Podczas pracy z klientami i dokumentami większość małych, a nawet dużych zespołów sprzedaży i marketingu robi to żałośnie nieefektywnie. Pracownicy przechowują dokumenty na dyskach twardych i wymieniają je za pośrednictwem poczty elektronicznej. Jeśli mają szczęście, mają dostęp do narzędzi takich jak Dropbox lub dysk Google do wewnętrznej centralizacji dokumentów - ale wciąż pozostawia to wiele do życzenia, jeśli chodzi o współpracę z klientami. Na przykład udostępnianie dokumentów klientom oznacza pobieranie dokumentów i przesyłanie ich pocztą e-mail. Współpraca z klientami nad tymi dokumentami odbywa się za pośrednictwem łańcuchów e-maili, które są boleśnie długie. Nie jest możliwe określenie, jaką część dokumentu klient faktycznie przeczytał, aby upewnić się, co powiedzieć w dalszej rozmowie. Wewnętrzna współpraca nad dokumentami w celu ulepszenia użytkowania lub samych dokumentów jest procesem zbyt pełnym tarcia, aby faktycznie nastąpić. To tylko niektóre z wyzwań, z którymi borykają się firmy nastawione na rozwój - ale często nie mają w zasięgu wzroku żadnych eleganckich rozwiązań.
Kiedy postanowiliśmy ponownie przemyśleć, w jaki sposób firmy powinny wykorzystywać dokumenty, między innymi te wyzwania były naszym celem. To było kilka miesięcy temu. Dzisiaj z przyjemnością zdejmujemy opakowania i ogłaszamy przyszłość zarządzania dokumentami sprzedaży i marketingu w Vtiger dzięki rozwiązaniu do zarządzania dokumentami.
Rozwiązanie do zarządzania dokumentami w Vtiger CRM
Vtiger's rozwiązanie do zarządzania dokumentami zajmuje się szeregiem kluczowych wyzwań, które były afrontem dla wysokiej potencjalnej wartości dokumentów podczas pracy z klientami. Przejrzyjmy listę.
Szybciej znajduj dokumenty, których szukasz, dzięki nowej bibliotece dokumentów
Gdy dokumenty nie znajdują się w jednym miejscu, znalezienie i używanie ich jest trudne. To pierwsze wyzwanie, które rozwiązuje rozwiązanie do zarządzania dokumentami. Użytkownicy mogą przesyłać dokumenty bezpośrednio do scentralizowanej biblioteki dokumentów lub z narzędzi takich jak Dropbox i dysk Google. Po umieszczeniu dokumentu w Vtiger można go zorganizować w foldery, powiedzmy, różne produkty lub usługi. Następnie dokumenty można przeszukiwać na podstawie dowolnych metadanych dokumentu, takich jak przypisany tytuł, data przesłania, niestandardowy znacznik lub nawet komentarz do rekordu dokumentu (więcej na ten temat później).
Gdy dokument sprzedaży lub marketingu znajdzie się w Vtiger, należy go udostępnić, i tutaj naprawdę świeci moc nowego rozwiązania do zarządzania dokumentami.
Udostępniaj dokumenty bezpośrednio z edytora wiadomości e-mail
Gdy jesteś gotowy do udostępnienia dokumentu kontaktowi, możesz to zrobić z poziomu dokumentu lub bezpośrednio w przepływie pracy, gdy kontaktujesz się przez e-mail. Aby to zrobić, po prostu otwórz edytor e-maili Vtiger, w którym zobaczysz przycisk „wstaw link do dokumentu”. Kliknięcie go pozwala wybrać dokument, aby osadzić jego adres URL w wiadomości e-mail. To łącze eliminuje kilka kluczowych frustracji związanych z udostępnianiem dokumentów. Po pierwsze, jeśli udostępniasz dokument wielu klientom, nie będziesz musiał ponownie przesyłać dokumentu do wielu wiadomości e-mail, ponieważ jest już w Vtiger - wystarczy link do udostępnienia. Po drugie, odbiorca nie musi pobierać dokumentu, aby go wyświetlić. Link otwiera dokument w przeglądarce dokumentów Vtiger - a jeśli odbiorca musi pobrać dokument, może to zrobić stamtąd.
