Jake var på väg när han fick ett samtal från sin chef för att nå ut till en gammal kund. Kunden verkade intresserad av den nya produkten som Jakes företag lanserade.
På vägen, utan WIFI och låga mobila signaler, var han tvungen att lita på sina kollegor på kontoret för detaljer om kunden, särskilt historien om de affärer som gjordes tidigare. Till och med när han nådde ett motell med WIFI, letade han fortfarande runt efter information och samordnade med sina kollegor från flera team för uppdateringar.
Jakes företag Kitchen Tech tillverkade köksutrustning för restauranger, kaféer och cateringfirma. Och de litade på en grundläggande CRM och många andra verktyg för att hantera sina data.
Låter den här historien bekant? Skulle du inte vilja använda ett CRM som faktiskt hjälpte till att ta hand om ovanstående problem?
En one-stop-lösning, där kunddata skulle vara tillgänglig på en enda skärm och även ha gjort det möjligt för dig att ansluta till kunden?
Stanna till slutet för att veta hur Jake kunde ha undgått allt detta kaos!
Långt borta är dagarna med "telefoner" där "telefonoperatören" skulle ta din begäran och koppla ditt samtal till personen och / eller numret du ville prata med.
Idag är våra telefoner integrerade med datorer som gör det möjligt för oss att hantera inkommande och utgående samtal direkt från skrivbordet - allt tack vare en teknik som kallas Computer-Telephony Integration (CTI).
CTI gör att du kan ringa/ta emot samtal, logga samtal, identifiera uppringare, spela in utskrifter av samtal, överföra samtal etc. Det har avancerat till att inkludera andra enheter som mobiltelefoner, surfplattor, bärbara datorer, etc.
Och det kallas också Telephony Integration.
Telefonintegration och CRM
Med många mjukvaruapplikationer som integreras med telefoni, hur kan CRM-programvara lämnas kvar?
Dina telefonsystem kan nu anslutas till CRM-programvaran på din dator.
Dina anställda, inklusive försäljnings- och kundsupportteam, kan ringa och ta emot samtal direkt från CRM-skärmar antingen med andra anställda eller med kunder.
CRM:er underlättar idag också integrationen av flera telefonisystem med CRM.
De ger dig funktioner som samtalsloggar, nummerpresentation, samtalsöverföring, förinspelade meddelanden, samtalsinspelning, tillgänglighet av historiska data om kunden, anteckningar etc. De kan också tillhandahålla kunddata från flera appar på CRM-skärmarna . Ganska praktiskt för sälj- och kundsupportteam!
Observera: Trots dessa fördelar är många företag fortfarande borta från att anta teknik och föredrar att förlita sig på gammaldags telefonsystem, manuell inmatning av data etc. Speciellt små och medelstora företag.
Telefonintegration i Vtiger CRM
Telefoni är en av många kommunikationskanaler i Vtiger tillsammans med e-post, webb, chatt, sociala medier, dokument, SMS och WhatsApp.
Vtiger CRMs telefonintegrationsmodul är designad för att förbättra kundupplevelsen genom att hjälpa dig hantera dina samtal direkt från CRM-gränssnittet. Flera funktioner i modulen är inriktade på att minska kostnaderna, öka medarbetarnas produktivitet, tillhandahålla en enda informationskälla... i själva verket hjälper de dig att uppnå dina affärsmål.
Funktioner i telefonintegration i Vtiger CRM
- Klicka för att ringa - Hantera dina inkommande och utgående samtal med en enkel klicka-för-att-ring-funktion
- Popup för inkommande samtal - Visa kundinformation
- Inbyggd uppringare - Använd uppringaren för att ringa dina kontakter
- Samtalsloggar - Använd samtalsloggposter för att känna till samtalshistoriken med kunden och få samtalinsikter
- Samtalinspelning - Spela in dina samtal och använd dem för att förbättra kundtjänsten genom att samla kundernas känslor
- Samtalsöverföring - Se till att du inte missar kundsamtal
- Calculus, Vtigers AI / ML-funktion - Åtgärdsposter från samtalsutskrifter kan nu automatiskt härledas genom AI. Vår AI / ML-funktion, Calculus, skickar ett e-postmeddelande till säljare efter ett samtal med åtgärdsposter.
- Integration med flera leverantörer av telefonitjänster
Dessutom…klicka för att ringa-funktionen (telefonikonen) visas i en kontaktpost, vilket gör det enkelt att ringa din kund.
Kontaktposten fungerar som ett förvar för kontaktrelaterad information. Innan du ringer eller tar emot ett samtal kommer ditt team att kunna:
- Få en 360-gradersvy av kontaktdata på en enda plattform.
- Spela in anteckningar under eller efter ett samtal.
- Spela in och granska samtalsutskrifter.
- Samla kundernas känslor från samtalstranskript.
- Skapa rapporter och analyser om samtalsstatistik.
- Använd insikter från samtalstranskriptioner för utbildning och coachning av sälj- och kundsupportteam. Till exempel hanterade säljaren invändningar bra? Kunde han lösa problemet till kundens tillfredsställelse?
Så hur fungerar vår integrerade telefoni?
Antag att din tjänsteleverantör är Twilio.
Fallet 1: När du ringer till en kontakt.
En kontaktpost innehåller all information som rör en kontakt. En säljare eller en kundsupportagent kan direkt ringa kontakten från CRM genom att klicka på telefonikonen som visas i kontaktposten. CRM ansluter till Twilio, som i sin tur vidarebefordrar samtalet till kunden.
Fallet 2: När en kontakt ringer till dig.
