する準備ができたら、ドキュメントから共有することも、電子メールで連絡するときにワークフロー内で直接共有することもできます。 これを行うには、「ドキュメントリンクの挿入」ボタンが表示されるVtigerの電子メールコンポーザーを開くだけです。 これをクリックすると、ドキュメントを選択して、そのドキュメントの URL を電子メールに埋め込むことができます。 このリンクにより、ドキュメント共有に関するいくつかの重要な不満が解消されます。 まず、ドキュメントを多くの顧客と共有している場合、ドキュメントはすでに Vtiger にあるため、ドキュメントを複数の電子メールに再アップロードする必要はありません。共有する必要があるのはリンクだけです。 次に、受信者はドキュメントをダウンロードして表示する必要がありません。 リンクは、Vtigerのブラウザー内ドキュメントビューアでドキュメントを開きます。受信者がドキュメントをダウンロードする必要がある場合は、そこからダウンロードできます。
ドキュメント ルームやコメントを使用して、機密文書に関して顧客とオンラインで共同作業します。
Vtigerのドキュメントビューアは、ドキュメントを表示して議論するための追跡された共同スペースです。 これは、営業が契約または協定に関して顧客から同意を得る必要がある場合に特に役立ちます。 ドキュメントを閲覧している顧客は、ドキュメント ビューアでドキュメントに直接コメントすることができ、ドキュメントを共有した営業担当者に CRM 内通知が送信されます。 その後、営業担当者はビューアで返信し、電子メールで顧客に返信を通知できます。 これにより、全員が最新情報を把握できるようになり、会話が XNUMX か所で簡潔にまとめられます。 さらに多くの人が会話に参加する必要がある場合は、いつでも共有ボタンを使用してプライベート ドキュメント ルームに追加できます。 全体として、新しいドキュメント ビューアにより、取引がより迅速に進められます。
ドキュメントルームの舞台裏で、Vtigerはドキュメントとのすべての受信者のやり取りを追跡します。 これは、データ主導型の洞察を利用して次の一連の会話を導くのに役立ちます。
XNUMX 番目およびページレベルのドキュメント エンゲージメント指標を使用して、より生産的な営業会話を実現します。
営業での会話は、文書に対する顧客エンゲージメントに基づいて行うと、より生産的になります。 Vtigerは、ドキュメントが共有されている顧客ごとに、リアルタイムのオープンとXNUMX番目のエンゲージメントを各ページに表示します。 したがって、見込み客が文書を開いていない場合、次の営業会話では、その文書が役に立ったかどうかを探ることに焦点が当てられる可能性があります。 一方、ドキュメントを開いて特定の製品に関するページにほとんどの時間を費やした場合、次の会話はその製品が満たすニーズを探ることに集中する可能性があります。 データが語るストーリーを解釈し、エンゲージメントを前進させるのはあなた次第です。
ドキュメント統計は、ドキュメントが共有されているすべての連絡先のドキュメント レコードに表示されますが、連絡先レコードに表示されるドキュメント ウィジェットには、その連絡先と共有されているドキュメントのリストと、関連するエンゲージメント統計が表示されます。
内部文書コメントを使用して内部で協力して文書を改善する
人々がドキュメントを使用するにつれて、それらのドキュメントをより良く使用し、改善する方法について有益な内部知識が得られます。 その知識は、マーケティング ドキュメントを使用する理想的な顧客シナリオ、または顧客エンゲージメントを向上させるためにドキュメントを改善する方法に関する新しいアイデアに関するものである可能性があります。 ドキュメント レコードのコメント ボックスを使用すると、CRM ユーザーがメモを追加したり、@mention でユーザーやチームが会話に注意を向けたりできるため、ドキュメントの潜在的な価値をより完全に実現できます。
新しいドキュメント管理ソリューションは、ドキュメントの検索方法の改善から、共有、消費状況の可視化、取引成立のための顧客とのコラボレーション、および社内でのドキュメントの改善支援に至るまで、営業およびマーケティング チームがドキュメントから得られる価値を大幅に高めます。 Vtigerの15日間の無料トライアルでドキュメント管理ソリューションをお試しください。 ご質問がございましたら、 ドキュメントを読む、またはにお問い合わせください [メール保護].
Vtiger CRMが営業チームにどのように役立つかを理解するには、このビデオをご覧ください。