Współpracuj online z klientami nad poufnymi dokumentami, korzystając z pomieszczeń na dokumenty i komentarzy.
Przeglądarka dokumentów Vtiger to śledzona, wspólna przestrzeń do przeglądania i omawiania dokumentów. Jest to szczególnie przydatne, gdy sprzedaż musi uzyskać konsensus od klientów w sprawie umowy lub umowy. Klienci przeglądający dokument mogą komentować go bezpośrednio w przeglądarce dokumentów, która wysyła powiadomienie w CRM do sprzedawcy, który udostępnił dokument. Sprzedaż może następnie odpowiedzieć w przeglądarce, powiadamiając klienta pocztą elektroniczną o odpowiedzi. Utrzymuje to wszystkich w pętli, a rozmowa jest zwięźle zorganizowana w jednym miejscu. Jeśli więcej osób musi być zaangażowanych w rozmowę w dowolnym momencie, można je dodać do prywatnego pokoju dokumentów za pomocą przycisku udostępniania. Nowa przeglądarka dokumentów przyspiesza transakcje szybciej.
Za kulisami w pokoju z dokumentami Vtiger śledzi wszystkie interakcje odbiorców z dokumentem. Pomaga to pokierować następnym zestawem konwersacji dzięki wnioskom opartym na danych.
Prowadź bardziej produktywne rozmowy sprzedażowe dzięki metrykom zaangażowania w dokumenty co do sekundy i na poziomie strony
Rozmowy handlowe są bardziej produktywne, gdy są prowadzone przez zaangażowanie klienta w dokumenty. Dla każdego klienta, któremu udostępniono dokument, Vtiger wyświetla otwarcia i zaangażowanie w czasie rzeczywistym do drugiej na każdej stronie. Tak więc, jeśli potencjalny klient nie otworzył dokumentu, następna rozmowa handlowa może skupić się na sprawdzeniu, czy dokument był w ogóle przydatny. W międzyczasie, gdyby otworzyli dokument i spędzili większość czasu na stronie poświęconej konkretnemu produktowi, następna rozmowa mogłaby zamiast tego skupić się na badaniu potrzeb, które produkt spełnia. Historia, którą opowiadają dane, zależy od Ciebie, aby zinterpretować i popchnąć do przodu swoje zaangażowanie.
Podczas gdy statystyki dokumentu są wyświetlane w rekordzie dokumentu dla wszystkich kontaktów, którym udostępniono dokument, widżet dokumentów wyświetlany w rekordach kontaktów pokazuje listę dokumentów udostępnionych temu kontaktowi, a także powiązane statystyki zaangażowania.
Współpracuj wewnętrznie, aby ulepszać dokumenty, korzystając z wewnętrznych komentarzy do dokumentów
Gdy ludzie korzystają z dokumentów, uzyskuje się użyteczną wiedzę wewnętrzną na temat tego, jak można lepiej wykorzystać te dokumenty i poprawić je. Ta wiedza może być idealnym scenariuszem dla klienta, w którym można wykorzystać dokument marketingowy lub nowy pomysł na ulepszenie dokumentu w celu poprawy zaangażowania klienta. Pole komentarzy rekordu dokumentu pozwala użytkownikom CRM na dodawanie notatek i @mention osób lub zespołów, aby zwrócić ich uwagę na rozmowę, pomagając dokumentowi pełniej wykorzystać jego potencjalną wartość.
Od ulepszenia sposobu znajdowania dokumentów, dzielenia się, widoczności do konsumpcji i współpracy zarówno z klientami, jak i zamykania transakcji, a także wewnętrznej pomocy w udoskonalaniu dokumentów, nowe rozwiązanie do zarządzania dokumentami radykalnie zwiększa wartość sprzedaży i marketingu zespołów z dokumentów. Wypróbuj rozwiązanie do zarządzania dokumentami w bezpłatnej wersji próbnej Vtiger 15. Jeśli masz jakieś pytania, przeczytaj dokumentylub skontaktuj się z nami pod adresem [email chroniony].
Aby zrozumieć, w jaki sposób Vtiger CRM pomaga Twojemu zespołowi sprzedaży, obejrzyj ten film:
