Jake đang trên đường thì nhận được cuộc gọi từ người quản lý của mình để liên hệ với một khách hàng cũ. Khách hàng có vẻ thích thú với sản phẩm mới mà công ty của Jake sắp tung ra.
Trên đường đi, không có WIFI và tín hiệu di động yếu, anh ấy phải nhờ đến các đồng nghiệp trong văn phòng để biết thông tin chi tiết về khách hàng, đặc biệt là lịch sử của các giao dịch đã thực hiện trước đó. Ngay cả khi anh ấy đến một nhà nghỉ có WIFI, anh ấy vẫn tìm kiếm thông tin, phối hợp với các đồng nghiệp của mình từ nhiều nhóm để cập nhật.
Công ty Kitchen Tech của Jake đã sản xuất thiết bị nhà bếp cho các nhà hàng, quán cà phê và nhà hàng. Và họ dựa vào một CRM cơ bản và nhiều công cụ khác để quản lý dữ liệu của họ.
Câu chuyện này nghe có quen không? Bạn có muốn sử dụng một CRM thực sự giúp giải quyết các vấn đề trên không?
Giải pháp một cửa, trong đó dữ liệu khách hàng sẽ có sẵn trên một màn hình và cũng sẽ cho phép bạn kết nối với khách hàng?
Hãy ở lại cho đến cuối để biết làm thế nào Jake có thể thoát khỏi tất cả sự hỗn loạn này!
Đã qua lâu rồi thời của 'điện thoại', nơi mà 'nhà điều hành điện thoại' sẽ nhận yêu cầu của bạn và kết nối cuộc gọi của bạn với người và / hoặc số bạn muốn nói chuyện.
Ngày nay, điện thoại của chúng tôi được tích hợp với máy tính cho phép chúng tôi xử lý các cuộc gọi đến và đi trực tiếp từ máy tính để bàn của bạn - tất cả đều do một công nghệ được gọi là Tích hợp Máy tính-Điện thoại (CTI).
CTI cho phép bạn thực hiện/nhận cuộc gọi, ghi nhật ký cuộc gọi, xác định người gọi, ghi lại bản ghi cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, v.v. Nó đã nâng cao để bao gồm các thiết bị khác như điện thoại di động, máy tính bảng, máy tính xách tay, v.v.
Và nó còn được gọi là Tích hợp điện thoại.
Tích hợp điện thoại và CRM
Với nhiều phần mềm ứng dụng tích hợp với điện thoại, làm sao phần mềm CRM có thể bị bỏ lại phía sau?
Giờ đây, hệ thống điện thoại của bạn có thể được kết nối với phần mềm CRM trên máy tính của bạn.
Nhân viên của bạn, bao gồm cả nhóm bán hàng và hỗ trợ khách hàng, có thể thực hiện và nhận cuộc gọi trực tiếp từ màn hình CRM với các nhân viên khác hoặc với khách hàng.
CRM ngày nay cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp nhiều hệ thống điện thoại với CRM.
Họ cung cấp cho bạn các tính năng như nhật ký cuộc gọi, nhận dạng người gọi, chuyển cuộc gọi, tin nhắn được ghi âm trước, ghi âm cuộc gọi, dữ liệu lịch sử sẵn có của khách hàng, ghi chú, v.v. Họ cũng có thể cung cấp dữ liệu khách hàng từ nhiều ứng dụng trên màn hình CRM . Khá tiện dụng cho đội ngũ bán hàng và hỗ trợ khách hàng!
Điểm cần lưu ý: Bất chấp những ưu điểm này, nhiều công ty vẫn né tránh áp dụng công nghệ, chỉ thích dựa vào hệ thống điện thoại kiểu cũ, nhập liệu thủ công,… Đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ.
Tích hợp điện thoại trong Vtiger CRM
Điện thoại là một trong nhiều kênh liên lạc trong Vtiger cùng với Email, Web, Trò chuyện, Phương tiện truyền thông xã hội, Tài liệu, SMS và WhatsApp.
Mô-đun Tích hợp điện thoại của Vtiger CRM được thiết kế để nâng cao trải nghiệm của khách hàng bằng cách giúp bạn quản lý các cuộc gọi của mình trực tiếp từ giao diện CRM. Nhiều tính năng trong mô-đun nhằm giảm chi phí, tăng năng suất của nhân viên, cung cấp một nguồn thông tin duy nhất…thực tế, chúng giúp bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình.
Các tính năng của Tích hợp Điện thoại trong Vtiger CRM
- Bấm để gọi - Quản lý các cuộc gọi đến và đi của bạn bằng một tính năng bấm để gọi đơn giản
- Cửa sổ bật lên cuộc gọi đến - Hiển thị thông tin khách hàng
- Trình quay số tích hợp - Sử dụng trình quay số để gọi cho các số liên lạc của bạn
- Nhật ký cuộc gọi - Sử dụng bản ghi nhật ký cuộc gọi để biết lịch sử cuộc gọi với khách hàng và có được thông tin chi tiết về cuộc gọi
- Thu âm cuộc gọi - Ghi lại các cuộc gọi của bạn và sử dụng chúng để nâng cao dịch vụ khách hàng bằng cách thu thập tình cảm của khách hàng
- Chuyển cuộc gọi - Đảm bảo bạn không bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng
- Tính năng Calculus, AI / ML của Vtiger - Các mục hành động từ bản ghi cuộc gọi giờ đây có thể được lấy tự động thông qua AI. Tính năng AI / ML của chúng tôi, Calculus, sẽ gửi email đến các đại diện bán hàng sau một cuộc gọi với các mục hành động.
- Tích hợp với nhiều nhà cung cấp dịch vụ điện thoại
Ngoài ra…tính năng nhấp để gọi (biểu tượng điện thoại) được hiển thị trên bản ghi Liên hệ, giúp bạn dễ dàng gọi cho khách hàng của mình.
Bản ghi Liên hệ hoạt động như một kho lưu trữ thông tin liên quan đến liên hệ. Trước khi thực hiện hoặc nhận cuộc gọi, nhóm của bạn sẽ có thể:
- Có được chế độ xem 360 độ về dữ liệu liên hệ trên một nền tảng duy nhất.
- Ghi lại ghi chú trong hoặc sau cuộc gọi.
- Ghi lại và xem lại bản ghi cuộc gọi.
- Thu thập tình cảm của khách hàng từ bản ghi cuộc gọi.
- Tạo báo cáo và phân tích về số liệu cuộc gọi.
- Sử dụng thông tin chi tiết từ bản ghi cuộc gọi để đào tạo và huấn luyện nhóm bán hàng và hỗ trợ khách hàng. Ví dụ, người đại diện bán hàng có xử lý tốt các phản đối không? Anh ta có thể giải quyết vấn đề để làm hài lòng khách hàng không?
Vậy điện thoại tích hợp của chúng ta hoạt động như thế nào?
Giả sử nhà cung cấp dịch vụ của bạn là Twilio.
Trường hợp 1: Khi bạn gọi một số liên lạc.
Bản ghi liên hệ chứa tất cả dữ liệu liên quan đến một liên hệ. Nhân viên bán hàng hoặc đại lý hỗ trợ khách hàng có thể gọi trực tiếp cho số liên hệ từ CRM bằng cách nhấp vào biểu tượng điện thoại, được hiển thị trên bản ghi liên hệ. CRM kết nối với Twilio, từ đó chuyển tiếp cuộc gọi đến khách hàng.
Trường hợp 2: Khi một số liên lạc gọi cho bạn.
Khi một liên hệ gọi cho bạn, CRM sẽ xác định người gọi bằng cách khớp với số điện thoại trong hồ sơ liên hệ. CRM cũng hiển thị thông tin liên hệ có liên quan về người liên hệ như giao dịch, báo giá, sự cố, v.v. Khi tất cả dữ liệu liên hệ trở nên sẵn có, nhân viên bán hàng hoặc đại lý hỗ trợ nên chuẩn bị tốt hơn để tham gia cuộc trò chuyện.
Lợi ích của việc sử dụng tính năng Điện thoại Tích hợp của Vtiger
Doanh nghiệp của bạn có thể thu được nhiều lợi ích khi tích hợp CRM với các hệ thống hoặc dịch vụ điện thoại.
Khi bạn đưa các tính năng này vào sử dụng, nhóm bán hàng của bạn sẽ dành ít thời gian hơn để nghiên cứu địa chỉ liên hệ; nhóm hỗ trợ của bạn sẽ có thể giải quyết các vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng.
Vậy lợi ích của việc sử dụng tính năng Tích hợp điện thoại của Vtiger là gì?
1. Tăng âm lượng cuộc gọi
Với các tính năng nhấp để gọi và trình quay số tích hợp:
Nhóm bán hàng của bạn có thể tiếp cận với nhiều khách hàng tiềm năng và địa chỉ liên hệ hơn.
Nhóm hỗ trợ của bạn sẽ xử lý nhiều cuộc gọi của khách hàng hơn và giải quyết nhiều vấn đề hơn.
Với phạm vi tiếp cận rộng hơn và phản hồi nhanh hơn, đảm bảo rằng cơ sở khách hàng của bạn sẽ tăng theo cấp số nhân.
2. Tăng chất lượng cuộc gọi - cuộc trò chuyện có ý nghĩa
Để nâng cao chất lượng tương tác với khách hàng, tất cả các thông tin liên lạc phải được ghi lại. Điều này giúp bạn có những cuộc trò chuyện ý nghĩa trong tương lai với liên hệ đó. Bản ghi cuộc gọi và ghi chú mà bạn có thể thực hiện trong hoặc sau cuộc gọi giúp ghi lại cuộc thảo luận của bạn.
Đại diện bán hàng và đại lý hỗ trợ khách hàng có thể xem lại các bản ghi này để biết dữ liệu lịch sử.
Huấn luyện viên, người đào tạo và người quản lý có thể xem xét các hồ sơ này và hướng dẫn hoặc đào tạo nhóm của bạn nhằm đạt được sự tương tác tốt hơn.
3. Tăng năng suất - nâng cao mức độ tương tác của khách hàng
Các tính năng như Chuyển cuộc gọi, Nhận dạng người gọi và Cuộc gọi nhỡ giúp nhóm của bạn phản hồi nhanh hơn. CRM chuyển các cuộc gọi đến cho tổng đài viên dựa trên tính khả dụng của tổng đài viên và hiển thị chi tiết người gọi cho phép tổng đài viên lập kế hoạch phản hồi.
Lo lắng về các cuộc gọi nhỡ? Đừng như vậy. Thiết lập tin nhắn trả lời cho các cuộc gọi nhận được ngoài giờ làm việc, kể cả ngày lễ, đảm bảo bạn không bỏ lỡ các cuộc gọi quan trọng và cung cấp dịch vụ chất lượng. Bạn cũng có thể thiết lập lời nhắc để gọi lại cho khách hàng.
4. Cải thiện doanh số bán hàng và tỷ lệ chuyển đổi
Bối cảnh là vua, phải không?
Bản ghi liên hệ cung cấp các tương tác của khách hàng, chi tiết liên quan đến giao dịch, các vấn đề và bất kỳ ghi chú nào bạn có thể đã thực hiện về khách hàng đều có sẵn trên bản ghi liên hệ. Bạn cũng có thể nghe các bản ghi âm cuộc gọi để xem liệu bạn có bỏ lỡ những điểm quan trọng hay không.
