L'inventaire est une partie essentielle de l'entreprise. Il fait référence aux matières premières, aux produits en cours de fabrication ou aux produits finis qu'une entreprise réserve comme stock à vendre aux clients ou à utiliser pour la production. De plus, de nombreux processus sont impliqués dans la gestion de votre inventaire, tels que l'expédition des marchandises, leur livraison aux clients, la création d'une facture ou d'une facture, etc.
L'automatisation de vos activités liées à l'inventaire peut simplifier vos tâches et vous faire gagner un temps précieux pour les suivre et les organiser. Cela vous aide également à vous assurer que les bons produits sont disponibles dans les bonnes quantités au moment où vous en avez besoin. L'automatisation de la gestion des stocks permet aux entreprises de rationaliser leurs processus et d'améliorer leur efficacité.
Maintenant, comment automatiser la gestion de vos stocks à l'aide d'un CRM ?
Avec la fonction complémentaire d'inventaire de Vtiger, vous pouvez rationaliser la gestion de vos commandes à l'aide de différents modules d'inventaire Vtiger. Et ils sont:
- Bons de commande (SO) : Document officiel envoyé au client par le vendeur confirmant la vente de biens et de services. Un bon de commande doit couvrir tous les détails importants tels que la date de livraison, l'adresse de livraison, le mode de paiement, etc. Les entreprises conservent un document interne pour suivre le nombre de commandes qu'elles peuvent honorer.
- Bons de commande (PO): Un document officiel envoyé au vendeur par l'acheteur mentionnant le nombre de produits que vous souhaitez acheter, la quantité, le prix convenu, etc.
- Factures: Paiement qui doit être effectué au vendeur une fois que vous avez reçu les biens et services. Il peut être généré à partir de PO.
- Factures: Un relevé non négociable remis au client répertorie le nombre d'articles achetés. Un client effectuera le paiement une fois qu'il aura reçu la facture.
- Notes de crédit: Lorsqu'un client n'est pas satisfait du produit ou constate des défauts, un avoir peut être généré sur la facture ou remboursé. C'est un montant qui doit être remboursé au client.
- Notes de livraison: Un document mentionnant la liste et la quantité des produits commandés par les clients. Il est envoyé lors de l'expédition des biens et services. Le bon de livraison doit inclure le nom et les coordonnées du client et du vendeur, la date d'émission et de livraison, etc. Il peut être généré à partir de SO.
- Remarques sur les reçus : Un document interne produit comme preuve des marchandises reçues après inspection de la livraison (par exemple, d'un fournisseur) pour traiter et comparer vos bons de commande.
- Retour de vente : C'est le retour des marchandises vendues par les clients. Il peut être créé à partir des bons de livraison et la quantité de produit sera mise à jour automatiquement dans le module Produits.
- Retours d'achat : Lorsque l'acheteur retourne des biens et des services au vendeur. Il peut être créé à partir du bon de réception.
- Ajustements des stocks : Un module pour ajuster le stock de produits dans le CRM. Il est mis à jour lorsque la quantité de stock est augmentée ou diminuée automatiquement.
- Réservations de stocks : Il vous permet de réserver des stocks d'être vendus. Vos clients peuvent vous demander de réserver du stock pour eux en cas d'urgence.
Regardons l'utilisation de tous ces modules en comprenant un cas d'utilisation métier
Vtiger Inventory Add-On, un système de gestion des stocks simplifié
Vtiger Inventory Add-On profite principalement aux secteurs de la fabrication, de la vente au détail, du commerce électronique, etc., et les aidera à gérer efficacement leurs opérations commerciales.
Prenons un exemple ci-dessous.
Crimson est une entreprise qui s'occupe de la vente de produits électroniques dans le monde entier. Samson, le propriétaire de l'entreprise, doit acheter des produits électroniques en gros au vendeur et les revendre aux clients.
Examinons différents scénarios pour comprendre comment les modules complémentaires d'inventaire Vtiger peuvent bénéficier à Samson pour automatiser ses processus de commande et d'achat.
Achat de marchandises auprès du vendeur
Si Samson souhaite acheter 200 ordinateurs à un fournisseur, il peut créer un bon de commande mentionnant tous les détails pertinents et l'envoyer au fournisseur. Une fois les articles reçus, le statut du bon de commande sera mis à jour automatiquement et un bon de réception pourra être généré.
Le bon de réception aidera Samson à vérifier la liste des articles par rapport à la commande passée. Il peut contacter immédiatement le vendeur en cas d'écart entre la commande passée et celle reçue. Une facture peut être générée à partir du bon de commande et il peut payer le fournisseur. Le statut de la facture sera mis à jour après le paiement.
Vendre des marchandises au client
Un de ses clients Ordinateurs haut de gamme situé en Australie a commandé 20 ordinateurs. Il peut créer une commande client et l'envoyer au client. Un bon de commande assurera au client que la commande passée lui sera livrée sans faute.
Lors de l'expédition du produit, un bon de livraison peut être envoyé décrivant les détails du produit. Une fois la commande livrée, une facture peut être générée pour que le client puisse payer en ligne.
Retourner la marchandise au vendeur/vendeur
Sur les deux cents ordinateurs commandés par Samson, il s'aperçoit que dix ne fonctionnent pas et il souhaite les rendre au vendeur. Il peut utiliser le module de retour d'achat pour suivre les retours des produits achetés au fournisseur.
De même, le module Sales Returns permet de suivre et de gérer les marchandises retournées par le client. Pour traiter le remboursement, Samson peut utiliser le module Notes de crédit pour rembourser le montant reçu.
Ajuster et réserver les stocks-
À l'aide du module Stock Adjustment, Samson peut suivre le nombre de stocks disponibles, les stocks diminués, etc. Et, si un client lui demande de réserver du stock pour une période particulière, il peut le faire en utilisant le module Stock Reservations. Il peut l'annuler à tout moment et rendre le stock disponible selon les exigences du client.
De plus, il existe d'autres modules dans Vtiger Inventory, tels que Price Books pour enregistrer le prix des produits dans différentes devises, des modèles pour générer des factures, des factures, etc.
Consultez le webinaire sur Vtiger Inventory Add-On pour en avoir un aperçu.