När en kontakt ringer till dig identifierar CRM uppringaren genom att matcha telefonnumret i kontaktposten. CRM visar också relevant kontaktinformation om kontakten, såsom erbjudanden, offert, frågor etc. När all kontaktinformation blir lätt tillgänglig är säljaren eller supportagenten bättre förberedd för att inleda en konversation.
Fördelar med att använda Vtigers integrerade telefonifunktion
Ditt företag kan dra flera fördelar när du integrerar ditt CRM med telefonsystem eller tjänster.
När du använder dessa funktioner lägger ditt säljteam mindre tid på att undersöka kontakten; ditt supportteam kommer att kunna lösa kundproblem snabbt.
Så vad är fördelarna med att använda Vtigers funktion för telefonintegrering?
1. Öka volymen på samtal
Med klicka för att ringa och inbyggda uppringningsfunktioner:
Ditt säljteam kan nå ut till fler potentiella kunder och kontakter.
Ditt supportteam kommer att hantera fler kundsamtal och lösa fler problem.
Med en bredare räckvidd och snabbare respons är det garanterat att din kundbas kommer att öka exponentiellt.
2. Ökad kvalitet på samtal - meningsfulla samtal
För att förbättra kvaliteten på interaktionen med en kund bör all kommunikation loggas. Detta hjälper dig att ha meningsfulla samtal i framtiden med den kontakten. Samtalsutskrifter och anteckningar som du kan ta under eller efter ett samtal hjälper till att hålla ett register över din diskussion.
Säljare och kundsupportagenter kan granska dessa poster för historiska data.
Coacher, tränare och chefer kan granska dessa register och vägleda eller utbilda dina team att sträva efter bättre interaktioner.
3. Ökad produktivitet - förbättrat kundengagemang
Funktioner som samtalsöverföring, nummerpresentation och missade samtal hjälper dina team att ge ett snabbare svar. CRM överför inkommande samtal till agenter baserat på agentens tillgänglighet och visar uppringardetaljer som gör det möjligt för agenter att planera svar.
Orolig för missade samtal? Var inte. Genom att ställa in svarsmeddelanden för samtal som tas emot utanför kontorstid, inklusive helgdagar, säkerställer du att du inte missar viktiga samtal och tillhandahåller en kvalitetstjänst. Du kan också ställa in påminnelser om att ringa tillbaka kunden.
4. Förbättrade försäljnings- och omvandlingsfrekvenser
Kontext är kung, eller hur?
En kontaktpost innehåller kundinteraktioner, affärsrelaterade detaljer, problem och eventuella anteckningar som du har gjort om kunden finns tillgängliga i själva en kontaktpost. Du kan också lyssna på samtalsinspelningar för att se om du har missat viktiga punkter.
Så nästa gång du pratar med en kund har du all information till hands. Du kommer inte bara att fatta välgrundade beslut; du kommer väl på väg att bygga en bra relation.
5. Insikt i produktivitet
Generera rapporter och få insikter om produktivitet. Samtalsloggar hjälper dig genom att lagra data om antalet samtal, missade samtal, samtalslängd, tiden som agenterna spenderar på samtal, etc.
Det hjälper dig att effektivisera dina processer för att nå kunder och optimera effektiviteten i dina team.
6. Lägre infrastrukturkostnader - lätt skalbar
Traditionell telefoni kommer med en betydande infrastrukturkostnad och ökar när du vill skala upp. När du integrerar din CRM med dina telefonsystem kan du skala upp utan att investera i infrastruktur, även när du lägger till personer i din personal. Och det finns nästan noll underhållskostnad.
Visste du att?
Du kan nu ansluta till Vtiger CRM med ditt befintliga telefonsystem.
Vtiger tillhandahåller integration med följande telefonitjänsteleverantörer: Twilio, Plivo, Asterisk, Exotel, VICIdial, Telzio, Clickatell, Knowlarity Duocom.
För att veta mer om telefonintegration med dessa tjänsteleverantörer, Klicka här.
Låt oss gå tillbaka till Jakes fall. Många av de frågor vi nämnde kunde ha avvärjats om Kitchen Tech hade investerat i en CRM som stödde integrationer med tredjepartsapplikationer.
Detta är hur:
- All data, inklusive historisk affärsdata och kundfrågor, skulle ha varit tillgänglig på CRM-skärmen via kontaktposten.
- Konsoliderad information från olika appar skulle ha varit tillgänglig på ett och samma ställe.
- Jake skulle inte behöva förlita sig på sina medarbetare för information, och därmed sparat tid och ansträngning och undvikit förvirring.
- Med lättillgänglig data kunde han ha fattat välgrundade beslut.
- Och viktigast av allt skulle CRM ha tillåtit flera kommunikationskanaler med kunder som ett samtal, SMS eller WhatsApp-meddelande.
- Jake kunde ha ringt ett samtal och initierat en konversation med kunden direkt från CRM utan att oroa sig för att tappa en affär.
Men det hände inte eftersom Kitchen Tech föredrog att driva sina företag som de hade gjort i flera år. De litade fortfarande på flera system och vägrade att uppgradera till en CRM som skulle ha hjälpt till att ta hand om ovanstående problem.
Många små och medelstora företag är samma, försiktiga med att investera i teknik som kan hjälpa deras verksamhet.
Vi rekommenderar att du tar en titt på Vtigers telefonintegrationsmodul.
Vtiger CRM används av tusentals återkommande kunder från segmentet Micro, Small & Medium Enterprises (MSME). Och de har alla haft nytta av det.
Varför tar du inte Vtiger CRM på provkörning? Registrera dig för testversionen idag!