Vì vậy, lần tới khi bạn nói chuyện với khách hàng, bạn sẽ có tất cả thông tin trong tầm tay. Bạn sẽ không chỉ đưa ra quyết định sáng suốt; bạn sẽ tốt trên con đường xây dựng một mối quan hệ tuyệt vời.
5. Những hiểu biết sâu sắc về năng suất
Tạo báo cáo và hiểu rõ hơn về năng suất. Nhật ký cuộc gọi giúp bạn bằng cách lưu trữ dữ liệu về số lượng cuộc gọi, cuộc gọi nhỡ, thời lượng cuộc gọi, thời gian nhân viên dành cho cuộc gọi, v.v.
Nó sẽ giúp bạn hợp lý hóa các quy trình tiếp cận khách hàng và tối ưu hóa hiệu quả của các nhóm của bạn.
6. Chi phí cơ sở hạ tầng thấp hơn - khả năng mở rộng dễ dàng
Điện thoại truyền thống đi kèm với chi phí cơ sở hạ tầng khá lớn và tăng lên khi bạn muốn mở rộng quy mô. Khi bạn tích hợp CRM với hệ thống điện thoại của mình, bạn có thể mở rộng quy mô mà không cần đầu tư lại vào cơ sở hạ tầng, ngay cả khi bạn thêm người vào lực lượng lao động của mình. Và hầu như không có chi phí bảo trì.
Bạn có biết?
Bây giờ bạn có thể kết nối với Vtiger CRM bằng hệ thống điện thoại hiện có của mình.
Vtiger cung cấp tích hợp với các nhà cung cấp dịch vụ điện thoại sau: Twilio, Plivo, Asterisk, Exotel, VICIdial, Telzio, Clickatell, Knowlarity Duocom.
Để biết thêm về tích hợp điện thoại với các nhà cung cấp dịch vụ này, nhấn vào đây .
Hãy quay lại trường hợp của Jake. Nhiều vấn đề chúng tôi đã đề cập có thể đã được khắc phục nếu Kitchen Tech đầu tư vào một CRM hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba.
Đây là cách:
- Tất cả dữ liệu, bao gồm dữ liệu giao dịch lịch sử và các vấn đề của khách hàng, sẽ có sẵn trên màn hình CRM thông qua hồ sơ liên hệ.
- Thông tin tổng hợp từ các ứng dụng khác nhau sẽ có sẵn ở một nơi.
- Jake sẽ không phải dựa vào đồng nghiệp để biết thông tin, do đó tiết kiệm thời gian và công sức và tránh nhầm lẫn.
- Với dữ liệu sẵn có, anh ta có thể đưa ra quyết định sáng suốt.
- Và quan trọng nhất, CRM sẽ cho phép nhiều kênh giao tiếp với khách hàng như cuộc gọi, SMS hoặc tin nhắn WhatsApp.
- Jake lẽ ra có thể thực hiện cuộc gọi và bắt đầu cuộc trò chuyện với khách hàng trực tiếp từ CRM mà không phải lo lắng về việc thua cuộc.
Nhưng điều đó đã không xảy ra vì Kitchen Tech thích điều hành doanh nghiệp của họ theo cách họ đã làm trong nhiều năm. Họ vẫn dựa vào nhiều hệ thống và từ chối nâng cấp lên một CRM có thể giúp giải quyết các vấn đề trên.
Nhiều công ty vừa và nhỏ cũng vậy, thận trọng với việc đầu tư vào công nghệ có thể giúp ích cho việc kinh doanh của họ.
Chúng tôi khuyên bạn nên xem mô-đun Tích hợp điện thoại của Vtiger.
Vtiger CRM được sử dụng bởi hàng nghìn khách hàng cũ từ phân khúc Doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa (MSME). Và tất cả họ đều được hưởng lợi từ nó.
Tại sao bạn không dùng Vtiger CRM để lái thử? Đăng ký cho phiên bản dùng thử ngày hôm nay!
